企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與利用的思考

龐然

當今社會已經(jīng)進入了知識經(jīng)濟時代，善于利用知識優(yōu)勢的個人和組織將會占據(jù)優(yōu)勢，成為知識經(jīng)濟中的優(yōu)勝者。檔案匯集著大量的知識，蘊藏著豐富的信息，進一步認清企業(yè)信息化建設中檔案信息資源利用存在的問題，處理好檔案信息資源開發(fā)與利用、利用與保護的關系，掌握檔案信息資源開發(fā)與利用的方法和途徑，將助力企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)核心競爭力。

1 企業(yè)信息化建設中檔案信息資源利用存在的問題

檔案作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產，在企業(yè)管理和發(fā)展方面有著重要作用。在企業(yè)信息化建設過程中，由于大部分企業(yè)在其自身的信息自動化建設中通常的情形是先局部后整體，普遍缺少總體規(guī)劃，往往容易導致各個管理系統(tǒng)之間標準不一，接口不順，融合困難，傳遞不暢；同時，不少企業(yè)在開展信息自動化建設過程中，過分依賴自動化管理的技術系統(tǒng)，缺乏對數(shù)據(jù)質量與系統(tǒng)功能之間辯證關系的正確理解，經(jīng)常導致自動化管理體系與手工管理并行，甚至出現(xiàn)相互掣肘的尷尬局面。上述情形，常常使企業(yè)的計劃、決策、指揮、生產、經(jīng)營等項工作處于各行其道、互不溝通的狀態(tài)，很容易導致出現(xiàn)管理繁雜，重復投入，工作成本無意義提高等問題，檔案信息化資源的開發(fā)利用也是常常陷入這種窘境。

規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)在信息管理方面必須做好的一項基礎性工作，建立一套適應本企業(yè)業(yè)務特點、體現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不滯后于企業(yè)發(fā)展速度，為企業(yè)各項綜合業(yè)務、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，為企業(yè)的發(fā)展提供史料信息資源支持。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，是以保存在工作中產生的原始信息記錄為主要內容，以實現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著信息化系統(tǒng)的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經(jīng)進入到企業(yè)活動的方方面面。檔案信息在企業(yè)地位的上升使得如何開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源顯得更為迫切和重要。

2 開發(fā)企業(yè)檔案信息資源要處理好兩個關系

2.1 檔案開發(fā)與利用的關系

沉睡的檔案信息資源如同深埋的地下礦藏一樣，不被開發(fā)利用就不能變?yōu)樯a力。以科技檔案為例，它是科學技術存在的一種直觀形式，是一種潛在的間接的生產力，發(fā)揮其巨大的潛能使之為科技和經(jīng)濟建設做出貢獻，只有在開發(fā)利用之后才能實現(xiàn)。把檔案工作從過去服務的主題轉向信息資源的開發(fā)與利用，是經(jīng)濟建設的要求。開發(fā)是利用的基礎，利用是開發(fā)的目的，開發(fā)與利用兩者相互促進，相輔相成。

2.2 檔案利用與保護的關系

檔案的利用伴隨著檔案信息的傳遞和疏散，檔案信息的傳遞通過利用的方式得以體現(xiàn)。保護檔案是為了最大限度地延長檔案的壽命，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。目前，提供利用檔案時基本都使用原件，原件每使用一次，會受到磨損一次，為了減少檔案利用過程中的損壞，要采用先進的技術和設備，管理檔案信息，以滿足利用和保護的需要。搞好館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收，建立館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務功能，是當今知識經(jīng)濟時代保護檔案原件的有效手段。

3 開發(fā)利用檔案信息資源的途徑

檔案信息資源是人類社會活動中積累起來的以檔案信息為核心的各類檔案信息的集合，是來源于檔案的，反映事物特征性、運動狀態(tài)、方式及規(guī)律的，已經(jīng)經(jīng)過加工處理有序化并大量積累起來的有用信息的集合。檔案信息資源概念從提出到現(xiàn)在的不斷發(fā)展、完善，其最終目的是為了更好的理解檔案信息可開發(fā)性，促進檔案合理利用，實現(xiàn)檔案價值。因此，必須采取各種措施，把埋藏在檔案內容中各種有價值的信息輸送出去，滿足企業(yè)對檔案信息的需求，這樣才能把檔案信息資源的開發(fā)利用工作推向一個新的高度。

3.1 檔案信息資源開發(fā)的途徑

檔案信息資源開發(fā)利用有二種途徑。一是提供利用檔案原件、檔案復印件，屬于檔案信息資源的開發(fā)利用的直接利用方式。檔案直接利用的方法有：檔案開架閱覽、檔案的借閱、制發(fā)檔案復印件、舉辦檔案展覽、制發(fā)檔案證明、檔案的咨詢服務、電話查檔、電子文件網(wǎng)上查閱等形式。二是提供利用檔案編研資料、成果，如志書、簡史，屬于檔案信息資源開發(fā)利用的編研成果利用方式。檔案的直接利用是檔案利用的初級形式，檔案編研成果利用是檔案利用工作的高級形式。檔案直接利用滿足利用者的一般需求，檔案編研成果利用滿足利用者的特殊需求。二者利用都是企業(yè)不可缺少的，只是利用者根據(jù)實際情況而定。

