淺談航天企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范

◎北京衛(wèi)星制造廠 洪偉 張琳琳 馬前進(jìn) 馬永

合同作為企業(yè)與外界進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來的主要形式，是企業(yè)對(duì)外法律關(guān)系最為集中的體現(xiàn)，所以對(duì)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的防范日益引起企業(yè)的重視。筆者從航天企業(yè)內(nèi)部管理角度出發(fā)，就合同法律風(fēng)險(xiǎn)的形成原因進(jìn)行了分析，并提出了一些風(fēng)險(xiǎn)防范措施，以期為企業(yè)開展合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范提供思路。

一、風(fēng)險(xiǎn)形成的原因

1．管理制度不科學(xué)及執(zhí)行不到位

合同管理制度是企業(yè)合同規(guī)范管理的基礎(chǔ)，也是合同管理的最高“法律”和根本依據(jù)，所以合同管理制度必須符合國家法律法規(guī)，并能全面、科學(xué)地反映企業(yè)的管理需求，以及符合企業(yè)的發(fā)展要求。

然而，部分企業(yè)制定的合同管理制度并不符合國家法律法規(guī)規(guī)定或不科學(xué)、不完善，造成合同管理制度本身存在風(fēng)險(xiǎn)。再者，合同管理制度制定后沒能得到有效執(zhí)行，使管理制度形同虛設(shè)，因內(nèi)部合同管理行為不規(guī)范導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

2．相關(guān)人員法律意識(shí)不夠

企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者、合同承辦人員、合同管理人員等對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不夠，導(dǎo)致合同法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

合同簽訂的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)合同相對(duì)方不做相關(guān)調(diào)查，在不明確信譽(yù)、資金狀況、履約能力的情況下，就與之簽訂合同；或是不與對(duì)方簽訂合同，而輕信所謂的“君子協(xié)定”，一旦發(fā)生糾紛，常常使企業(yè)處于被動(dòng)局面。

合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)。合同履行中不注意按合同約定保留相應(yīng)的履行證據(jù)，使自身合同義務(wù)的履行不能得到證明；隨意對(duì)合同進(jìn)行變更，或?qū)贤M(jìn)行變更時(shí)不簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。

糾紛處理風(fēng)險(xiǎn)。糾紛處理不及時(shí)，以致引發(fā)訴訟風(fēng)險(xiǎn)；糾紛處理達(dá)成意見后只保留相應(yīng)記錄；糾紛處理方式不當(dāng)時(shí)，不知運(yùn)用適當(dāng)?shù)姆墒侄危瑢?dǎo)致喪失有利地位。筆者發(fā)現(xiàn)，事實(shí)上很多合同管理人員都不具備訴訟時(shí)效意識(shí)，使自身權(quán)利因超過訴訟時(shí)效而不能得到法律救濟(jì)，給企業(yè)造成額外損失。

3．合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)

合同管理涉及大量專業(yè)法律問題，所以由法律事務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一對(duì)合同進(jìn)行歸口管理顯得尤為必要。根據(jù)國資委《國有企業(yè)法律顧問管理辦法》的有關(guān)規(guī)定：“企業(yè)法律事物機(jī)構(gòu)履行管理、審核企業(yè)合同的職責(zé)”。因此，由法律事務(wù)機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理較為科學(xué)。

航天企業(yè)合同歸口管理一般由經(jīng)營發(fā)展部負(fù)責(zé)，但由于缺乏專業(yè)的法律知識(shí)，在合同管理中不能很好地利用各種法律方法和法律所賦予的有效權(quán)利維護(hù)企業(yè)利益，也不能切實(shí)履行歸口管理的職責(zé)。

4．合同管理流程中存在問題

合同管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，管理機(jī)構(gòu)和有關(guān)人員要實(shí)時(shí)關(guān)注合同的訂立、履行、變更、解除等情況，并根據(jù)最新變化有針對(duì)性地開展管理活動(dòng)，以保證合同的全過程受控。而航天企業(yè)合同管理流程中僅有少數(shù)具體合同承辦人員清楚合同的整個(gè)流程，還不能全面掌握合同簽訂和履行等情況。

另外，航天企業(yè)整個(gè)合同流程設(shè)置中缺少法律顧問和法律機(jī)構(gòu)主動(dòng)介入的環(huán)節(jié)，法律顧問始終游離在合同流程之外，無法了解合同的進(jìn)展情況，以及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行主動(dòng)控制，使法律顧問在處理合同審核、合同糾紛等法律事務(wù)時(shí)，大多都處于一種被動(dòng)的地位。

