淺析如何做好學校檔案管理工作

楚素華

【摘 要】學校發(fā)展的真實記錄全部都記錄在檔案當中，學校檔案是重要的信息資源，學校檔案室作為學校保管和提供利用檔案信息的職能部門，在學校的整體工作當中有著舉足輕重的作用。本文就學校檔案管理工作的現(xiàn)狀及所存在的問題進行分析，對如何做好普通學校檔案管理工作提出了幾點粗短的建議。

【關(guān)鍵詞】高中 檔案管理 素質(zhì) 發(fā)展

學校檔案直接記錄和反映著學校的情況，保存了各種學校文件材料，所包含的檔案內(nèi)容不僅有學校和教師在從事教育、教學管理的過程中總結(jié)得出的具有保存價值的實際經(jīng)驗記錄，還包含著每一位學生的個人信息、學習情況以及德育工作等各方面內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容對學校、教師及學生來說都至關(guān)重要，同時也是研究改進、提高教育事業(yè)不可多得的寶貴史料和學校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。

一、學校檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)代社會不斷快速發(fā)展，學校的檔案管理也得到了不斷發(fā)展和變化，這是學校檔案管理所面臨的主要客觀環(huán)境。目前部分學校對于檔案管理的重要程度缺乏認知了解，檔案意識不夠強，只在乎教學科研工作，而不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作與學校其他的工作之間沒有必然聯(lián)系，仍將建立檔案當做一個過程形式，僅僅以存根當做最終目的，很少翻閱、檢查和研究，導致檔案內(nèi)容流失，嚴重存在著檔案資料不全的現(xiàn)象，使之無法揮發(fā)出其自身所存在的可利用價值，導致檔案管理工作既浪費了大量的人力和物力又得不到任何的效用。

二、學校檔案管理工作中存在的問題

1.管理手段落后，人員水平較低。檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為了學校工作的重要環(huán)節(jié)。在學校的檔案管理過程中，管理的工作量普遍較大，一些數(shù)據(jù)及信息資料都異常復雜。學校檔案管理人員的文化水平雖比普通單位的管理人員水平偏高一些，但真正科班出身、從事檔案管理工作的專職檔案人員卻很少，大部分都沒有受過全面的檔案管理專業(yè)培訓，對于檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效利用的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的方式，極少運用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)進行管理。

2.硬件設(shè)備不全，檔案內(nèi)容流失。學校的有限資金大多都投入到了教學工作中，對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入少之又少，檔案管理工作必備的條件難以落實，部分學校就檔案管理工作必備的工具都無法購置齊全，檔案錯歸亂放、隨意歸檔，嚴重的甚至造成檔案材料發(fā)生霉變或者蟲蛀，嚴重影響檔案的完整度，造成內(nèi)容缺失。

三、如何做好檔案管理工作

檔案管理工作是提高學校工作效率和進行教育教學的重要基礎(chǔ)和必要條件，以下就三個方面簡單呈析如何做好檔案管理工作。

1.健全機構(gòu)，加強重視。學校要成立以最高負責人為組長、各級教研同志共同參與的檔案工作小組，建立健全檔案室，認真研究和解決檔案管理工作中所涉及的設(shè)備等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環(huán)境，建立網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理，使檔案管理工作與學校其他各項工作同步發(fā)展。學校要結(jié)合學校實際情況，組織校工作人員學習與宣傳做好檔案管理工作對學校的重要性，使大家增強檔案意識，形成人人重視檔案管理工作，自覺維護學校檔案管理工作的氛圍。

2.改善條件，分類管理。大多數(shù)學校都在應(yīng)用多媒體技術(shù)實現(xiàn)教學工作的現(xiàn)代化，而檔案管理工作的條件卻很落后。學校檔案大部分都是紙質(zhì)資料，保存起來具有一定的困難，這就要求學校改善檔案管理條件、改進檔案管理設(shè)備、加快檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化步伐，配備檔案現(xiàn)代化所需的計算機、掃描儀等高科設(shè)備。

除了改善檔案管理條件外，分類管理在檔案管理工作中也有著不可替代的重要性。學校檔案以學生和教師為主要單位，數(shù)量龐大且類別紛繁，為了便于后期的管理、查找及使用，檔案管理工作人員可根據(jù)不同的對象、內(nèi)容對檔案進行分類管理：人事檔案。以個人為單位，記錄學校人員的工作歷史、道德品質(zhì)、工作業(yè)績等內(nèi)容；文史資料檔案。以詳實的文字和圖片形式，記錄學校的創(chuàng)建及發(fā)展軌跡；學生檔案。這是學校檔案里最重要的部分，真實的記錄著每位學生在校期間的學習生活，是學生最真實的履歷記錄，也是學生日后工作供各工作單位組織、選拔、任用的重要依據(jù)。

3.培養(yǎng)能力，強化素質(zhì)。學校檔案管理人員作為檔案管理工作中的核心重點，必須跟上時代的要求和學校發(fā)展的需要，要不斷加強業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，拓寬知識面，努力提升自己本身的素質(zhì)修養(yǎng)，以便加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展。

具備專業(yè)的管理知識。一個合格的檔案管理人員不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學習相關(guān)的理論知識，提高自己的工作的能力；具備一定的語言基礎(chǔ)及寫作能力。作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是主要的工作內(nèi)容，因此管理人員要具備一定的內(nèi)容編寫能力；具備較高的政治素養(yǎng)。檔案管理人員管理著各種各樣的檔案，其中包括學校的科研活動資料、教學的計劃以及內(nèi)容、人事變動等重要記錄，這就要求檔案管理人員必須樹立正確的人生觀，堅定政治立場，關(guān)心學校發(fā)展，竭盡全力確保檔案內(nèi)容安全；具備嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。檔案管理工作集政治性、科學性為一體，同時還有較強的服務(wù)性，同時還是一項復雜繁瑣的工作，保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L是做好這份工作的基本條件，一旦因為不小心造成檔案遺失，將會給學生甚至學校帶來不可估量的損失。

檔案的利用率在實際工作當中利用得越高，其所發(fā)揮出來的作用就會越大，人們對于檔案的認知和重視程度也會進一步加強。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作的技術(shù)含量在不斷增加，檔案管理人員的工作水平也在不斷提高，管理手段不斷改進，開發(fā)利用不斷創(chuàng)新，不斷為學校的教學和科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，學校的檔案管理工作一定會展開新的局面。

【參考文獻】

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