3.2 更新觀念，提高業(yè)務人員的專業(yè)能力

檔案作為一種信息資源，是企業(yè)生產、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。檔案工作人員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識，而且還必須具備一定的本企業(yè)所需要的專業(yè)知識以及相關學科 （文獻檢索、邏輯學等 ）的基礎知識，具有分析能力和創(chuàng)新能力，只有這樣才能更好地開發(fā)利用檔案信息資源。檔案工作者在提高業(yè)務知識的同時還要更新觀念，要從過去的封閉式的管理模式中解放出來，從管理型向服務型轉變，促進檔案信息資源開發(fā)利用，打破因循守舊，看攤守業(yè)的管理模式，研究利用者的心理，掌握利用工作規(guī)律，不斷改進和創(chuàng)新利用方法，樹立新的管理觀念，更好地為企業(yè)建設服務。檔案管理人員要用所學的知識研究開發(fā)利用工作中出現(xiàn)的新情況、新特點和新問題，轉變思想觀念，運用創(chuàng)新開發(fā)和利用的工作方式、服務手段和工作制度，圍繞企業(yè)生產經(jīng)營中心任務，為企業(yè)經(jīng)營決策、施工生產和基層單位服務。

3.3 收集檔案豐富館藏，做好編研工作

檔案是檔案館的物質基礎，館藏豐富與否，直接影響到檔案館的各項工作，要開發(fā)利用檔案信息資源，關鍵的問題是把檔案信息收集齊全，建立一個信息資源庫。檔案管理人員要熟悉信息資源庫，經(jīng)常了解利用者的客觀要求，有的放矢地進行檔案開發(fā)利用，從中探索開發(fā)利用工作規(guī)律，積累開發(fā)利用工作經(jīng)驗。近年來，我公司根據(jù)檔案資源分類進行編研的常用方法如下：endprint

第一類是檢索工具類編研資料。主要通過編寫檔案總目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄、重要文件目錄、文號目錄、資料目錄和專題卡片、著錄卡片等檢索工具，從宏觀與微觀的各個層面揭示館藏檔案的內容、數(shù)量與存放位置。

第二類是檔案館介紹類編研資料。主要包括檔案館指南、全宗介紹、立檔單位全宗情況說明等編研資料，主要用于揭示本單位各種檔案的內容、數(shù)量和成分。

第三類是匯編、匯總類編研資料。主要有歷年經(jīng)濟技術指標完成情況匯編、歷年獲得的主要榮譽、成果匯編，勞動工資、人事任免、企業(yè)改革、財務管理、科技工作等文件匯編（或選編），黨委會、董事會、職代會、工作會或重要的專題會議文件匯編等。

第四類是簡介類編研資料。主要有工程、產品、研究成果、專利成果、新技術、新工藝、新工法、新設備、先進單位和先進模范人物事跡等簡介。

第五類是史料類編研資料和專題類編研資料。史料類編研資料主要包括企業(yè)簡介、組織機構沿革、大事記以及聲像編研史料。專題類編研資料根據(jù)企業(yè)不同時期的不同需求，有的放矢地編纂一些專題史料和專題資料，為機關工作服務。如：企業(yè)改制改革專題史料；企業(yè)技術創(chuàng)新；企業(yè)成本管理；企業(yè)工程創(chuàng)優(yōu)；企業(yè)工資改革；工程項目管理；領導班子建設；企業(yè)文化建設專題資料等。

第六類是企業(yè)史志、企業(yè)年鑒。為企業(yè)編史修志提供了直接素材，編史修志是對檔案的大規(guī)模的集中利用，是對檔案精華的高度濃縮，是利用檔案“了解歷史，服務現(xiàn)實，規(guī)劃未來”的重大舉措，也是弘揚企業(yè)文化的重要途徑。企業(yè)年鑒是逐年編寫的概覽企業(yè)全貌的綜合性資料性工具書，也是綜合利用檔案的產物。

通過分類編研公司改善了館藏結構，使檔案收集達到了一定的深度和廣度，同時做好館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收，順應社會信息化的趨勢，用數(shù)字化改變檔案館的傳統(tǒng)服務功能，公司利用檔案管理軟件向各部門和下屬單位提供檔案信息資源的開發(fā)和利用，取得很好的效果。

3.4 利用信息技術是發(fā)揮檔案資源的需要

檔案信息資源是檔案管理人員通過有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設，信息流動渠道的設計與關鍵環(huán)節(jié)確定等項工作，借助于信息自動化管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)的信息產生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式。在信息化時代，企業(yè)關于文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調整類目。企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產、經(jīng)營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

檔案信息自動化管理系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程。為此我公司檔案信息自動化建設以公司檔案室為著眼點組成一個系統(tǒng)，以公司各部門和施工項目部分別為一個節(jié)點，組成縱向和橫向的各個節(jié)點，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣既能夠發(fā)揮整體優(yōu)勢，又能夠控制各個節(jié)點，提高系統(tǒng)的綜合管理能力，此外在企業(yè)檔案接收和保管上也發(fā)生改變，充分實現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動中應有的支持作用。檔案儲藏著大量的信息資源，要把這些信息資源開發(fā)出來，滿足社會需要，就必須采用現(xiàn)代化開發(fā)手段和先進的傳遞技術，高質量、高效率地提煉、加工及傳遞檔案信息，將所有館藏檔案運用計算機去實現(xiàn)檔案信息的提供和利用。

（作者單位：中鐵二十二局集團公司）endprint