新背景下高校檔案規范整理思考

周美蘭

摘 要：隨著機關檔案文件級管理的推行、保管期限劃分的改變，高校檔案規范整理也需尋求新的發展和變革。針對保管期限對檔案有序管理的重要作用及卷、件整理各自的優點，高校檔案規范整理的關鍵是：重新界定高校檔案保管期限，保管期限寫進高校檔案檔號，實行“卷”、“件”結合整理模式。

關鍵詞：高校檔案；規范整理；保管期限；按件整理；按卷整理

2000年12月6日國家檔案局頒布《歸檔文件整理規則》（以下簡稱“《規則》”），2006年12月18日國家檔案局又頒布《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱“《規定》”）。在機關單位檔案全面推行文件級管理并重新劃定保管期限，檔案整理工作實現標準化、規范化、科學化發展，達到“簡化整理，深化檢索”的目的。長期以來，高校都是按照國家教委1993年11月16日頒布的《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱“《實體分類法》”）、《高等學校檔案工作規范》（以下簡稱“《規范》”）進行分類、整理、立卷。據了解，《規則》和《規定》目前在高校并沒有得到廣泛推行，這除了高校檔案工作人員因循守舊的因素外，還有高校檔案類別構成復雜這一重要原因，不少高校在保管期限劃分、按卷或按件整理等方面都存在一定的困惑和躊躇。那么，在這樣的背景下，高校檔案當如何規范整理以求發展？筆者結合多年高校檔案整理的工作實踐，撰此文探討高校檔案規范整理的關鍵，與同行商榷。

1 重新界定高校檔案保管期限

比較起來，《規定》與《規范》中保管期限劃分差異很大。筆者認為，高校可參照執行《規定》。高校文書檔案中的黨群類、行政類、外事類等的歸檔范圍和檔案保管期限可按《規定》執行；科技檔案、專門檔案中的教學類、科研類、產品類、基建類、儀器設備類、出版類、財會類等的歸檔范圍和檔案保管期限則要根據高校的工作實際進行修訂后才能執行。

正因為《規定》高校只能部分參照，要執行還需進行修訂，所以，目前高校檔案保管期限的劃分和界定出現了混沌的局面：有的高校已經實施《規定》中新的劃分方法，但因僅一館工作人員全面考慮問題有一定局限性，對保管期限的劃分和界定有欠科學；有的高校則因感覺重新劃分和界定保管期限復雜、麻煩，干脆因循守舊，還是按照《規范》中原有的劃分方法。而《規范》經過長期實踐證明，其存在檔案保管期限的劃分明顯偏長或偏短的問題。比如，財會檔案中將“上級有關財務會計工作的文件材料”保管期限定為“永久”，時間明顯過長；教學檔案中的“新生錄取名單”保管期限定為“長期”，而根據它的實際利用價值則應定為“永久”比較合理、科學；[1]另外，在科研綜合檔案中“學會工作（學術活動）材料”保管期限定為“短期”，而在行政綜合檔案中“院、系、所、中心開展各種學術活動的文件”定為“長期”，這不但存在同一檔案材料保管期限劃分的矛盾，還有同一檔案材料歸入多個類別的問題。

