我國基層單位檔案利用統(tǒng)計(jì)探析

王翠芳

利用工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，檔案利用統(tǒng)計(jì)是檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)中的重要內(nèi)容之一，目前檔案利用統(tǒng)計(jì)是反映檔案利用情況的主要方式。但由于多方面的原因，基層單位的利用統(tǒng)計(jì)還不夠規(guī)范和完善，基本上還處于被動(dòng)應(yīng)付的境地。

1、我國基層單位檔案利用統(tǒng)計(jì)工作中存在的不足

1.1檔案利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目不足

自上世紀(jì)末以來，我國基層單位檔案室工作統(tǒng)計(jì)開始納入全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)，利用工作方面的統(tǒng)計(jì)工作就此開始。借助檔案利用的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可以分析檔案利用的特點(diǎn)，折射出檔案庫存檔案資源及其管理的特征。隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)有的檔案利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目存在較大的局限。

一是檔案利用類別分辨不清。基層單位尤其是高校檔案利用中，私人利用呈現(xiàn)逐年上升趨勢(shì)，但是檔案統(tǒng)計(jì)工作中一直沒有要求與體現(xiàn)。1999年和2006年國家統(tǒng)計(jì)局同意對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)制度進(jìn)行了一定的修改，對(duì)進(jìn)一步完善、豐富統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系起到了較好的作用，但就檔案利用統(tǒng)計(jì)方面幾乎沒什么變化。2012年度新修改的檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容中檔案館基表中增加了“單位”和“個(gè)人”兩個(gè)類別，而檔案室表中還是沒有進(jìn)行區(qū)分。

二是檔案利用目的難以區(qū)分。我國檔案利用統(tǒng)計(jì)中一直沿用的六大目的分類，在基層單位也難以區(qū)分，多數(shù)利用都是統(tǒng)計(jì)在“工作查考”中。在2012年最新修改的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)中，檔案館表中取消了利用目的，而檔案室表中卻保留了利用目的，將原來的“編史修志”歸入“科學(xué)研究”，利用目的由原來的六種改為了五種。但是檔案室查檔的私人用戶越來越多，已成為無法忽視的群體，有的高校將私人利用放在“其他”中，有的放在“科學(xué)研究”中。很多檔案室和檔案館利用工作相似，如高校檔案館和檔案室工作內(nèi)容與性質(zhì)基本一致，只是工作規(guī)模少有區(qū)別。如此區(qū)別設(shè)置沒有多大意義。

三是用戶利用滿意度沒有統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)中一直沒有設(shè)置用戶滿意度統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，利用工作中很少有人關(guān)注滿意度，統(tǒng)計(jì)工作中更是無從了解此項(xiàng)內(nèi)容。

四是檔案利用效益沒有統(tǒng)計(jì)。利用效益是利用效果的反映，因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)年報(bào)中只統(tǒng)計(jì)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（件）數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)等數(shù)據(jù)表象，因此基層單位很少進(jìn)行的利用效益統(tǒng)計(jì)，通常情況下，只是在迎接檔案工作評(píng)估檢查等工作前，應(yīng)付性的補(bǔ)記一些。筆者調(diào)查過一些高校和機(jī)關(guān)檔案室，全都是如此。

1.2 檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證

基層單位的檔案部門（通常是檔案室）是單位內(nèi)部的一個(gè)工作機(jī)構(gòu)，檔案利用主體是本單位工作人員或與本單位有某些關(guān)聯(lián)的人員，通常情況下，只有在借閱檔案時(shí)，為防止檔案的遺失而進(jìn)行借閱登記，借閱登記表一般包含：日期、單位、案卷或文件題名、利用目的、期限、卷號(hào)或件號(hào)、借閱人、歸還日期等。但是在查閱、電話咨詢、網(wǎng)上數(shù)字檔案信息利用、電子文件下載等利用中通常沒有系統(tǒng)的登記。年終編制統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)就難免三分統(tǒng)計(jì)七分估計(jì)，可以說應(yīng)付成分多，數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證，由此數(shù)據(jù)指標(biāo)很難準(zhǔn)確。

1.3 電子化、數(shù)字化檔案利用統(tǒng)計(jì)較難把握

雖然2012年最新修改的檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)中增加了數(shù)字檔案利用情況的統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目設(shè)置跟檔案實(shí)體利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目相同。但是因?yàn)閿?shù)字檔案和電子文件的下載量較難統(tǒng)計(jì)，此類利用的數(shù)量統(tǒng)計(jì)還較難把握。

2、基層單位檔案利用統(tǒng)計(jì)工作存在問題的原因分析

目前，我國基層單位檔案利用統(tǒng)計(jì)積極性、有效性和統(tǒng)計(jì)質(zhì)量都不太高。主要原因有：一是檔案利用統(tǒng)計(jì)制度方面，國家檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)制度，覆蓋面廣，無法滿足不同行業(yè)和部門以及不同地區(qū)檔案的實(shí)際情況，跟當(dāng)今社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)程度較低；二是基層單位檔案工作的地位較差，檔案利用工作不受重視，同時(shí)基層檔案工作者，重保管輕利用的保守思想還較為嚴(yán)重，還有部分基層檔案工作人員身兼數(shù)職，無暇顧及利用統(tǒng)計(jì)工作；三是檔案利用登記手段落后，很多檔案利用需求需要提供系統(tǒng)的材料，但是查（借）閱登記工作，基本上都是要求利用者手工逐一登記，很是繁瑣。同時(shí)，隨著檔案電子化和數(shù)字化的發(fā)展，利用者通過一定權(quán)限，利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)或者檔案網(wǎng)站直接獲得有關(guān)檔案信息，如本單每個(gè)部門的相關(guān)人員都可以通過他們的權(quán)限進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的部門庫查找、下載部門信息，由此帶來了電子化和數(shù)字化檔案資源利用統(tǒng)計(jì)與傳統(tǒng)的手工利用進(jìn)行登記之間的矛盾，日益成為影響利用統(tǒng)計(jì)的重要因素之一。

