檔案開發利用發展的影響因素與發展趨勢分析

劉榮

摘 要：本文提出了現代檔案開發利用在發展過程中受到了檔案編纂、信息資源管理和知識管理理論的影響，因而構成了現代檔案開發利用的理論和實踐現狀；文中分析了在當下公眾檔案觀的轉變、信息技術的影響和數字檔案大量出現的環境下，檔案開發主體、檔案利用需求、檔案開發手段以及服務方式等方面呈現出的一些新的變化趨勢。

關鍵詞：檔案開發利用；信息資源管理；數據挖掘

1 現代檔案開發利用發展的基礎條件

檔案是作為國家機關的產物而產生的。檔案最初的開發利用形式是一種輔助政治活動的檔案管理過程，檔案的開發利用在特定的政治制度和檔案利用觀念保守的社會背景下處于一種有限利用的狀態，檔案的階級性和特權性突出，只有特定的階級群體可以查閱檔案，檔案的開發利用是國家統治者的專有權力，檔案的影響力和價值作用被禁錮在社會最高層的團體范圍內。社會的變革、發展和進步需要檔案適應社會環境的變化，沖破舊有的牢籠而走進社會大眾的視線。“法國大革命”過后，于1794年頒布的“穡月七日法”確立了檔案開放原則，至此檔案向公眾開放真正得到了統治階級的認同，檔案開放在法理上得到承認是檔案開發利用能夠發展的必要前提。隨著人們對于自身權利認識的不斷深化對檔案的利用也更加深入和迫切，人們的現實需求是檔案開發利用能夠長足發展的最基本動力。現代社會中更多將檔案視為一種信息資源，檔案的諸多潛在價值有待人們去擴展、挖掘和利用，這也是未來檔案開發利用的重點和意義所在。

2 現代檔案開發利用發展的理論影響因素

2.1 檔案編纂學。檔案編纂實踐活動是檔案開發利用的重要形式之一，其理論思想對于檔案開發利用的發展起到了關鍵性的作用。在我國探索檔案開發利用過程最初理論及實踐發展起點是從檔案編纂學開始。

我國檔案編纂實踐活動的萌芽可以追溯到殷商時期，檔案編纂實踐活動在整個古代社會的發展進程中經歷了一段漫長的歷史演變過程，其間經過歷朝歷代的歷史學家、文獻學家的記錄、整理出現了大批檔案編纂物。進入到近現代社會，隨著現代檔案管理和檔案學理論的發展，檔案學的研究對象以及學科體系建設得到了極大的豐富和完善，檔案編纂學作為一門獨立的學科也是從無到有。檔案編纂學作為檔案學的分支學科之一在我國的出現最初是借鑒于蘇聯學者在我國講授的《蘇聯文獻公布學》課程，之后在大量檔案

學者不斷總結我國傳統歷史文獻編纂的思想和方法的基礎上逐漸形成了我國現代檔案編纂學理論。

檔案編纂的基礎是從檔案館的歷史資料中進行，編纂形式包括檢索工具、檔案史料匯編以及史志資料等。傳統的檔案編纂學更多是從歷史文獻的角度來看待檔案開發利用，這種現象隨著檔案類型的豐富和實際需求的擴大，檔案開發的范圍和對象也在不斷發生著變化。檔案開發和檔案編纂呈現出一般性和特殊性，抽象和具體的關系，檔案開發的研究對象和實踐對象要比檔案編纂寬泛，而檔案編纂學又是檔案開發利用的重要理論組成成分以及實施開發活動的具體化實踐形式之一。

2.2 信息資源管理。信息資源管理理論的興起得益于20世紀中期信息論以及信息技術的發展。美國作為信息資源管理的先行者，在“二戰”結束后的一段時間里為了滿足政府內因文件激增而產生的文件存放、快速檢索、查找和利用的需要率先提出了在政府內部實行信息資源管理。逐漸地，政府和企業由于對信息的高效管理帶來的行政效率提高以及經濟增長使信息資源成為物質、能量之后當代社會的第三大支柱性資源。

信息資源管理理論得到空前發展對于檔案學的影響產生了較大的沖擊力。檔案界對于檔案、檔案管理的認識逐漸從檔案實體轉移到檔案信息資源的角度上來。從檔案學的學科建設來看，無論是國內還是國外逐漸都將檔案學從歷史學科的門類下搬離至信息資源管理的研究領域，這種學科屬性的轉變自然地將信息資源管理的諸多理論、方法和技術運用到檔案管理中。檔案信息的開發利用也逐漸提高到一個新的層次，檔案開發內容從較為單一的歷史文獻加工研究擴充到涵蓋多種檔案信息類型的開發，在理論研究過程中無論是廣義還是狹義的檔案信息資源開發都將其作為檔案信息管理的必要過程，信息資源管理更加突出了檔案開發利用的普遍性、公眾性和效益性。從檔案信息資源角度對檔案信息進行整理、組織、加工、利用，加強了檔案作為重要信息資源的價值屬性，而檔案自身的原始性、憑證性特征又使信息資源開發利用的價值得到提升，檔案資源的社會和經濟效益隨著凝結在檔案開發過程中的智力勞動和利用結果得到了體現。

