檔案信息化建設現狀、問題及對策

王靜霞

檔案管理部門是政府和企事業單位的重要職能部門之一，檔案資源在政府機關、金融證券行業、人事組織系統、電力、煙草、石化、通信、公檢法、教育等行業的影響力越來越大。檔案信息化雖然不是數據管理領域的熱門，但是由于其管理的數據的特殊性，決定了其是所有企業事業單位的數據信息價值的金礦。隨著數據管理以及信息挖掘等技術的出現，檔案信息化也面臨著新的需求，尤其是網絡技術的迅速發展，為檔案信息化建設的深入開展提供了有力的技術保障，也為大力實施檔案資源信息化提供了難得的機遇。

檔案信息化建設歷程及現狀

檔案信息化從20世紀80年代起步，經歷一個從點到面的，從試點到全面開花的逐步發展的過程。經過幾十年的發展取得了巨大的成績，近年來國家將檔案管理擺放到了更重要的位置。

上世紀80年代初期，部分條件較好的企事業單位嘗試建立了單機版檔案信息管理系統，將檔案信息集中到若干獨立計算機系統中，實現了集中存儲，快速檢索的目的。當時，中央檔案館開始使用計算機管理檔案，準確地說是計算機管理檔案目錄，但是即便只是用計算機管理目錄，檔案工作的效率也有了明顯的提高。計算機管理檔案不僅提高了工作效率，也提高了工作質量。另一方面，利用計算機管理檔案也對檔案原件起到了很大的保護作用，同時還能防止丟失。

為了進一步推進檔案信息化管理的進程，中組部、人事部上世紀90年代初運用現代化信息技術，研究并推廣了計算機檔案信息分類數據庫軟件，后來在1996年底又把配備計算機和有關多媒體作為檔案信息化的必要裝備，并納入檔案室“達標升級”的重要考核指標。其中把“所管檔案的有關信息全部錄入計算機；檔案信息查詢、檢索迅速準確；利用檔案信息數據對人才隊伍進行綜合分析，為領導提供信息和決策依據”等要求，作為一類檔案室的升級標準。同時，也是二級、三級檔案室以后達標升級的目標。

國家十二五規劃要求檔案管理重點建設兩項內容：一是基礎工作建設，二是信息化建設，要求加強電子文件的管理、加強數字檔案館的建設以及加快傳統載體的數字化。隨著形勢的發展，各級政府、國有大型企事業單位都在爭取建立數字檔案館，加速紙質檔案向電子檔案的轉變，加速電子檔案的接收，旨在更方便、有效的保存各類檔案，也便于檔案的檢索、查閱。國家檔案局在十一五和十二五期間提出要建立備份登記中心。檔案備份可以在原件丟失或者原件被非法更改時，起到安全保密的作用。同時，檔案備份也能起到對抗災害的作用，比如紙質檔案在遇到火災、地震等情況下，備份數據庫可以保證檔案數據的完整性。

進入新世紀以后，檔案信息化建設逐漸從政府單位、國有大型企業向中型企業、金融、電力、煙草甚至小型企業滲透，許多單位的信息中心不再只是管理網絡和計算機，他們將信息真正地整合管理起來，形成了檔案的網絡化管理。檔案的網絡化管理一是提高了管理水平，二是幫助企業提升了競爭力。

檔案信息化建設遇到的問題

1.缺乏系統的頂層設計，資源開發重復浪費

長期以來，很多單位缺乏對于檔案信息化的統一規劃和頂層設計，導致多個部門各自為政，盲目投入人力物力開發相關系統，造成系統之間不兼容，資源重復收集，重復錄入，部門間信息不一致，以至于形成嚴重的資源開發重復和浪費。

2.保密與權限問題

相對于傳統檔案管理，檔案的信息化使得權限問題、保密問題異常突出。在傳統檔案管理中，在空間上，所有的檔案資料都集中存放于檔案室中，而信息化檔案管理則可允許用戶跨地域訪問數據庫，這在客觀上造成了數據庫系統有可能被不法分子遠程非法侵入。另外，傳統檔案管理模式下，只有工作人員在工作時間，在檔案室這一特殊場合才能存取檔案資料，其它人員未經許可根本沒有接觸檔案的權限，甚至不允許進入檔案室，這為檔案安全提供了時間上、人員上和空間上的多重保障。而檔案信息化管理模式下，對檔案資源的訪問權限原則上掌握在擁有用戶名和密碼的管理人員手中，但也使得用戶名和密碼被非法竊取而造成數據泄密，使得檔案資源被非法訪問的可能性大大增加。

