基于業務流程再造的合同倒簽治理

張勇濤

【摘 要】 十八大對完善懲治和預防腐敗體系作出了新的部署，作為國民經濟支柱的國有企業急需提升企業反腐、防腐能力，合同倒簽問題作為國有企業經濟案件腐敗的重大隱患之一，是困擾企業的難題之一。文章以中國移動通信集團廣東有限公司（以下簡稱廣東移動）的合同倒簽治理實踐為案例，遵照業務流程再造理念與思路，從業財融合角度，提出合同倒簽治理的可操作、可復制、可推廣的有效措施，對國有企業解決普遍存在的合同倒簽問題，提升企業防腐拒腐能力具有一定的借鑒和指導作用。

【關鍵詞】 業務流程再造； 合同倒簽； 治理機制； 治理措施

黨的十八大將反腐倡廉提升到新的高度，并對完善懲治和預防腐敗體系作出了新的部署，如何健全不敢腐的懲戒機制、不能腐的防范機制和不易腐的保障機制，不僅是對黨政機關，也對作為國民經濟支柱的國有企業提出了更高的要求。

廣東移動作為中央大型國企成員之一，順應新形勢要求，緊緊圍繞企業生產經營管理活動的主要方面、關鍵環節和重點崗位，加強對企業投資決策、財務管理、物資采購、招標投標等過程中用權行為的廉潔風險防控，系統梳理崗位職權，全面排查廉潔風險，積極探索健全完善國有企業廉潔風險防控機制建設，促進權力規范透明運行，取得階段性成果，特別是國有企業中普遍存在的、容易涉及經濟腐敗案件的合同倒簽問題的治理取得了良好效果。在此希望通過廣東移動實踐案例的分享，給國有企業解決合同倒簽問題、提升國有企業防腐拒腐能力提供積極的借鑒。

一、廣東移動合同倒簽的現狀及原因分析

（一）合同倒簽的定義

所謂合同倒簽，是指在合同簽訂生效之前雙方已經開始實際履行合同，而在履行過程中或在合同履行完畢后補充簽署合同的現象。凡是合同履行起始日期早于合同實際簽署日期的，包括合同履行起始日期晚于項目決策日期但早于合同實際簽署日期的合同，均屬于合同倒簽（孫婷，2011）。

（二）合同倒簽治理前的狀況

合同倒簽情況比較嚴重。首先是倒簽率高，以廣東移動省本部為例，2012年各類合同共5 649份，倒簽合同3 193份，倒簽率高達56.52%，其中2012年交由采購管理部門執行的集中類采購合同2 589份，約占公司合同總數量的二分之一，其中倒簽合同1 467份，倒簽率為56.67%。其次是合同從需求提出到合同簽訂平均時間長，以廣東移動省本部為例，2012年從合同申請到合同簽訂所需平均時長為110天。

（三）合同倒簽的原因分析

1.主觀原因

（1）經辦人員沒有充分認識到合同工作的嚴肅性，不重視項目啟動前合同簽訂程序的執行等造成的不作為，導致合同倒簽。

（2）經辦人員合同業務不熟練，導致合同倒簽。

2.客觀原因

（1）因預算下達延遲導致合同倒簽。廣東移動實行“有預算不超支，無預算不開支”的預算管控機制，合同簽訂受預算控制，在未下達預算前不允許簽訂合同。但受制于集團企業存在的通病，即集團公司下達預算給子公司，再由子公司下達給各預算責任部門時，正式預算下達時間基本上要延遲2—3個月，因此大部分在年初需要簽訂的合同造成合同倒簽。

（2）因前置流程過長導致的合同倒簽。合同處于項目審批流程中的最后一環，此前需經過預算申請、立項、請購、采購流程等多個環節和步驟，且涉及部門多、材料要求高，任何一個環節的延誤，都可能導致合同審批被延誤從而引發倒簽。

（3）外部合作商造成合同倒簽。廣東移動良好的信譽和合同支付能力使外部合作商愿意在沒有合同保障的前提下提前提供合同約定的合同標的，是合同倒簽的另一客觀原因。

（四）合同倒簽存在的風險

1.腐敗風險

在未進行相關的決策程序之前，先讓合作商開展合同事宜后再簽訂合同，在選擇供應商環節可能存在權力隱形運作的可能，存在供應商對企業相關人員進行經濟賄賂的腐敗風險。

2.法律風險

合同補簽之前的“無紙合同”履行過程，存在較大的不確定因素，容易產生法律糾紛。公司一旦接受合同對方提供的產品或服務，往往會形成事實合同，此時，付款、退貨等問題就不是公司單方能夠決定的，雙方一旦發生爭議，處理起來就會缺乏依據，從而引發訴訟。

