芻議檔案收集工作

張平云

收集工作，是檔案館工作中一項很重要的基礎工作，收集工作的好壞將直接影響到館藏檔案利用率的高低，做好收集工作才能使館藏內(nèi)容更豐富、門類更齊全。

一、檔案收集工作中存在的問題

1.雖然經(jīng)過幾十年的全面發(fā)展，我國已初步構(gòu)建起豐厚的檔案資源體系，但在社會信息化的宏觀背景下，與檔案信息需求漸趨多元、檔案意識逐漸增強所引發(fā)的檔案信息需求相比較，現(xiàn)有的館藏檔案資源存在著館藏檔案種類單一、館藏檔案內(nèi)容單調(diào)等諸多不足，集中體現(xiàn)為反映社會活動宏觀方面的檔案多，反映微觀方面的檔案少；反映社會活動骨架式結(jié)構(gòu)的檔案多，反映有血有肉精彩描述的檔案少；反映社會活動中集體方面的檔案多，反映個人方面的檔案少。

2.對檔案收集重視程度不夠。有些單位檔案員、包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，甚至有些領導干部為了自己工作方便，把文件據(jù)為己有，不給檔案管理員歸檔，造成文件在收集過程中的缺失。

3.由于檔案定義的不斷發(fā)展變化，使檔案收集的覆蓋越來越廣，收集方式越來越復雜，收集數(shù)量越來越大。對檔案收集工作提出了新要求：

（1）時間上要求連續(xù)性。所謂時間上要求連續(xù)性，是指檔案收集工作要保持長期連續(xù)，收集的檔案要形成時間上的關(guān)聯(lián)體系，不能出現(xiàn)時間檔位有空白，對各時期、時間所產(chǎn)生的有保存價值的檔案都力求做到應收盡收。不僅要收集好當前形成的檔案，還要加大對過去形成的尚未收集保存的歷史檔案的收集力度。

（2）空間上要求多樣性。所謂空間上要求多樣性，是指檔案收集的領域要足夠?qū)?，收集的種類足夠多，收集的檔案要形成空間上完整的紐帶體系，不能出現(xiàn)空間范疇有空白，對各個階段產(chǎn)生的各種形式的檔案都力求納入收集范疇。在現(xiàn)代社會，檔案門類的多樣性非常重要，缺乏檔案門類的多樣性，可能會導致檔案作用的效力，甚至是某一方面檔案內(nèi)容的殘缺。尤其是新型行業(yè)或產(chǎn)業(yè)的出現(xiàn)和計算機技術(shù)的廣泛應用，對于新的檔案種類和新載體檔案要建立完善收集方法。

（3）地域上要求完整性。所謂地域上要求完整性，是指檔案收集工作要注重本地、本單位形成檔案的收集，從工作職能和所轄范圍上保持檔案的完整，不能出現(xiàn)所轄地區(qū)層級有空白，對區(qū)域內(nèi)各個地域?qū)蛹壓透鱾€層次單位形成的檔案要盡力收集齊全完整。只要每個地方都確保了本地所形成檔案的完整齊全，國家檔案一定是完整齊全的。因此，對于檔案的收集，我們要求要把本地、本單位形成的檔案收集擺在第一位，形成完整的地方檔案特色。

（4）隨著社會和科學技術(shù)進步發(fā)展，尤其是計算機技術(shù)的普及應用，使得檔案信息的擴散、傳播速度加快，給檔案收集工作帶來了新問題：一是檔案產(chǎn)生的速度越來越快，對于形成的檔案收之不及，目前的收集手段和設施設備需要不斷更新；二是檔案產(chǎn)生的數(shù)量越來越大，對于形成的檔案收之不了，目前的庫房條件和管理現(xiàn)狀相對滯后；三是檔案產(chǎn)生的領域越來越廣，對于形成的檔案收之不全，目前的機構(gòu)人員和經(jīng)費保障不能滿足工作需要。

二、收集檔案的應對措施

檔案收集工作的根本宗旨是完整齊全，包括時間上、空間上和地域上，具體講就是過去的和現(xiàn)在的、各種載體形式的和各種門類的、各個檔案形成者的檔案。因此，我認為應把握好幾個方面：

（1）檔案要盡可能地收集全面。不僅是分門別類的收集齊全，還應包括什么材料何時歸檔，怎么立卷，保管期限多長等等，管理人員都要心里有數(shù)，對于遺缺不全的要積極采取不同的措施給予補齊、歸檔及時催辦等。真實性是全面性的保證，全面性又為真實性提供必要的條件。只有做到全面性與真實性的統(tǒng)一，才能發(fā)揮檔案的有效性。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質(zhì)量關(guān)，收集來的檔案一定要具有保存價值，尤其是反映重大活動、重要事件、重點工程的檔案必須要全部收集，每個細節(jié)都不能放過。

（2）檔案收集要講求原則。目前在檔案收集上存在著不按歸檔原則或過分追求數(shù)量的問題，使得有一些檔案層層保存，出現(xiàn)多處重復，這是一個不可忽視的嚴重問題，不僅給檔案庫房帶來壓力，還給今后檔案鑒定工作增添了巨大的麻煩。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學規(guī)律，讓收集工作從“寧多勿缺”中解放出來，讓保管工作從繁重的負擔中解放出來。

（3）檔案收集內(nèi)容要豐富。檔案內(nèi)容豐富不僅是對檔案內(nèi)容完整性的要求，還是對檔案內(nèi)容表現(xiàn)形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎上，對反映同一內(nèi)容不同形式或載體的檔案也應收集齊全，尤其是在當今這個技術(shù)快速發(fā)展的社會更為重要?，F(xiàn)在社會對檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門類的多樣化。

（4）檔案收集工作要注意方式多樣化。一是收集途徑多樣化。除了傳統(tǒng)的接收、征集、移交等手段，還可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡、傳真、復制等手段收集。二是收集設備現(xiàn)代化。除了以紙質(zhì)、實物等載體形式收集，還可以利用現(xiàn)代科技設施設備收集電子、音像等形式的檔案。三是收集工作應提前介入。主要是掌握文件材料在形成過程中的各個環(huán)節(jié)，及時做好平時歸檔。關(guān)注重大活動，把好收集督導關(guān)，及時督導重大活動資料的移交歸檔。

（作者單位：石家莊市橋東區(qū)檔案館）endprint