因此，基于科學建立檔號、規范排架、有效使用檔案庫房及簡化檔案鑒定、銷毀工作等方面的考慮，高校檔案保管期限的科學劃分與正確界定顯得尤為重要。

2 保管期限寫進高校檔案檔號

《規范》明確了檔號“是存取檔案的代號，排架的依據，必須反映高等學校檔案的分類體系和物理位置”，且“同一檔案部門內的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分擴展的余地；不能隨意變動；能適應計算機管理的需要，發揮排架、檢索的雙向功能”。[2]而《規范》中的檔號結構為：“年度號+分類號+案卷號”，忽略了保管期限。可高校檔案分類中最下位類卻包含有永久、長期、短期三個保管期限，因為檔號結構中沒有保管期限，若要將同一類目下不同保管期限的檔案案卷斷開流水號，即會出現重號問題。所以，當檔號結構中沒有保管期限時，同一類目下不同保管期限的檔案案卷根本無法斷開流水號，因此，很多高校在檔案整理的具體操作中就把三個不同保管期限的案卷編為一個順序號。這種跨保管期限的大流水號的編制方法，在實踐操作中表現出非常大的缺陷，不便于插卷，若不管保管期限，直接把插卷的案卷排在后面，就會造成不同保管期限的檔案案卷號的交錯，排架混亂，并且在銷毀過期檔案時會造成很大的麻煩，會出現缺號、空檔問題。因此，高校檔案檔號的構成，應當考慮寫進保管期限，即檔號結構應為：“年度號+分類號+保管期限+案卷號”（按件整理的再+件號），這樣就可解決按保管期限斷開流水號的問題，也可保證檔號編制的唯一性、合理性及穩定性。

3 高校檔案實行“卷”、“件”結合整理模式

筆者認為，《規則》推行的“文件級管理”確有簡化整理程序、提高工作效率的優勢，而《規范》中傳統的按卷整理也有其明顯的優點，完全拋棄按卷整理的觀點和做法是不科學的。因此，根據高校檔案構成復雜的實際，應該實行“卷”、“件”結合的整理模式，充分發揮“卷”和“件”整理的優勢來實現高校檔案整理的合理性、科學性、系統性及可操作性。高校實行“卷”、“件”結合整理模式的關鍵措施：

3.1 樹立“卷”、“盒”相通用的概念，編制好盒（卷）號。檔案即便是按件整理的“件”也都是需要裝盒的，我們在概念上就可以用“盒”代替按“卷”整理中的“卷”。那么，同年度同類別同保管期限的文件材料根據實際情況可選擇按件整理組成“盒”或按卷整理組成“卷”，“卷”、“盒”相通用。即同年度同分類號同保管期限的所有“盒”與“卷”應當編制同一個流水號。例如，我校使用的“南大之星”檔案管理系統中“盒號/卷號”也是相通用的，采用卷、件結合整理的檔案信息錄入檔案管理系統中與之前完全按卷整理的信息，是統一規范有序排列的，并不會發生混亂。

3.2 規范檔號結構。結合《規范》和《規則》，高校檔案實行“卷、件結合”整理模式，卷、盒相通用，若要做到檔號不重復，檔案在庫房中的物理位置和在檔案管理系統中的序列都是有序的、唯一的、固定的，那么，檔號構成即應為：“全宗號+年度號+分類號+保管期限+案卷號（按卷整理的）”或“全宗號+年度號+分類號+保管期限+盒號+件號（按件整理的，也即件號章結構）”。同年度同分類號同保管期限的歸檔材料可根據實際情況來選擇按件整理或按卷整理。按件整理的文件材料，也可依據同一事由或主題進行文件歸類組盒。在組盒后，不需要像組卷那樣，要整卷裝訂成冊，也不需要書寫案卷題名，只要把盒內每個“件”各自訂好，蓋上件號章，再填寫好件號章，就可裝盒，并在盒內放進打印好的盒內文件目錄，蓋件號章，以確定其固定的物理位置；按卷整理的，可以1卷即1件，也可以1卷包含幾件，且按卷整理的文件，不需蓋件號章，打印案卷封面，裝訂成冊，通過案卷封面上的檔號即可確定其物理位置。考慮檔號書寫方便、整齊以及檔案信息在檔案管理系統中的有序排列，保管期限“永久”、“長期”、“短期”可分別用字母“A”、“B”、“C”做代碼。實施《規定》之前和之后的保管期限都可以通用“永久”、“長期”、“短期”，只需在立卷說明里注明：實施《規定》之前的保管期限為：永久、長期（16年～50年）、短期（15年）；實施《規定》之后的保管期限為：永久、長期（30年）、短期（10年）。