2.3 知識管理。社會的發展不可避免地要追求“精益求精”的信息資源形式來滿足信息社會的需要。21世紀進入知識經濟時代，企業在不斷追逐更多效益、利益和競爭優勢的狀態下催生了知識管理的誕生。知識管理產生的目的是為了透過對于信息的進一步提煉，將隱性、顯性知識有效地整合和配置起來，增加企業的智力資本，為支持機構內部進一步良好運轉而服務。

拋開實際應用來看，知識管理與檔案信息資源管理都是對信息進行深層次加工的過程，知識管理可以使檔案開發利用的歸宿得到進一步明確——挖掘檔案信息中的知識。檔案管理從實體管理、信息管理進一步延伸到對于知識的組織、挖掘和獲取，檔案開發的任務、目的發生了轉變。“檔案作為知識管理中知識資產的組成部分，在歷經信息管理到知識管理的過程中，檔案自形成起，其所固有的價值始終處于不變的地位，但是其使用價值不斷調整以適應知識管理。在理論升華與實踐改革過程中，檔案價值呈現出新的特征。”[1]檔案自身的知識屬性可以很好地契合知識管理的理念，知識管理重視價值增值過程，而檔案的深層次加工同樣是為了提高檔案資源的多元價值，將信息進一步凝結為知識以獲得更高的價值回報。回歸到現實應用中，檔案開發的結果從普遍利用擴展到企業、政府內部的信息獲取，為支持預測、決策等利用服務。檔案開發利用結果在或多或少地實踐著知識管理的過程，知識管理理論將檔案開發利用的價值增值過程放大，促使檔案開發利用的理論研究有所豐富。

3 現代檔案開發利用發展的趨勢

3.1 檔案開發利用主體和對象的變化。信息技術和網絡技術的發展使信息產生的便捷性、多樣性與日俱增，同時信息的數量、速度也在以驚人的速度發展，信息的來源覆蓋著任何有人參與的信息網絡。檔案信息的管理趨勢從某種程度上已經超過了傳統意義上檔案館的管理范圍，檔案管理已經從社會團體延伸到個人管理階段，各種信息存儲設備、通訊軟件和各種網絡社區交流平臺的使用使人們時刻都在創造著屬于自己的檔案信息，這一部分信息的管理和開發利用是個人信息管理的重要組成部分。

從社會組成的最小單位到有組織的社會團體、專門行業，每天都在產生著檔案性質的信息，這一部分信息的管理、開發和利用多數情況下是由組織內部自身消化、利用和吸收。隨著社會的發展，檔案來源的廣泛性不斷擴大，專門性突出。對于豐富的檔案資源的開發利用不可能統一集中到公共檔案館內或由專門人員負責，更多是要靠個人、自身團體對于檔案信息的有效管理和控制，認識到檔案的價值，為自身和團體的成長而有意識地分析和開發利用檔案。檔案開發利用主體的個體性會越來越突出，檔案開發利用主體的整理結構在未來的發展過程中會出現平面化特征的趨勢。

3.2 檔案利用需求的多樣性

3.2.1 知識性。知識經濟社會人們對檔案信息的需求不再局限于一般性的檔案整理材料和顯性知識，而是想了解更多檔案信息之間的關聯，甚至希望得出支持決策的結論，尤其對于一個機構、行業以及領域來說，這種利用需求越來越明顯，這就將導致對檔案開發結果的知識性、專業性要求越來越高。

3.2.2 公益性。檔案作為公共信息資源的一部分，檔案的開發利用需要體現出更多的社會關注和社會責任。目前，在國外這種公益性的檔案開發成果的利用趨勢較為明顯，例如，英國檔案館在2012年倫敦奧運年期間在國家檔案館網站上展出了有關奧運專題的專門檔案展覽，重溫了對于奧運會歷史的記憶，同時很好地宣傳了2012年的倫敦奧運會，滿足了人們對于奧運會的參與熱情，很好地回應了社會的關注熱點。隨著經濟的發展，人們在物質需要得到滿足的情況下未來對于公益性質的精神關懷會越來越突出。

3.2.3 娛樂性。隨著一部分歷史檔案的公開以及人們檔案觀的變化，在一些影視作品、書籍刊物等文化產品中隨處可見檔案的影子，一些重要歷史事件和歷史記憶的重述被放置于一種較為輕松的氛圍內，還原歷史事實，將教育與娛樂融為一體。檔案的神秘感和真實度足以引起人們對于某一并不了解來龍去脈而又備受關注的歷史事件或人物檔案的極大興趣。一些眾所周知事件的檔案被解密后通過大眾媒體的傳播更容易成為人們茶余飯后的談資，成為人們娛樂休閑的一部分。因此，今后大眾對于檔案開發利用的需求在一定程度上抱有的娛樂精神會更加凸顯。

