檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題及對策

王靜霞

檔案管理部門是政府和企事業(yè)單位的重要職能部門之一，檔案資源在政府機關(guān)、金融證券行業(yè)、人事組織系統(tǒng)、電力、煙草、石化、通信、公檢法、教育等行業(yè)的影響力越來越大。檔案信息化雖然不是數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域的熱門，但是由于其管理的數(shù)據(jù)的特殊性，決定了其是所有企業(yè)事業(yè)單位的數(shù)據(jù)信息價值的金礦。隨著數(shù)據(jù)管理以及信息挖掘等技術(shù)的出現(xiàn)，檔案信息化也面臨著新的需求，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，為檔案信息化建設(shè)的深入開展提供了有力的技術(shù)保障，也為大力實施檔案資源信息化提供了難得的機遇。

檔案信息化建設(shè)歷程及現(xiàn)狀

檔案信息化從20世紀(jì)80年代起步，經(jīng)歷一個從點到面的，從試點到全面開花的逐步發(fā)展的過程。經(jīng)過幾十年的發(fā)展取得了巨大的成績，近年來國家將檔案管理擺放到了更重要的位置。

上世紀(jì)80年代初期，部分條件較好的企事業(yè)單位嘗試建立了單機版檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案信息集中到若干獨立計算機系統(tǒng)中，實現(xiàn)了集中存儲，快速檢索的目的。當(dāng)時，中央檔案館開始使用計算機管理檔案，準(zhǔn)確地說是計算機管理檔案目錄，但是即便只是用計算機管理目錄，檔案工作的效率也有了明顯的提高。計算機管理檔案不僅提高了工作效率，也提高了工作質(zhì)量。另一方面，利用計算機管理檔案也對檔案原件起到了很大的保護作用，同時還能防止丟失。

為了進一步推進檔案信息化管理的進程，中組部、人事部上世紀(jì)90年代初運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，研究并推廣了計算機檔案信息分類數(shù)據(jù)庫軟件，后來在1996年底又把配備計算機和有關(guān)多媒體作為檔案信息化的必要裝備，并納入檔案室“達標(biāo)升級”的重要考核指標(biāo)。其中把“所管檔案的有關(guān)信息全部錄入計算機；檔案信息查詢、檢索迅速準(zhǔn)確；利用檔案信息數(shù)據(jù)對人才隊伍進行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息和決策依據(jù)”等要求，作為一類檔案室的升級標(biāo)準(zhǔn)。同時，也是二級、三級檔案室以后達標(biāo)升級的目標(biāo)。

國家十二五規(guī)劃要求檔案管理重點建設(shè)兩項內(nèi)容：一是基礎(chǔ)工作建設(shè)，二是信息化建設(shè)，要求加強電子文件的管理、加強數(shù)字檔案館的建設(shè)以及加快傳統(tǒng)載體的數(shù)字化。隨著形勢的發(fā)展，各級政府、國有大型企事業(yè)單位都在爭取建立數(shù)字檔案館，加速紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，加速電子檔案的接收，旨在更方便、有效的保存各類檔案，也便于檔案的檢索、查閱。國家檔案局在十一五和十二五期間提出要建立備份登記中心。檔案備份可以在原件丟失或者原件被非法更改時，起到安全保密的作用。同時，檔案備份也能起到對抗災(zāi)害的作用，比如紙質(zhì)檔案在遇到火災(zāi)、地震等情況下，備份數(shù)據(jù)庫可以保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。

進入新世紀(jì)以后，檔案信息化建設(shè)逐漸從政府單位、國有大型企業(yè)向中型企業(yè)、金融、電力、煙草甚至小型企業(yè)滲透，許多單位的信息中心不再只是管理網(wǎng)絡(luò)和計算機，他們將信息真正地整合管理起來，形成了檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理一是提高了管理水平，二是幫助企業(yè)提升了競爭力。

