如何有效加強供方管理

張 乾，孫洪軍，呂堂祺，錢 宇

（中船重工第704研究所，上海 200031）

0 引言

隨著科學技術現代化的推進，由科研單位承擔艦船裝備項目（特別是重點型號項目）的總成已逐漸形成一種趨勢。然而，由于船舶系統設備復雜，且多數科研單位所承擔項目的生產制造任務主要通過外包完成，所選供方的質量保證能力對交付產品的質量乃至對整個項目的完成質量起到了舉足輕重的作用，因此，如何對供方進行有效的監督管理，確保其交付產品的質量成了科研單位亟待解決的問題。GJB9001B-2009（《質量管理體系要求》）中對“采購”、“生產和服務提供”提出了更加嚴格、具體的要求，其中就包括對供方管理的要求。文章主要從合格供方的確定、供方的動態管理、外包供方的選擇與供方資質的復核等方面提出建議，以供讀者參考。

1 制訂供方管理制度

1.1 供方管理制度的建立與合格供方的確定

科研單位供方管理部門應根據GJB9001B-2009（《質量管理體系要求》）以及船舶行業的相關要求制定完善的供方管理制度，加強供方質量監督管理組織體系建設，根據本單位質量管理體系和船舶行業相關標準的要求，把對供方的考核、評價、復核以及動態管理等過程形成文件，為對供方實施有效管理提供保障；供方管理部門應成立供方質量保證能力考核與評價小組，根據供方管理制度的要求，負責對候選供方進行考核與評價（必要時邀請顧客參與），將考核結果提交供方管理部門組織審議，適時對供方的資質進行復核；供方管理部門應對供方實施動態管理（含評價），促進其持續改進滿足顧客要求的能力，并做好相應的記錄。

候選供方的選擇應根據其滿足顧客的能力為準則，首選管理科學、設備先進、有較強質量保證能力、在行內有一定知名度的企業或單位。另外，專業性強、實力雄厚、管理規范的私營企業也可以作為候選供方加以考核。對候選供方的考核應嚴格按照本單位供方管理制度和船舶行業相關標準的要求，從質量管理體系、生產現場管理制度、生產檢測設備、技術水平、生產能力、專業資質等方面進行全面考核。鑒于艦船裝備任務的重要性與特殊性，考核時要對候選供方明確對承擔艦船裝備任務的特殊要求（這里主要指質量保證方面的要求），即必須對其質量管理體系實施過程進行監督，對生產過程管理和合同的履行情況進行監控，為以后開展良好的合作打下基礎。

對于通過考核的供方，經供方管理部門組織審議后決定是否納入《合格供方名錄》，符合條件的納入《合格供方名錄》作為采購外包的依據，并頒發《XXX單位X級合格供應方》資格證書。《合格供方名錄》中的供方應遵循“全面、精簡”的原則，“全面”即指所涵蓋的專業全面，能夠滿足本單位各類產品的需要；“精簡”即在專業內尋找有代表性的、有較強質量保證能力的企業，應相對集中，避免出現同類供方多而雜的局面。《合格供方名錄》中對各供方根據專業進行分類（如機械制造、電氣等），對其能承擔裝備的能力劃分等級（如A類、B類、C類等），對每一個等級的供方所能承擔的產品進行詳細的說明，在同一專業同一等級的供方中對每個供方所具備的優勢做出細化說明，對其適于承擔本單位產品的類別做出規定，以便在需要時選擇合適的供方。

