淺述醫院人事檔案管理的意義與實踐

周玨榕 劉力薇 許 靜 陳 靜 方莉娜

（上海市楊浦區中心醫院，上海 200090）

淺述醫院人事檔案管理的意義與實踐

周玨榕 劉力薇 許 靜 陳 靜 方莉娜

（上海市楊浦區中心醫院，上海 200090）

隨著衛生人事制度的不斷改革，人事檔案管理工作如何迎接新的挑戰，逐漸成為一個重要的命題，本文探討了人事檔案管理的作用、存在的問題以及如何提高人事檔案管理水平，試圖優化人力資源管理配置，提高醫院競爭力。

人事檔案管理；意義；實踐

隨著醫療事業的不斷發展，人事檔案管理工作如何主動順應醫院發展的方向，迎接新的挑戰，開創新的局面，逐漸成為一個重要的命題。切實做好醫院人事檔案的管理工作，將對各級醫院開展發掘人才資源、合理配置人才梯隊、人事管理，對單位聘任、上級部門選拔干部提供資料等工作起到重要作用。本文即從人事檔案管理的作用出發，結合現階段人事檔案管理出現的問題，討論提高人事檔案管理水平的方法，為在人事檔案管理的實踐提供幫助[1]。

1 人事檔案管理的作用

1.1 人員調配方面：內部人員調動，以及外部人才招聘，都離不開對人才個體及群體的考量。一份優秀的人事檔案可以完整地反映個人學識、經歷、表現等情況，這些客觀數據，無疑是進行人員調配的至關重要的決策依據。

1.2 職稱評聘方面：在職稱評聘中，如在任職年限計算等方面，人事檔案科提供很好的基本信息。從年度考核、專業技術職稱、工資變動等幾方面的材料可以提示并相互驗證其專業技術職務任職情況。此外，檔案中的學習培訓類材料也為職稱評聘提供了有價值的學歷學位信息。

1.3 薪酬制度調整方面：合理的薪酬制度可以為醫院吸引更多的人才，能更好地激發員工的工作熱情，為醫院創造佳績。人事檔案所提供的工齡、學歷、職稱等信息是進行薪酬制度改革中所必需的基礎數據，準確的人事檔案信息是改革順利進行的前提。

1.4 干部選拔任用、人力資源培訓方面：人事檔案真實地記載了個人履歷、政治表現等情況，為歷史、客觀地考察一個人提供了重要的依據，對人員培訓，人才隊伍建設以及選人、用人起到了重要參考作用。

2 人事檔案管理主要問題及原因

2.1 管檔意識淡薄：目前，在醫院中普遍存在重視醫療業務的發展，卻輕視人事檔案管理的現象，對人事檔案信息進一步開發利用的重要性認識不足，認為人事檔案沒有多大作用，大部分職工檔案管理意識淡薄，不了解檔案的作用，甚至認為只要不調離醫院，檔案可有可無。

2.2 管理方法滯后：在調研中我們發現，當前許多醫院尚未見適應本單位的人事檔案管理制度。且在醫院目標管理考核中，也未將干部人事檔案管理工作納入考核中；許多醫院人事檔案管理仍停留在手工管理檔案的階段，沒有配備計算機進行信息錄入并建立數據庫進行數據檢索、分析利用。

2.3 內容不規范：在調研中我們發現，許多醫院的人事檔案的內容存在不規范的現象，如缺少履歷表、入黨登記表等，有些檔案填寫隨意，并且存在信息不真實的現象，使檔案材料缺乏可靠性;有些檔案材料因歸檔不及時造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規范性、系統性。

2.4 缺乏高素質的人事檔案管理人員：醫療機構人事檔案工作崗位上的管理人員大多是中途轉行或兼職管理檔案的非專業人士，知識結構不平衡，學歷、職稱較低，缺乏必要的人力資源管理專業知識，對行政管理、醫院工作不熟悉，一般只能應對簡單的收集和裝訂工作，難以勝任新時期的檔案管理工作。

3 如何做好醫院人事檔案管理

3.1 加強人事檔案收集與豐富檔案內容

醫療服務機制改革加快了醫院現代化建設，使得醫院內部管理工作面臨著全新的調整，這些促進了人力資源管理工作的優化配置。醫院作為社會醫療服務中心，能夠為廣大患者提供多方面的醫療保障，加快了新時期醫院服務管理水平的提升。人力資源作為醫院改革的重要內容，其應當受到廣大醫院的高度重視，并且采取對應的人事檔案工作機制。為了適應可持續發展戰略的需求，醫院要重新整頓內部人事檔案管理機制，改變早期守舊的操作流程，從檔案信息收集開始提供可靠的保障機制。一般情況下，只要患者入院救治就應該對其進行資料跟蹤收集，并且建立數字化檔案作為信息資源庫，方便日后對患者治療情況的檢查。考慮到醫院每天患者的流動性較大，人事檔案材料收集工作也會面臨很多的難度，這就要求醫院注重各項科學技術的靈活應用，尤其是計算機辦公自動化要融入檔案資料處理工作，這些都依賴于人事檔案管理的創新改革。比如，檔案工作人員要定期檢查所收集資料的真實性，并且對產生新資料進行有效的補充，進而改善醫院檔案工作的合理化整編[2]。