檔案信息化建設(shè)遇到的問題

1.缺乏系統(tǒng)的頂層設(shè)計，資源開發(fā)重復(fù)浪費

長期以來，很多單位缺乏對于檔案信息化的統(tǒng)一規(guī)劃和頂層設(shè)計，導(dǎo)致多個部門各自為政，盲目投入人力物力開發(fā)相關(guān)系統(tǒng)，造成系統(tǒng)之間不兼容，資源重復(fù)收集，重復(fù)錄入，部門間信息不一致，以至于形成嚴(yán)重的資源開發(fā)重復(fù)和浪費。

2.保密與權(quán)限問題

相對于傳統(tǒng)檔案管理，檔案的信息化使得權(quán)限問題、保密問題異常突出。在傳統(tǒng)檔案管理中，在空間上，所有的檔案資料都集中存放于檔案室中，而信息化檔案管理則可允許用戶跨地域訪問數(shù)據(jù)庫，這在客觀上造成了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有可能被不法分子遠(yuǎn)程非法侵入。另外，傳統(tǒng)檔案管理模式下，只有工作人員在工作時間，在檔案室這一特殊場合才能存取檔案資料，其它人員未經(jīng)許可根本沒有接觸檔案的權(quán)限，甚至不允許進入檔案室，這為檔案安全提供了時間上、人員上和空間上的多重保障。而檔案信息化管理模式下，對檔案資源的訪問權(quán)限原則上掌握在擁有用戶名和密碼的管理人員手中，但也使得用戶名和密碼被非法竊取而造成數(shù)據(jù)泄密，使得檔案資源被非法訪問的可能性大大增加。

3.現(xiàn)有系統(tǒng)普遍缺乏數(shù)據(jù)統(tǒng)計和挖掘功能

統(tǒng)計分析是指運用統(tǒng)計方法及與分析對象有關(guān)的知識，從定量與定性的結(jié)合上進行的研究活動。它是繼統(tǒng)計設(shè)計、統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理之后的一項十分重要的工作，是在前幾個階段工作的基礎(chǔ)上通過分析從而達到對研究對象更為深刻的認(rèn)識。數(shù)據(jù)挖掘又稱數(shù)據(jù)庫中的知識發(fā)現(xiàn)，是目前人工智能和數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域研究的熱點問題，所謂數(shù)據(jù)挖掘是指從數(shù)據(jù)庫的大量數(shù)據(jù)中揭示出隱含的、先前未知的并有潛在價值的信息的過程。

檔案的信息化以數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用軟件為基礎(chǔ)，這為檔案信息的統(tǒng)計分析和數(shù)據(jù)挖掘提供了非常有利的條件。當(dāng)前大部分檔案管理系統(tǒng)缺乏庫存檔案信息的統(tǒng)計分析功能，尤其缺乏數(shù)據(jù)挖掘功能。加入該項功能后，可通過檔案信息管理系統(tǒng)加強管理的同時，還可以對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行宏觀分析和決策，并可基于數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)檔案系統(tǒng)中隱含的知識，為企事業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)提供基于數(shù)據(jù)的決策報告。

4.檔案信息不真實和資料不全

檔案信息不真實和資料不全的情況發(fā)生在行業(yè)系統(tǒng)的子系統(tǒng)中。一部分單位受上級單位要求被動建立檔案信息系統(tǒng)，平時不注重管理，錄入資料不全，一旦遇到檢查，臨時突擊建設(shè)。另一種情況是，很多單位要求各部門、各員工自己填寫檔案資料，管理部門沒有定期檢查和反饋，在沒有管理制約的情況下，資料缺乏真實性且漏填情況嚴(yán)重，不能反映真實情況。