3、改善與加強(qiáng)基層檔案利用統(tǒng)計(jì)工作的建議與對(duì)策

3.1 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，從國家檔案統(tǒng)計(jì)制度層面對(duì)檔案利用統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整

一是將利用統(tǒng)計(jì)的關(guān)注點(diǎn)從數(shù)據(jù)量轉(zhuǎn)向效益。雖然檔案利用的數(shù)據(jù)量能從一定程度上反映檔案的利用情況，但是在當(dāng)今信息社會(huì)、大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的手工意義上的利用統(tǒng)計(jì)正在失去其原有的意義，同時(shí)數(shù)據(jù)量的準(zhǔn)確度又難以把握。由此應(yīng)該將利用統(tǒng)計(jì)的關(guān)注點(diǎn)面向社會(huì)，關(guān)注效益。建議將檔案利用數(shù)量統(tǒng)計(jì)項(xiàng)中取消檔案查閱卷次統(tǒng)計(jì)，只統(tǒng)計(jì)實(shí)體檔案借閱（件）卷次，以此反映檔案外借情況，同時(shí)加入利用效益項(xiàng)目，統(tǒng)計(jì)中強(qiáng)調(diào)社會(huì)效益的統(tǒng)計(jì)，反映社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)知與認(rèn)可度。

二是增加利用者滿意度項(xiàng)目，將利用者的利用需求滿足狀況列入統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，滿意度可分為利用需求全部滿足、部分滿足和完全沒有滿足三類。

三是由于基層單位中，也同樣存在因公、因私利用問題，而且基層單位中“個(gè)人”利用檔案情況直接反映了單位與社會(huì)的關(guān)聯(lián)程度，因此建議“利用目的”從檔案室統(tǒng)計(jì)表中去掉，同樣將統(tǒng)計(jì)表中加入“單位”和“個(gè)人”統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，使檔案室和檔案館利用統(tǒng)計(jì)內(nèi)容一致。

四是修改數(shù)字檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表，根據(jù)數(shù)字檔案資源利用的特殊性，修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，取消利用目的和利用件次統(tǒng)計(jì)，借鑒圖書館等各種信息利用的統(tǒng)計(jì)方法，設(shè)置數(shù)字檔案和電子文件的閱讀量和下載量統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目。

五是根據(jù)不同行業(yè)和部門以及不同地區(qū)檔案利用的實(shí)際情況，設(shè)立一定的統(tǒng)計(jì)選項(xiàng)，基層單位可以根據(jù)自身的利用特點(diǎn)進(jìn)行選擇統(tǒng)計(jì)。

3.2重視檔案利用工作，提高檔案利用統(tǒng)計(jì)質(zhì)量

提高檔案利用統(tǒng)計(jì)質(zhì)量是做好基層檔案利用統(tǒng)計(jì)工作的前提和基礎(chǔ)。在現(xiàn)有的統(tǒng)計(jì)制度不變的情況下，除了進(jìn)行借閱登記外，對(duì)查閱、電話咨詢、網(wǎng)上數(shù)字檔案信息利用、電子文件下載等利用形式同樣進(jìn)行系統(tǒng)的登記，消除統(tǒng)計(jì)中的估計(jì)成分，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。同時(shí)，要利用各類檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化登記手段進(jìn)行利用登記與統(tǒng)計(jì)工作，如對(duì)本單位的相關(guān)人員進(jìn)行的部門庫查找、文件、信息下載，可以通過系統(tǒng)的日志管理等不同的統(tǒng)計(jì)手段進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)，以提高檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.3 轉(zhuǎn)變思想，提高利用統(tǒng)計(jì)工作有效性

基層檔案工作者要轉(zhuǎn)變利用統(tǒng)計(jì)理念，提高責(zé)任意識(shí)，克服應(yīng)付思想，努力跳出利用登記的固定思維模式，擺脫傳統(tǒng)的實(shí)體檔案思維方式，從檔案利用表層數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)向檔案利用實(shí)效統(tǒng)計(jì)。通過檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的宣傳體現(xiàn)檔案工作的意義與價(jià)值，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，提高大眾的檔案意識(shí)，提高檔案工作者的成就感。以服務(wù)為宗旨，將用戶的滿意度作為一項(xiàng)重要指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，用戶的滿意度是利用需求的滿足程度（也就是利用目的實(shí)現(xiàn)程度），通過用戶滿意度統(tǒng)計(jì)，可以反映庫存檔案資源的豐富程度和檔案工作人員提供利用檔案的能力，這是檔案利用統(tǒng)計(jì)工作有效性的體現(xiàn)。

（作者單位：南京體育學(xué)院）endprint