3.3 檔案開發手段的變化趨勢。信息技術的發展使檔案管理脫離了手工管理的模式，數字檔案資源的二次開發過程依然沿用傳統的檔案資料查閱方式挖掘出有價值的檔案信息，對于一部分凡例式的檔案匯編可能適用。但是，面對海量數據一味地依靠人工方式分析檔案內容找出具有價值的信息則非常困難。未來對于大量檔案數據的開發形式將會越來越依賴數據庫技術的更新，朝著數據挖掘的方向發展。

數字檔案數量增長的客觀狀況是利用機器代替人工開發檔案資源的前提。面對大規模數字檔案的產生，“如何真正盤活檔案信息，從大量歷史數據中獲得有價值的信息為現實服務，……為決策者提供參考服務，這將是日后包括檔案信息在內的信息資源管理手段的努力方向”。[2]從國內外檔案開發發展現狀來看，檔案的開發模式已經從一般信息邁向數據庫以至于更大規模數據存儲量的數字檔案館，最近提出的大數據管理概念對于未來檔案數據的存儲、分析和利用提出了更多的挑戰。現實中，無紙化辦公環境的普及以及電子文件法律地位的確立，越來越多檔案形式的呈現都將是數字式的，再加上電子設備和通訊網絡便捷性的不斷提升，數字檔案、檔案數據庫的容量將會形成幾何級增長的趨勢。利用智能化的軟件代替人工挖掘有價值的檔案資源是未來檔案開發的主要形式之一。目前數據挖掘技術在電信、金融、科學研究、市場營銷等領域得到了廣泛的應用，工商企業中的信息工作者在實際工作中已經在利用數據挖掘相關軟件做類似檔案開發的數據分析工作。

人們對于檔案數據的需要逐漸擴展為獲得輔助決策和預測性的直接情報信息。檔案開發的結果不是再拘泥于一定的數量而是更加注重質量和效益的回報。特別是在一些機構內部產生的檔案，對檔案信息資源開發結果的知識性和專業性要求越來越強，對檔案中提取的信息含量的凝練度要求越來越高，注重在技術工具的指引下探尋批量檔案數據的整體價值。傳統的人工檔案開發成果最主要的形式是檔案文獻信息產品，開發主題的主觀選擇性強，歷史總結性痕跡明顯，以二次信息居多，開發成果反饋的時效性不顯著；而利用機器開發的檔案信息，未來的發展趨勢將會更注重檔案開發的實時性和對一些突發事件的響應性，在海量數據集中存儲的邏輯環境下利用計算機的各種分類、聚類以及關聯算法找出數據之間的相關性以得出關聯性的結果。檔案開發的意義所反映的不再只是對于某一個具體事件、活動和人物的歷史描述，更多體現的是它們之間的相互關聯，以作為科學研究，支持決策的結果。

3.4 檔案開發提供利用方式的轉變。時代在變，但是檔案開發提供利用的服務宗旨沒有變，以最大限度實現信息共享是信息服務領域的共同追求。從目前公共檔案事業的檔案開發提供利用服務方式的建設來看，我國檔案開發提供利用服務的方式相對落后。檔案開發成果的發布途徑還只是局限于文獻類信息產品的實物展覽，利用新型媒體、網絡平臺的傳播和宣傳方式還遠遠不夠，各地綜合檔案館檔案開發成果的數字產品資源匱乏，檔案開發成果更新不及時，這對于未來檔案開發成果傳播具有一定的限制。當下網絡平臺的普及以及通訊軟件、社交網絡和社交媒體的廣泛應用，使人們的信息獲取渠道和信息交流方式發生了巨大的變化。檔案信息的獲得在社會信息流通中一直處于較為邊緣化和被動的狀態，在公眾越來越多借助新型媒體獲取信息的今天，檔案提供利用的服務方式需要和社會發展的信息交流方式同步。檔案信息在信息內容上的限制不代表在提供利用形式上的限制，更何況對于經過加工處理的檔案開發產品來說，借助新型信息媒介發布方式，配合社會熱點和重要歷史事件的檔案開發主題，向智能化的主動服務方式轉變將會是未來檔案開發成果走進大眾視線，承擔起文化傳播作用，獲得良好社會服務收益的必然選擇。

﹡本文系2012年廣西研究生教育創新計劃資助項目“高校檔案中教育信息資源開發研究”成果之一，項目編號（YCSW2012057）

參考文獻：

[1]任越，曹玉，喬爾.知識管理中檔案價值的重新發現[J].檔案學通訊，2012（3）：38～41.

[2]錢毅.數據倉庫在檔案信息管理中的應用[J].北京檔案，2006（4）：29～30，33.

（作者單位：廣西民族大學 來稿日期：2013-10-16）