3.審計風險

公司在基本管理制度和內控管理流程中明確規定了項目管理流程以及合同的起草、審批、簽訂、履行等管理環節和流程，規定了合同管理相關部門的職責和管理權限。倒簽合同無論是否造成了實際的危害后果，都會導致內控制度的執行偏差。

4.會計信息失真的風險

按照權責發生制，倒簽合同應該確認成本，但因為合同尚未簽訂會造成成本列支滯后，如果進行特殊的預提處理，會造成會計信息失真的風險。對于公司來說，會對外部投資者和其他會計報告使用者帶來決策失誤的風險。

二、基于業務流程再造的合同倒簽治理機制

（一）業務流程再造核心思想

業務流程再造是為了在衡量績效的關鍵指標上取得顯著改善，從根本上重新思考、徹底改造企業流程（邁克爾·哈默，1993）。業務流程再造的核心思想是強調管理面向業務流程，將業務的審核與決策點定位于業務流程執行的地方，縮短信息溝通的渠道和時間，從而提高對顧客和市場的反應速度。它要求理順和優化業務流程，強調流程中每一個環節上的活動盡可能實現最大化增值，盡可能減少無效的或不增值的活動，并從整體流程全局最優（而不是局部最優）的目標來設計和優化流程中的各項活動，消除本位主義和利益分散主義（陳力，2008）。

（二）中國移動采用業務流程再造治理合同倒簽的機制

在分析合同倒簽主客觀原因的基礎上，對涉及主觀原因的通過培訓宣貫等加強改進，對于客觀原因筆者采用業務流程再造思想對合同簽訂的全流程進行全面梳理，對存在問題采取各個擊破原則進行提升。主要做法如下：endprint

1.全面梳理合同管理的業務流程

結合廣東移動內部管理情況，梳理出合同管理所涉及的三大流程、九大環節，即合同所需資源的申請流程（包含資源申請→資源下達→合同項目立項三個環節）→合同采購簽訂流程（包括合同商務申請→組織商務談判→合同簽訂三個環節）→合同執行及付款流程（包括合同業務執行→合同成本預提→合同付款三個環節），只有做好了合同簽訂之前的每個環節才最終能解決合同倒簽的問題，并且一旦先執行合同簽訂之后的任意一個環節（如合同業務執行），就意味著實質性合同倒簽。

2.明確各流程環節的責任部門

成立公司領導掛帥，以財務部、采購管理部門和合同管理部門聯合組建的專項治理領導小組，制定合同倒簽治理的階段性目標，明確各個環節對應的責任部門，采取對問題各個擊破、上下環節通力合作的方式進行業務流程再造。

3.定期通報和考核合同倒簽結果

按月度、季度對各單位的合同簽訂倒簽結果、各個環節原因導致合同倒簽的情況進行通報，并與各責任部門的績效考核掛鉤，促進各部門解決合同倒簽問題。

三、廣東移動合同倒簽治理具體措施

（一）資源申請流程方面的治理措施

1.區分合同類型分別下達預算

區分例行與非例行合同，將每年都必須開展且屬于公司生產運營不可間斷的業務合同視作例行合同，如網絡維護、計費平臺維護與支撐、客戶服務類合同；對例行合同的資源申請，每年10月份與采購管理部門聯合組織例行合同評審，并在11月提前下達專項資源，為下一年1月例行合同的簽訂提供資源保障。

2.提前預下達部門預算

每年11月前按照責任部門當年預算總額的50%進行下一年度預算的預下達，為非例行但重要緊急的合同配置資源。

3.例行合同批量呈批，提高呈批效率

對于例行合同的呈批將原來的逐個呈批方式優化為批量呈批方式，大幅降低呈批環節造成合同倒簽的問題。

4.實施動態資源回收機制

為了促進各責任部門盡早啟動合同，防止合同倒簽，對預算執行進度落后的部門，實行資源回收機制，將回收的資源作為臨時突發項目的儲備資源。

5.審批流程整合

為解決因審批流程涉及跨系統、跨部門的流程割裂、審批時間長導致合同倒簽問題，財務部聯合綜合部、信息系統部對涉及相關系統的立項流程進行了整合，開發短信、郵件提醒功能，避免項目負責人或審批人忘記提交審批，提高審批效率，為壓縮立項呈批審批時間做好信息化支撐。