3.2 切實維護人事檔案的真實性和準確性

長期以來醫院注重內部醫療工作的改革調整，對人事檔案資料工作沒有給予足夠的關注，導致人事管理工作處于落后水平，一些重要的人事資料未能得到充分利用。人事科是醫院日常辦公的主要部門之一，關系著醫院內部人力資源調配與控制工作的執行情況，若人事管理不當則會影響到人事工作的有序開展。醫院人事檔案管理應考慮信息資料的真實性及可靠性，嚴格禁止虛假信息的收錄與使用，避免對醫院工作造成不利的影響。比如，對剛剛建立的人事檔案資料，應堅持對原始信息的審核與考察，保證數據資料的有效利用率。若檢查要人事信息與實際情況不符，應重新審查且調整信息。

3.3 加強人事檔案的動態管理

人事檔案管理是醫院常規化經營的重要內容，注重認識管理有助于提升內部人力資源的有效利用率，加快新一輪醫療服務機制的優化改革。基于先進理念指導下，醫院內部管理模式有了更多的轉變空間，尤其是在內控管理體系日趨成熟的背景下，人事檔案管理也有了新的轉變，這些都依賴于動態管理思想的融入。所謂動態管理是相對于靜態管理而言，早前醫院堅持靜態管理而處于被動狀態，人事檔案管理工作一直保持原有的工作模式，這大大影響了整個醫院人事信息的處理效率。為了改變舊管理模式的作業成效，以動態管理思想為指導理念，強化人事檔案的管理策略，對醫院內部調控具有多項指導意義。首先，醫院要從觀念上認可動態管理的應用價值，對醫院辦事工作流程執行動態化管理方案，解決早期內部管理工作存在的缺陷，建立更加多元化的人事檔案管理對策；其次，人事部門要盡快適應動態管理作業的要求，提供切實可行的辦事管理機制，加快動態管理模型的創建與實施，解決醫院內部辦公作業存在的種種弊端。例如，人事部門要積極調整原有的資料管理方案，人事信息收集、處理、考評、存儲等方面優化，保證每一項數據信息資源都能得到充分的利用。

3.4 加強人事檔案信息化管理

科學技術是推動人事檔案工作改革的技術保障，以信息科技為辦公中心件禮品現代化管理模式，這是檔案信息化管理的必然趨勢。醫院要定期引入計算機設備作為調控中心，對數據資源實施可靠的調配制度，進而強化人事檔案管理工作的總體效率，維持了各項人事信息的自動化配置，實現了人事檔案管理的創新改革。現在我們通過計算機實現信息管理自動化和網絡化，使人事信息由傳統的手工處理方式轉變成計算機處理方式，逐步實現個人基本信息的微機檢索，不斷擴大人事檔案信息的內涵，以確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才、才盡其用，進而為醫院可持續發展奠定堅實的基礎。同時，在規定相應使用權限的情況下，部分信息可以對部門和個人開放，并開展網上服務業務，如查詢、搜索和評價等功能。這樣不僅能增加人事檔案管理工作的透明度，而且還能開發和利用人事檔案信息資源，為醫院發現人才、培養人才和使用人才提供重要信息[3]。

3.5 加強衛生技術人員專業檔案管理

建立衛生技術人員專業檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括：個人基本情況，學歷、學位證明，繼續教育及專業技術進修證明、證書，專業技術工作總結，參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作；專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表，專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同；著作專題研究報告，學術論文，專業技術成果鑒定，典型病例、搶救成功的病案等；“三基”、“三嚴”考核及醫德醫風評價的材料，參加專業學術會議的證書、證明，優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀等。建立衛生技術人員檔案，不僅為專業技術人員提供了有效的服務，而且為醫院管理提供了準確及時的信息儲備。

[1] 吳文玉.淺談醫院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].青海師范大學學報,2012,34(1):150-152.

[2] 陳燕玲.做好醫院人事檔案管理工作初探[J].中醫藥管理雜志, 2010,18(7):617-618.

[3] 谷波.醫院人事檔案管理改革思考[J].解放軍醫院管理雜志,2008, 15(11):1090-1091.

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：1671-8194（2014）05-0254-02