解決檔案信息化管理對策

1.加強頂層設(shè)計，統(tǒng)一規(guī)劃實施

檔案資源信息化建設(shè)有一個顯著優(yōu)勢就是防止數(shù)據(jù)冗余，避免數(shù)據(jù)應(yīng)用過程中的不一致性和資源浪費。要達到這一目的就必須加強頂層設(shè)計，統(tǒng)一規(guī)劃實施。實施單位須有一個統(tǒng)一的協(xié)調(diào)部門，避免組織、人事、檔案和財務(wù)等部門各自為政。整個系統(tǒng)內(nèi)各部門的軟件設(shè)計開發(fā)應(yīng)由一家軟件公司實施，在公共數(shù)據(jù)采集和管理方面，應(yīng)由一個權(quán)威部門全權(quán)負(fù)責(zé)，并通過將數(shù)據(jù)錄入中心數(shù)據(jù)庫供系統(tǒng)內(nèi)其它各部門所共享使用。在涉及各部門專屬數(shù)據(jù)采集和管理方面，則應(yīng)由相關(guān)部門獨立負(fù)責(zé)。

2.強化安全教育和權(quán)限管理

檔案信息化必須以安全為前提，對安全和權(quán)限的管理可從以下方面開展。第一，任何級別的訪問都要設(shè)置訪問口令，即用戶必須通過用戶名和密碼來登錄系統(tǒng)進行訪問；第二，應(yīng)根據(jù)檔案資料的重要性為不同的人員設(shè)置不同的權(quán)限，為不同權(quán)限的人員設(shè)置檔案資料的訪問范圍，并為不同人員設(shè)置不同的數(shù)據(jù)載體權(quán)限，不同的級別的人員必須使用規(guī)定的載體拷貝相關(guān)資料；第三，要加強安全教育，加強管理人員防范意識；第四，對于安全級別特別高的檔案資料，應(yīng)限制專門服務(wù)器，專用網(wǎng)絡(luò)，并安排特定人員通過特定計算機來訪問，不可隨意將其放到公網(wǎng)或局域網(wǎng)中。

3.強化檔案信息系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能和數(shù)據(jù)挖掘功能

隨著檔案信息化的大數(shù)據(jù)時代的來臨，給檔案管理帶來了巨大壓力和挑戰(zhàn)的同時也帶來機遇。傳統(tǒng)的檔案管理工作受限于人工管理，只能以個體的檔案為管理單元，很難從整體上對檔案信息實施統(tǒng)計和分析工作，但在檔案信息化后可輕易的實施相關(guān)管理和研究工作。在建立檔案信息系統(tǒng)時，由于有數(shù)據(jù)庫和信息技術(shù)支持，應(yīng)在系統(tǒng)設(shè)計階段就加入統(tǒng)計分析和數(shù)據(jù)挖掘功能。從人事系統(tǒng)到工程技術(shù)檔案，再到紀(jì)檢監(jiān)察檔案等等，都可以通過對資料的統(tǒng)計刻畫出整個檔案庫的全貌，從各個角度對檔案資料進行分析和挖掘，為相關(guān)單位或部門實施人事決策或行業(yè)規(guī)劃提供有益參考。

4.提高管理人員綜合素質(zhì)，轉(zhuǎn)變觀念

實現(xiàn)檔案信息化，必須建設(shè)一支具有信息化技術(shù)、擁有檔案管理知識并能嚴(yán)格遵從行業(yè)紀(jì)律的檔案人才隊伍，人才是能夠成功實施檔案信息化工作的關(guān)鍵。檔案工作的方針、政策要靠人去執(zhí)行，檔案的科學(xué)管理要靠人去實現(xiàn)，先進的技術(shù)和設(shè)備要靠人去應(yīng)用。對于信息技術(shù)的培養(yǎng)要注意綜合全方位培養(yǎng)，既要培養(yǎng)硬件基本操作技能、操作系統(tǒng)應(yīng)用技能和檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)用技能，也要培養(yǎng)對各類多媒體設(shè)備的應(yīng)用能力，如掃描儀、打印機、傳真機、數(shù)碼相機和攝像機等。更重要的是，要提升人才隊伍的觀念，只有觀念轉(zhuǎn)變了，才能在檔案信息管理過程中，使信息采集、信息錄入、資料檢查反饋到安全應(yīng)用等各個環(huán)節(jié)得到保障。

（作者單位：河北省交通通信管理局）endprint