1.2 具體項目供方的選擇

科研單位內部通常會按照不同的專業或產品劃分為不同的任務承擔部門（項目組），本單位所承擔裝備任務由不同的部門承擔。事實上，各任務承擔部門各自獨立地完成科研、裝備任務，同樣，在選擇外包供方時會按照本部門承擔的項目（產品）各自在《合格供方名錄》中尋找供方，由于很多項目單次批量較小，對供方來說單個項目投入大、收益相對較小，就出現了有實力的供方不肯投入或在承擔過程中重視不夠的情況。在這種情況下，任務承擔部門為完成任務選擇了實力相對較差或者并不熟悉船舶行業要求的供方，有時甚至出現隨意尋找供方的情況（《合格供方名錄》以外的供方可通過特批承擔特定的生產任務），這就增加了外包的風險。GJB9001B-2009（《質量管理體系要求》）中關于采購的規定較改版前增加了“選擇、評價供方時，應確保有效地識別并控制風險”的要求。針對這類矛盾，筆者認為下包合同時應由采購管理部門統一進行分配，把本單位不同任務承擔部門所承擔的項目（產品）系統地分類，根據《合格供方名錄》中各供方的信息，本著相對集中的原則統一分配給《合格供方名錄》中適宜承擔的供方。例如，把不同部門承擔的產品中的機加工部分統一分配給在機加工方面能力較強的一家或幾家供方，其它專業亦是如此，這樣通過合同量解決了供方對投入與收益的“顧慮”，能充分利用有較強質量保證能力供方的資源，確保交付產品的質量。在選擇具體的供方時，應本著公開公正的方式，采取招標的方式，在具有資質的幾家單位之中進行競標，選擇在承擔該項目上具有優勢的供方承擔。

另外，在外包時應盡可能地在《合格供方名錄》中選擇供方，嚴格控制特批的數量，必要時，應組織對特批供方進行考核，以確認其承擔項目的資質與質量保證能力。

2 加強對外包過程的控制和供方的管理

在外包過程中，科研單位應加強對過程的控制和供方的管理，推動質量監控的“精細化”管理。合同中明確供方的質量責任，確立“各盡其責，質量問責”的質量原則，加強對供方質量管理體系運行的監督檢查，注重收集并利用過程中的質量信息，促進供方持續提高質量管理體系的有效性和質量保證能力。

2.1 明確產品要求

簽訂外包合同時，應在合同及其附件中明確船舶行業相關要求及項目技術要求，列出參照的船舶行業標準，技術要求要盡可能地詳細并具可操作性。保證發給供方的圖紙等技術文件的有效性，項目驗收的考核指標要量化。當發生技術狀態更改時，需及時通報供方并經供方確認，保證技術狀態更改得到落實。

2.2 加強監造

在產品加工制造的過程中，科研單位需要向供方派出監造代表，以監督產品實現的過程以及合同的履行情況。重點裝備應設置過程檢驗（見證）節點。監造代表是科研單位與供方溝通的橋梁，起到在過程中與供方實時溝通的作用。監造代表既要熟悉產品設計，又要對生產、工藝方面有一定的了解。其主要任務為：

1）監督供方質量體系、生產過程管理規定的執行情況；

2）確保合同及技術要求得到落實，技術狀態更改（若發生）及時落實；

3）確保工藝文件的實施，過程記錄的完整性、有效性；

4）對于生產過程中出現的問題（包括與設計有關的問題），及時發現并協調整改；

5）及時獲取過程中的不合格品、故障等信息，監督供方整改落實情況，必要時督促供方進行舉一反三，制定預防（預防）措施，并評價其有效性，確保后續產品的質量。

6）收集項目過程記錄，保證其完整性與有效性，保證合同的各項要求得到落實并有記錄可追溯。

2.3 加強對供方的監控

在生產制造過程中，科研單位可以通過監造、問卷調查、現場監督等方式對供方過程的執行情況進行監督，對其質量管理體系、生產管理制度的執行情況、履行合同的情況（含產品質量與進度等）進行監控，對其生產過程管理情況（包括進貨檢驗、生產控制、過程檢驗、不合格品審理、產品檢驗試驗、記錄等）進行檢查，并對檢查的情況做出評價。對于發現的問題及時與供方進行溝通，并監督其做出整改，以達到促進其持續提高質量保證能力的目的。對重點項目可以提出具體的要求，以合同或發函的形式加以約束，并監督實施。過程監控中如出現供方生產過程不受控、產品質量不穩定，且不配合整改的，應對該供方重新進行評價，不滿足要求的，及時從《合格供方名錄》中刪除。