3.3 明確文件件號按盒（卷）編制。即同年度同類別同保管期限不同盒（卷）的文件件號不編制大流水號，而要按盒（卷）編制，一盒（卷）一個流水號。機關單位在實施《規則》按件整理檔案時，通常是將同年度同類別同保管期限不同盒的文件件號編成一個大流水號，這樣編制件號不適于高校檔案卷、件結合整理模式。因為高校檔案中存在同年度同類別同保管期限的檔案既有按件整理的又有按卷整理的，若不同盒（卷）的文件件號編制大流水號，則按卷整理的檔案編制卷號、按件整理的檔案編制件號時都會存在困擾，而且，在檔案盒脊欄目填寫也會出現難以統一的混亂情況。所以，若將同年度同類別同保管期限不同盒的文件件號按盒編制小流水號，則如同按卷整理時按卷編制文件件號一樣，如，“2011-XZ12.A（永久）-1.0001～0028”；“2011- Z12.A（永久）-2”；“2011- XZ12.A（永久）-3.0001～0040”；那么，按件整理的檔案的盒號編制、件號編制與按卷整理的檔案的卷號編制、檔號編寫不會互相影響，在檔案整理、檔案管理系統的信息錄入及管理、檔案排架、檔案查詢利用等整個管理過程中也就不會有混亂和困擾。

3.4 解決二級類目下按保管期限分別編制盒（卷）號、件號存在的問題。問題一：二級類目下歸檔文件特少時，歸檔文件如何裝盒？[2]高校檔案按十一大類進行分類整理，當分到二級類目下歸檔文件比較多的，按保管期限分編盒（卷）號、件號，分別進行裝盒，自然是不會有問題。但是，若當分到某二級類目下，歸檔文件特少的時候，用一個檔案盒就可以裝完，那其裝盒問題，就值得思考了。[3]按筆者的實踐經驗可如此解決，對其檔號、件號的編制仍按其保管期限來編制，以規范錄入的檔案信息，保證檔案管理系統里的信息規范有序。但是在裝盒時，可按永久、長期、短期的順序全部裝入一個盒內，并按盒內順序打印出盒內目錄，放進檔案盒內。在填寫其檔案盒脊欄目時，在保管期限欄目填入“永久—短期”，即填入盒內文件所有的保管期限，盒（卷）號欄目可填入“1”，也可空著，一看就明白本年度此類目下所有保管期的文件都在這一盒內。這樣做，既不會影響到檔案管理系統中信息的規范有序，也不會浪費存貯空間，又不會增加工作量，而在架上查找檔案時更不會存在任何困難。因其在檔案管理系統中的保管期限信息是完全準確的，在進行檔案統計和銷毀時，統計的結果也不會有任何差錯，而且因為整個類目下僅此一盒，在進行過期檔案的鑒定、銷毀時也不會存在麻煩。

問題二：二級類目下按保管期限分別編制盒（卷）號、件號，會將同一問題的文件裝入不同的盒內，是否會影響其成套性及利用效率？同一問題的文件材料按不同保管期限分別裝盒，并不會影響其提供利用的效率，也不會破壞其成套性，因為同一問題的文件材料按保管期限雖然分別裝在不同的盒內，但其排列仍在同一類目中，查找起來仍是十分快捷的，特別是用計算機進行檢索的時代，定位查找更是不成問題的。可如果不按保管期限分別編制盒號、件號，則檔案管理的規范有序就會受到影響，以后的檔案鑒定、銷毀工作就會復雜、麻煩。

綜上所述，高校亟待國家檔案局和教育部針對《規范》中的問題，根據高校檔案工作的實際，結合《規定》、《規則》的科學性、合理性，積極修訂、完善《規范》，制定出新的更為科學的高校檔案工作規范，以改變目前高校檔案整理工作的混沌局面，減少各高校因走誤區而浪費的人力、物力和財力，保證高校整理檔案工作科學、規范發展。

﹡本文系廣東省檔案局檔案科技項目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻關項目[2010C3110011]、湛江師范學院人文社科項目[QW1219]。

參考文獻：

[1]黃東霞.《高等學校檔案工作規范》修訂的必要性[J].中國檔案，2007.（8）：30～31.

[2]國家教委辦公廳.高等學校檔案實體分類法與工作規范[M].成都：四川科學技術出版社，1994.

[3]孫學政.高校檔案卷、件結合整理探討[J].蘭臺世界，2009（9）中旬：49～50.

（作者單位：廣東湛江師范學院 來稿日期：2013-10-13）