檔案有哪些主要載體形式等三則

檔案有哪些主要載體形式

檔案是社會組織或個(gè)人在社會活動中直接形成的有價(jià)值的歷史記錄。檔案對國家和社會而言，是寶貴的精神和文化財(cái)富，能夠資政存史，傳承文明；對普通公民而言，更是憑證，是勞動成果。

傳統(tǒng)的檔案載體主要以紙質(zhì)為主，隨著社會發(fā)展和進(jìn)步，檔案的種類不斷增多，其載體形式日益多樣化，目前，檔案的主要載體形式有以下幾種：

1、紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案是最常見、最傳統(tǒng)、數(shù)量最多的檔案形式。如政府及其工作部門的“紅頭文件”，私人手寫的信件、文稿，孩子們的作業(yè)本、考試卷，畢業(yè)證書、病歷、存折本等等。如果您有寫日記的好習(xí)慣，您手寫的日記（本）也是紙質(zhì)檔案。

2、音像檔案

音像檔案也稱聲像檔案或視聽檔案。包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。世界上第一張照片檔案產(chǎn)生于1826年的法國，我國19世紀(jì)中葉才有照片檔案，20世紀(jì)初才出現(xiàn)聲音檔案。音像檔案比紙質(zhì)檔案具有更強(qiáng)的直觀性。這也體現(xiàn)了歷史的進(jìn)步。相信您及您的家人一定有不少音像檔案吧。

3、電子文件（電子檔案）

電子文件是20世紀(jì)中期以后出現(xiàn)的新名詞，是伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型文件。它在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。通俗地講，就是計(jì)算機(jī)及相關(guān)數(shù)碼設(shè)備（數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等）產(chǎn)生的文件，如MP3文件，DVD、CD播放的光盤文件等。電子文件（電子檔案）在我們的生活和工作中已無處不在。

4、實(shí)物檔案

實(shí)物檔案是指帶有文字的、信息清晰、可明確說明某一歷史事實(shí)的實(shí)物。如公章或印章、錦旗、獎(jiǎng)杯、錢幣、牌匾等。那些帶有文字但卻無法收藏的龐然大物如輪船、飛機(jī)等，則不是實(shí)物檔案。如果您收藏有實(shí)物檔案，說明您是一個(gè)有心人。

檔案為何要選擇耐久制成材料

檔案除了自身的內(nèi)容或信息外，還包括承載這些內(nèi)容或信息的載體。紙質(zhì)檔案的載體是紙張，記錄內(nèi)容或信息的是字跡材料，如墨水、印泥、圓珠筆芯、鉛筆芯等。因此，檔案的制成材料包括載體和字跡材料。這里以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主說明。

中國人發(fā)明的宣紙和墨汁是特別耐久的檔案制成材料。從考古發(fā)現(xiàn)來看，1000多年前用墨汁書寫、描繪在宣紙上的字跡、圖畫至今仍然清晰可見。油墨、印泥也是很耐久的字跡材料，比較耐久的有藍(lán)黑墨水、彩色油墨等，鉛筆、圓珠筆等則是不耐久的字跡材料。

單位或公司一般會選用質(zhì)地在70克以上的打印紙作為辦公用紙。如果您是單位或公司的員工，請不要使用不宜長久保存的字跡材料，例如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、印臺油等。熱敏紙傳真文件一定要及時(shí)復(fù)印保存，否則時(shí)間一長，上面的字跡就會模糊直至消失。如果您是一位領(lǐng)導(dǎo)者，可以要求您所在的單位采購辦公用品時(shí)，不要購買不耐久的材料，這樣可以從源頭上保證您的單位形成的檔案資料都是適宜長久保存的。

科學(xué)實(shí)驗(yàn)和實(shí)踐證明，黑白照片比彩色照片保存時(shí)間更長。

如果您及家人有心保存私人檔案，那么請寫信、寫作業(yè)或者記流水賬時(shí)最好用質(zhì)量較好的紙張和炭素墨水。選擇一些對您及家人很重要、很珍貴的照片，洗印成黑白照片保存。

怎樣才能精心保管好檔案

檔案于公、于私都是財(cái)富和成果，長久保存，能夠讓后來者分享我們的酸甜苦辣，吸取我們的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而創(chuàng)造更美好的生活。因此，我們要好好保護(hù)檔案。

不同載體和形式的檔案，其壽命是不一樣的。保管方式和保管環(huán)境對檔案壽命有很大影響。經(jīng)過檔案人員和科技人員的不斷探索，人們已經(jīng)總結(jié)出了如何延長檔案壽命的方法，向您作簡單介紹，您不妨試試。

1、讓檔案“居住”在溫度和濕度適宜的環(huán)境里，能有效地延長檔案的壽命。溫度一般控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%。

2、將檔案存放在相對密閉的柜子或庫房里。檔案很靦腆，怕見光；也愛清潔，不喜歡灰塵。陽光照射會使檔案失去往日的容顏，字跡褪變，顏色發(fā)黃?；覊m容易滋生霉菌，污染檔案。

3、磁帶、光盤等應(yīng)遠(yuǎn)離磁場（如家用電器），應(yīng)放入專門的盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置，如要平放不宜疊得太高。磁帶、光盤較多時(shí)，可購買防磁柜，將其存放其中。

4、不要在光盤上寫東西，做標(biāo)記，否則會影響信息的讀取。

5、應(yīng)選用不可擦除型光盤刻錄需要保存的音像檔案。endprint