2.4 適時開展交流

科研單位應適時與供方開展交流。科研單位可充分利用其理論、設計等方面的優勢，促進供方提高生產能力并進行技術革新，而供方在生產、工藝方面有豐富的經驗，通過交流能促進科研單位實行優化設計，降低設計差錯率。雙方通過交流互相學習，取長補短，共同提高。交流的形式可以多樣化，例如科研單位在允許的情況下可以邀請供方參與設計評審，供方邀請科研單位參與工藝評審，等等。通過充分的交流既能發現潛在的問題，及時消除隱患，又為以后的合作打下良好的基礎。雙方還可以定期對合作項目進行經驗交流與總結，實現產品的持續改進。另外，對于有一定實力、處于發展期的私營企業，科研單位可通過合作，幫助其逐漸完善管理制度，不斷提高質量保證能力，達到互利、雙贏的目的。

2.5 動態評價

對供方的評價不能局限于作為候選供方考核時的評價和復核時的重新評價，應該結合項目的開展進行實時評價，評價的內容包括：交付產品的質量、履行合同要求的程度（含進度等）、與本單位的合作與競爭等。根據評價的結果采取必要的措施，以保證供方持續滿足要求的能力。

3 對二次供方的管理

在實際情況中，經常會出現供方把承擔產品的零部件或過程（如熱處理）轉外包的情況，這種所謂供方的供方稱之為二次供方。對二次供方的管理是供方管理的難點，容易造成過程的失控。科研單位主要通過供方來間接管理二次供方。即通過審核供方的供方管理制度，確保能對其供方進行科學、有效的控制，對實施控制的過程保留完整的記錄等等。事實上，GJB9001B-2009中關于采購的規定明確指出：對顧客要求控制的采購產品，組織應邀請顧客參加對供方的評價和選擇。科研單位可以和供方約定，某些零部件或過程轉外包應事先通知科研單位，提供關于二次供方保證產品質量能力的材料，必要時進行現場考核，經科研單位認可后方可實行。同時，二次供方必須提供過程的記錄。一般來說，能納入其《合格供方名錄》的供方本身在質量管理體系方面能滿足一定的要求，具有一定的質量保證能力，只要對其管理過程提出適當的要求并加以監控，可以保證其轉外包產品的質量。

要嚴格控制供方的轉外包，避免出現三次供方甚至更多的情況，如果有，應要求供方按照上述辦法加以控制，并適時檢查其執行情況。

4 供方能力的復核

科研單位供方管理部門應根據本單位供方管理制度中的規定定期對《合格供方名錄》中的供方進行質量保證能力的復核。每年度（或適時）制定復核計劃，對于不同等級的合格供方復核的周期可以不同，具體可參照其承擔項目的類別、過程運行的情況、歷史供貨質量而定。方式可視情況自定，如函調、現場復核等。內容主要包括：

1）質量管理體系的充分性、有效性和適宜性以及其執行情況；過程的有效性；體系與過程的持續改進等。

2）是否能有效履行合同約定：交付產品的質量與進度保證。

3）過程中發生問題的整改情況，糾正預防措施的有效性。

4）持續改進的能力。

對出現質量問題的供方，可根據需要隨時安排考核，以確保問題得以解決，糾正（預防）措施有效落實，并實時評價其滿足產品要求的能力。

復核的結果應進行重新評價，并將結果反饋給供方。

對供方能力的復核也要實行動態管理，根據復核、重新評價的結果采取相應的措施。對于產品質量穩定、能持續提高質量保證能力、合同完成質量較好的單位予以肯定，提高其所屬供方等級；對于質量保證能力不穩定、但能基本履行合同約定的供方邀提出整改要求，并限期整改，視整改情況決定是否做出調整；對于質量保證能力下降，產品質量不能滿足顧客要求，或出現重大質量事故并且整改不力的供方應撤銷其合格供方資格。

供方管理部門應根據年度（或適時）增加或撤銷資格的供方更新《合格供方名錄》，為采購外包提供有效的依據。供方管理部門還應根據需要逐步改進完善供方管理制度，以便更好地為供方管理服務。

5 結束語

科研單位承擔船舶系統項目的總成有利于發揮其技術優勢，但同時也要充分認識到所帶來的質量控制方面的風險。科研單位應通過制定科學、有效的供方管理制度并持續改進，對供方實行有效的管理，使其技術優勢與供方生產保障有效地結合起來，從而保證產品的質量。

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