二、風(fēng)險(xiǎn)防范的基本策略

1．建立合同管理的相關(guān)制度

企業(yè)要將合同管理納入經(jīng)營管理之中，并結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)著重建立以下合同管理制度：合同歸口管理、合同評(píng)審、合同編號(hào)、合同臺(tái)賬、法定代表人授權(quán)委托、示范文本、合同專用章管理、合同糾紛處理、合同歸檔等制度，從完善制度入手，實(shí)現(xiàn)合同管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

2．建立人員考核機(jī)制

首先，要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略決策層、中層領(lǐng)導(dǎo)干部和合同相關(guān)人員的培訓(xùn)。可采取短期集中培訓(xùn)的方式，也可與企業(yè)的其它日常培訓(xùn)、學(xué)習(xí)制度相結(jié)合，對(duì)合同相關(guān)人員進(jìn)行基礎(chǔ)法律知識(shí)、合同管理知識(shí)、合同締約談判技巧等方面的培訓(xùn)。其次，建立合同管理績效考核機(jī)制，明確合同相關(guān)人員的責(zé)任和權(quán)利，并根據(jù)合同管理結(jié)果和考核制度進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

3.歸口與分類管理相結(jié)合

法律事務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理，合同專用章、法定代表人授權(quán)委托書、合同臺(tái)賬等的統(tǒng)一管理，以及整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)與合同有關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、審查和監(jiān)控等，對(duì)合同形式要件和法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審查，對(duì)合同訂立、履行及風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

具體的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)其職責(zé)分工范圍內(nèi)的合同管理活動(dòng)，并對(duì)負(fù)責(zé)范圍內(nèi)合同的簽訂、履行及日常事務(wù)進(jìn)行管理。

4．對(duì)合同管理流程進(jìn)行梳理

明確合同管理不同階段的重點(diǎn)管理內(nèi)容，抓好對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制。在合同簽訂階段，要對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查及預(yù)測(cè)，對(duì)合同相對(duì)方進(jìn)行資信調(diào)查。在合同履行階段，要檢查監(jiān)督合同執(zhí)行情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取相應(yīng)措施；若對(duì)方不能履行義務(wù)，應(yīng)采取有效的法律手段，最大限度地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。合同履行完畢之后，定期對(duì)合同進(jìn)行清理檢查，及時(shí)收集相關(guān)信息并進(jìn)行整理、歸檔。

5．實(shí)現(xiàn)合同管理信息化

信息化是現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)處理和管理的重要手段，所以通過技術(shù)手段開展合同管理工作，不僅可以提高合同管理的效率，還可使合同編寫、審批和監(jiān)督趨于標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，便于從整體上對(duì)合同流程進(jìn)行掌控，提高企業(yè)管理水平。

目前，航天企業(yè)合同管理信息化的實(shí)現(xiàn)方式主要有3 種：

一是請(qǐng)專門的合同軟件開發(fā)公司，針對(duì)企業(yè)實(shí)際量身定做一套合同管理信息系統(tǒng)。信息系統(tǒng)的建立將結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展戰(zhàn)略要求及合同系統(tǒng)功能需求和管理現(xiàn)狀，并能與企業(yè)信息化建設(shè)的總體部署相協(xié)調(diào)。

二是結(jié)合合同管理的內(nèi)容和要求對(duì)企業(yè)現(xiàn)行在用的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行再次開發(fā)，將合同文件的建立、合同內(nèi)容變更、合同執(zhí)行、合同審批、合同內(nèi)容項(xiàng)的事實(shí)跟蹤等內(nèi)容加入到相應(yīng)的功能模塊中，使其能與合同管理信息系統(tǒng)兼容。

三是根據(jù)企業(yè)自身需求，從市場(chǎng)上直接購買合同管理軟件在內(nèi)部安裝使用。

以上3 種方式，企業(yè)可根據(jù)自身需要、資金狀況等選擇采用。筆者認(rèn)為，在企業(yè)合同管理相關(guān)制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置等風(fēng)險(xiǎn)防范策略有效落實(shí)的情況下，可以通過合同管理信息化這一手段梳理合同管理流程，促進(jìn)各種制度的執(zhí)行，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的合同法律風(fēng)險(xiǎn)的全面掌控。▲