（二）合同采購簽訂流程方面的治理措施

1.采購需求標準化、規范化

針對合同采購環節中采購需求確認時間長的問題，針對定向談判、公開比選、招投標等不同采購方式，設計相應的標準化、規范化的采購需求模板，滿足投資類和成本類合同采購需求信息的填寫，方便采購人員與業務部門進行溝通，縮短采購需求確認時間。

2.合同范本標準化、規范化

為提高合同起草的效率，減少合同審批的工作量，在保證公司利益的前提下，采用動態條款與靜態條款相結合的方式制定各種類型合同范本，并對合同范本使用進行規范，對符合條件的范本合同使用綠色通道快速審批流程，提高合同簽訂的效率。

3.優化合同簽訂模式

實行“采購合同三級管理模式”，即將傳統的采購合同一分為三，區分通用合作協議、標的合同和采購訂單，與每個供應商一次性簽訂一份長期有效的合作協議和廉政協議，具體采購發生時簽訂標的合同，簽訂標的合同時不再包含通用條款和廉政協議；對于多次下達訂單的框架標的合同，直接按照框架標的合同+訂單進行結算。通過合同簽訂模式優化，減少對相同條款的合同審核，提高合同起草與審批的效率。

4.合同起草資格認證

為了規范合同起草、提高合同文本質量，避免合同起草人不具備合同基本素質，引發不規范合同產生的法律風險，公司實行合同起草資格認證制度，通過合同起草人培訓、認證方式提高合同起草的質量，一方面規避風險；另一方面減少合同審批退回造成的審批時間過長問題。

（三）合同執行和付款流程方面治理措施

1.嚴控非合同成本預提

為強化合同倒簽管理，按照控制風險的原則，在年中業務部門進行成本預提時，只允許對已經簽訂的合同進行預提，對沒有簽訂合同但已經開展業務的倒簽合同不允許進行預提，并結合預算動態回收機制對合同倒簽的業務部門進行資源回收懲罰，以此強化業務部門合同倒簽管理的意識。

2.嚴控倒簽合同付款，防止供應商造成的合同 倒簽

合同付款作為業務財務審核的末端環節，既面臨合同報賬付款準確及時的業務訴求，又承擔著資金安全守護者的重要角色。倒簽合同的簽訂時間滯后于項目實際開展時間，既易引起審計關注，又易引發爭議和糾紛，針對此類合同在付款時要按照特殊的報賬情形設置嚴格的付款條件和付款障礙，延長供應商的收款時間，預防因合同供應方造成的合同倒簽。

四、廣東移動合同倒簽治理措施的實施成效

按照業務流程再造的思路，在全流程環節，實施了上述11項業務流程優化和再造措施之后，經過半年的運行，2013年廣東移動合同倒簽治理取得階段性成果，主要表現在：

第一，合同倒簽比例大幅下降。以廣東移動省本部來看，與去年同期相比，總體合同倒簽率從58.62%下降到18.98%，其中集采類合同倒簽從57.86%下降到20.8%。

第二，合同簽訂時長大幅縮短，從2012年平均110天下降到68天。

第三，合同管理意識不斷增強。通過合同治理過程中的宣貫、合同起草資格認證以及全流程的參與，增強了全體員工對合同管理的重要性與必要性認識。

第四，內部管理精益化水平提升。通過預算模式優化、合同簽訂模式優化、采購需求以及合同范本的標準化、規范化，并通過信息化手段將流程和功能進行固化，促進了公司內部管理精益化的進一步提升。

【參考文獻】

[1] 孫婷.風險管理視角下的合同倒簽風險防范建議[J].通信企業管理，2011（4）：66-67.

[2] 陳力. 我國制造企業業務流程再造實施模式研究[J].企業經濟，2008（5）：119-121.

[3] Michael. Hammer， James. Champy. Reengineering Corporation-a Manifesto for Business Revolution. Nicholas Brealey Publishing.1993.endprint