加強基層機關(guān)檔案管理工作管見

劉艷花+陳匯

檔案管理工作是各項工作中必不可少的條件性和服務性工作，在新形勢下，如何做好基層檔案工作，使其為促進經(jīng)濟建設及各項事業(yè)的發(fā)展提供有效服務，在此，就如何做好基層檔案工作談幾點體會。

一、基層檔案管理工作中存在的問題

通過多年基層機關(guān)檔案管理工作的親身經(jīng)歷，我認為基層機關(guān)檔案工作中存在的問題主要有機關(guān)工作人員檔案意識薄弱、機關(guān)單位檔案交接工作不完善、經(jīng)濟投入和創(chuàng)新不足等。

1、基層機關(guān)工作人員檔案意識薄弱

部分基層機關(guān)檔案管理工作人員對工作沒有正確的認識。不少機關(guān)工作人員認為檔案就是指與個人密切相關(guān)的人事檔案，甚至認為檔案工作就是保管檔案，只是檔案室的事，與單位的其他工作沒有多大關(guān)系。

檔案工作的社會地位比較低。雖然檔案工作也發(fā)揮著巨大的作用，但是它不像企業(yè)生產(chǎn)某種產(chǎn)品一樣能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，所以在基層機關(guān)里經(jīng)常被忽視。

檔案管理經(jīng)費投入不足。在當今電子化時代下檔案管理工作仍然主要是以手工操作、紙質(zhì)存檔。其效率低下，勞動強度高，難以適應當前形勢的需要。

2、基層機關(guān)檔案交接工作不完善

《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》規(guī)定：“機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。”然而在實際工作中，尤其是在基層機關(guān)中經(jīng)常忽視了這一工作環(huán)節(jié)，主要存在著如下問題：

檔案交接不及時。一些基層機關(guān)對檔案交接工作不夠重視，一些管理員為了方便查閱檔案，多少年不按程序上交歸檔，遇到單位合并、辦公場所變遷時，一些檔案資料極易被遺忘、丟失或毀損，不能及時交接。

檔案交接手續(xù)不嚴密。在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，忽視了檔案交接工作的基本要求。

檔案監(jiān)交工作不嚴格。一些基層單位領(lǐng)導把檔案交接當作事務性的工作，看成只是檔案人員之間的事情，尤其是對于基層事關(guān)單位合同、重大事項辦理憑證等重要檔案資料，單位領(lǐng)導視為己有，獨自保管。而檔案管理工作人員又不得知情。所以，對于一些基層單位檔案監(jiān)交工作方面管理非常不嚴格。

3、經(jīng)費投入和創(chuàng)新不足

目前，針對基層機關(guān)的檔案管理工作，部分單位只是將平時上級下發(fā)的文件、機關(guān)內(nèi)部發(fā)文分別收集，于當年年底、次年年初再次篩選，將上一年度的文件分成大類目立卷裝訂保存，簡單地將行政、黨群、人事、經(jīng)營管理、綜合業(yè)務管理制度等集中起來，基本處在檔案管理的初級保管的階段。隨著當前形勢的發(fā)展，現(xiàn)有的文件分類、檔案管理方式已逐漸跟不上機關(guān)檔案管理工作的要求，更不用說創(chuàng)新工作。更有一些單位領(lǐng)導對于檔案管理工作不管不問，有檔案管理工作人員工作場所即為可以，更不用說達到檔案管理“六防三無”，以致加強電子檔案管理工作。

二、加強基層檔案管理工作的對策

為切實加強基層機關(guān)檔案管理工作，認真解決當前工作中存在的種種問題，切實提高基層檔案管理工作績效。我認為應從以下幾個方面著手。

1、培養(yǎng)和強化基層機關(guān)工作人員的檔案意識。基層機關(guān)工作人員的檔案意識薄弱問題已經(jīng)成為當前制約我國檔案管理工作發(fā)展和基層機關(guān)工作推進的重要問題，因此，如何進一步培養(yǎng)和強化基層機關(guān)工作人員的檔案意識就顯得非常必要。

（1）搞好《檔案法》的宣傳教育，提高工作人員思想認識。《檔案法》是我們做好檔案工作的根本依據(jù)，做好《檔案法》的宣傳教育，是增強機關(guān)工作人員檔案意識，自覺貫徹執(zhí)行檔案法規(guī)的最佳途徑。

（2）重視檔案工作基礎(chǔ)條件建設，大力發(fā)展檔案事業(yè)。要積極推動各級領(lǐng)導對檔案工作的關(guān)注和支持，把檔案工作擺在應有的位置上，在人、財、物等方面給予足夠的支持。搞好基本設施建設，購置一部分現(xiàn)代化設備，提高檔案收集、整理、保管和利用的標準化現(xiàn)代化水平，促進檔案工作的發(fā)展。

（3）強化依法治檔觀念，增強維護檔案法規(guī)的自覺性。《檔案法》是檔案事業(yè)管理的規(guī)范和準繩，是建設檔案事業(yè)的法律依據(jù)，是增強全社會檔案意識，有效地保護和開發(fā)利用檔案資源的可靠保障。各級檔案管理部門和檔案工作者要帶頭執(zhí)行《檔案法》，做出表率，堅決按照《檔案法》的要求和規(guī)定開展工作。

2、完善檔案管理流程，提高檔案管理科學水平。在做好檔案信息收集、資料整理、檔案歸檔工作的基礎(chǔ)上，一定要做好已歸檔檔案交接和未歸檔相關(guān)資料的交接工作。

（1）把檔案交接納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，必須引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責之中。當?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。

（2）檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面。對于移交方來說，在正式移交之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)；二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五是撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：首先要了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；其次要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；最重要的是要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

（3）認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著見證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構(gòu)負責人交接，還是一般檔案人員，都必須安排專人負責監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

3、加強檔案管理隊伍建設。要加強對檔案工作人員的培訓工作，提高檔案工作人員的工作能力，樹立起熱愛檔案工作、干好檔案工作的決心。同時，要做好檔案工作人員的穩(wěn)定工作，檔案人員的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，基層機關(guān)必須抓緊做好檔案工作人員隊伍建設工作，從維護檔案工作的長遠利益考慮，加強檔案工作人員的思想政治工作，解決他們的實際問題，使他們安心本職工作。

（作者單位：平山縣行政服務中心；平山縣政府辦公室）endprint