3.現有系統普遍缺乏數據統計和挖掘功能

統計分析是指運用統計方法及與分析對象有關的知識，從定量與定性的結合上進行的研究活動。它是繼統計設計、統計調查、統計整理之后的一項十分重要的工作，是在前幾個階段工作的基礎上通過分析從而達到對研究對象更為深刻的認識。數據挖掘又稱數據庫中的知識發現，是目前人工智能和數據庫領域研究的熱點問題，所謂數據挖掘是指從數據庫的大量數據中揭示出隱含的、先前未知的并有潛在價值的信息的過程。

檔案的信息化以數據庫和應用軟件為基礎，這為檔案信息的統計分析和數據挖掘提供了非常有利的條件。當前大部分檔案管理系統缺乏庫存檔案信息的統計分析功能，尤其缺乏數據挖掘功能。加入該項功能后，可通過檔案信息管理系統加強管理的同時，還可以對現有數據進行宏觀分析和決策，并可基于數據挖掘發現檔案系統中隱含的知識，為企事業相關業務提供基于數據的決策報告。

4.檔案信息不真實和資料不全

檔案信息不真實和資料不全的情況發生在行業系統的子系統中。一部分單位受上級單位要求被動建立檔案信息系統，平時不注重管理，錄入資料不全，一旦遇到檢查，臨時突擊建設。另一種情況是，很多單位要求各部門、各員工自己填寫檔案資料，管理部門沒有定期檢查和反饋，在沒有管理制約的情況下，資料缺乏真實性且漏填情況嚴重，不能反映真實情況。

解決檔案信息化管理對策

1.加強頂層設計，統一規劃實施

檔案資源信息化建設有一個顯著優勢就是防止數據冗余，避免數據應用過程中的不一致性和資源浪費。要達到這一目的就必須加強頂層設計，統一規劃實施。實施單位須有一個統一的協調部門，避免組織、人事、檔案和財務等部門各自為政。整個系統內各部門的軟件設計開發應由一家軟件公司實施，在公共數據采集和管理方面，應由一個權威部門全權負責，并通過將數據錄入中心數據庫供系統內其它各部門所共享使用。在涉及各部門專屬數據采集和管理方面，則應由相關部門獨立負責。

2.強化安全教育和權限管理

檔案信息化必須以安全為前提，對安全和權限的管理可從以下方面開展。第一，任何級別的訪問都要設置訪問口令，即用戶必須通過用戶名和密碼來登錄系統進行訪問；第二，應根據檔案資料的重要性為不同的人員設置不同的權限，為不同權限的人員設置檔案資料的訪問范圍，并為不同人員設置不同的數據載體權限，不同的級別的人員必須使用規定的載體拷貝相關資料；第三，要加強安全教育，加強管理人員防范意識；第四，對于安全級別特別高的檔案資料，應限制專門服務器，專用網絡，并安排特定人員通過特定計算機來訪問，不可隨意將其放到公網或局域網中。

3.強化檔案信息系統的統計分析功能和數據挖掘功能

隨著檔案信息化的大數據時代的來臨，給檔案管理帶來了巨大壓力和挑戰的同時也帶來機遇。傳統的檔案管理工作受限于人工管理，只能以個體的檔案為管理單元，很難從整體上對檔案信息實施統計和分析工作，但在檔案信息化后可輕易的實施相關管理和研究工作。在建立檔案信息系統時，由于有數據庫和信息技術支持，應在系統設計階段就加入統計分析和數據挖掘功能。從人事系統到工程技術檔案，再到紀檢監察檔案等等，都可以通過對資料的統計刻畫出整個檔案庫的全貌，從各個角度對檔案資料進行分析和挖掘，為相關單位或部門實施人事決策或行業規劃提供有益參考。

4.提高管理人員綜合素質，轉變觀念

實現檔案信息化，必須建設一支具有信息化技術、擁有檔案管理知識并能嚴格遵從行業紀律的檔案人才隊伍，人才是能夠成功實施檔案信息化工作的關鍵。檔案工作的方針、政策要靠人去執行，檔案的科學管理要靠人去實現，先進的技術和設備要靠人去應用。對于信息技術的培養要注意綜合全方位培養，既要培養硬件基本操作技能、操作系統應用技能和檔案數據庫系統應用技能，也要培養對各類多媒體設備的應用能力，如掃描儀、打印機、傳真機、數碼相機和攝像機等。更重要的是，要提升人才隊伍的觀念，只有觀念轉變了，才能在檔案信息管理過程中，使信息采集、信息錄入、資料檢查反饋到安全應用等各個環節得到保障。

（作者單位：河北省交通通信管理局）endprint