淺析如何做好學(xué)校檔案管理工作

楚素華

【摘 要】學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄全部都記錄在檔案當(dāng)中，學(xué)校檔案是重要的信息資源，學(xué)校檔案室作為學(xué)校保管和提供利用檔案信息的職能部門，在學(xué)校的整體工作當(dāng)中有著舉足輕重的作用。本文就學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀及所存在的問題進(jìn)行分析，對如何做好普通學(xué)校檔案管理工作提出了幾點(diǎn)粗短的建議。

【關(guān)鍵詞】高中 檔案管理 素質(zhì) 發(fā)展

學(xué)校檔案直接記錄和反映著學(xué)校的情況，保存了各種學(xué)校文件材料，所包含的檔案內(nèi)容不僅有學(xué)校和教師在從事教育、教學(xué)管理的過程中總結(jié)得出的具有保存價(jià)值的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)記錄，還包含著每一位學(xué)生的個(gè)人信息、學(xué)習(xí)情況以及德育工作等各方面內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容對學(xué)校、教師及學(xué)生來說都至關(guān)重要，同時(shí)也是研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)不可多得的寶貴史料和學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。

一、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)代社會不斷快速發(fā)展，學(xué)校的檔案管理也得到了不斷發(fā)展和變化，這是學(xué)校檔案管理所面臨的主要客觀環(huán)境。目前部分學(xué)校對于檔案管理的重要程度缺乏認(rèn)知了解，檔案意識不夠強(qiáng)，只在乎教學(xué)科研工作，而不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作與學(xué)校其他的工作之間沒有必然聯(lián)系，仍將建立檔案當(dāng)做一個(gè)過程形式，僅僅以存根當(dāng)做最終目的，很少翻閱、檢查和研究，導(dǎo)致檔案內(nèi)容流失，嚴(yán)重存在著檔案資料不全的現(xiàn)象，使之無法揮發(fā)出其自身所存在的可利用價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理工作既浪費(fèi)了大量的人力和物力又得不到任何的效用。

二、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

1.管理手段落后，人員水平較低。檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為了學(xué)校工作的重要環(huán)節(jié)。在學(xué)校的檔案管理過程中，管理的工作量普遍較大，一些數(shù)據(jù)及信息資料都異常復(fù)雜。學(xué)校檔案管理人員的文化水平雖比普通單位的管理人員水平偏高一些，但真正科班出身、從事檔案管理工作的專職檔案人員卻很少，大部分都沒有受過全面的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對于檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效利用的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理。

2.硬件設(shè)備不全，檔案內(nèi)容流失。學(xué)校的有限資金大多都投入到了教學(xué)工作中，對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入少之又少，檔案管理工作必備的條件難以落實(shí)，部分學(xué)校就檔案管理工作必備的工具都無法購置齊全，檔案錯(cuò)歸亂放、隨意歸檔，嚴(yán)重的甚至造成檔案材料發(fā)生霉變或者蟲蛀，嚴(yán)重影響檔案的完整度，造成內(nèi)容缺失。

三、如何做好檔案管理工作

檔案管理工作是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育教學(xué)的重要基礎(chǔ)和必要條件，以下就三個(gè)方面簡單呈析如何做好檔案管理工作。

1.健全機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)重視。學(xué)校要成立以最高負(fù)責(zé)人為組長、各級教研同志共同參與的檔案工作小組，建立健全檔案室，認(rèn)真研究和解決檔案管理工作中所涉及的設(shè)備等硬件問題，改善檔案管理?xiàng)l件和工作環(huán)境，建立網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理，使檔案管理工作與學(xué)校其他各項(xiàng)工作同步發(fā)展。學(xué)校要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，組織校工作人員學(xué)習(xí)與宣傳做好檔案管理工作對學(xué)校的重要性，使大家增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案管理工作，自覺維護(hù)學(xué)校檔案管理工作的氛圍。

2.改善條件，分類管理。大多數(shù)學(xué)校都在應(yīng)用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作的現(xiàn)代化，而檔案管理工作的條件卻很落后。學(xué)校檔案大部分都是紙質(zhì)資料，保存起來具有一定的困難，這就要求學(xué)校改善檔案管理?xiàng)l件、改進(jìn)檔案管理設(shè)備、加快檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化步伐，配備檔案現(xiàn)代化所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀等高科設(shè)備。

除了改善檔案管理?xiàng)l件外，分類管理在檔案管理工作中也有著不可替代的重要性。學(xué)校檔案以學(xué)生和教師為主要單位，數(shù)量龐大且類別紛繁，為了便于后期的管理、查找及使用，檔案管理工作人員可根據(jù)不同的對象、內(nèi)容對檔案進(jìn)行分類管理：人事檔案。以個(gè)人為單位，記錄學(xué)校人員的工作歷史、道德品質(zhì)、工作業(yè)績等內(nèi)容；文史資料檔案。以詳實(shí)的文字和圖片形式，記錄學(xué)校的創(chuàng)建及發(fā)展軌跡；學(xué)生檔案。這是學(xué)校檔案里最重要的部分，真實(shí)的記錄著每位學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活，是學(xué)生最真實(shí)的履歷記錄，也是學(xué)生日后工作供各工作單位組織、選拔、任用的重要依據(jù)。

3.培養(yǎng)能力，強(qiáng)化素質(zhì)。學(xué)校檔案管理人員作為檔案管理工作中的核心重點(diǎn)，必須跟上時(shí)代的要求和學(xué)校發(fā)展的需要，要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，拓寬知識面，努力提升自己本身的素質(zhì)修養(yǎng)，以便加速檔案科技進(jìn)步，推動檔案事業(yè)發(fā)展。

具備專業(yè)的管理知識。一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識，提高自己的工作的能力；具備一定的語言基礎(chǔ)及寫作能力。作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是主要的工作內(nèi)容，因此管理人員要具備一定的內(nèi)容編寫能力；具備較高的政治素養(yǎng)。檔案管理人員管理著各種各樣的檔案，其中包括學(xué)校的科研活動資料、教學(xué)的計(jì)劃以及內(nèi)容、人事變動等重要記錄，這就要求檔案管理人員必須樹立正確的人生觀，堅(jiān)定政治立場，關(guān)心學(xué)校發(fā)展，竭盡全力確保檔案內(nèi)容安全；具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。檔案管理工作集政治性、科學(xué)性為一體，同時(shí)還有較強(qiáng)的服務(wù)性，同時(shí)還是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好這份工作的基本條件，一旦因?yàn)椴恍⌒脑斐蓹n案遺失，將會給學(xué)生甚至學(xué)校帶來不可估量的損失。

檔案的利用率在實(shí)際工作當(dāng)中利用得越高，其所發(fā)揮出來的作用就會越大，人們對于檔案的認(rèn)知和重視程度也會進(jìn)一步加強(qiáng)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作的技術(shù)含量在不斷增加，檔案管理人員的工作水平也在不斷提高，管理手段不斷改進(jìn)，開發(fā)利用不斷創(chuàng)新，不斷為學(xué)校的教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，學(xué)校的檔案管理工作一定會展開新的局面。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄧紹興，陳智為. 檔案管理學(xué)概論[M]. 北京：中國人大學(xué)出版社，2002.

[2]劉南山. 論檔案工作創(chuàng)新目標(biāo)及保障[J]. 中國檔案2004.endprint