法律合同“在線”ERP管理

□文/劉蓬佐

只有法律合同系統與ERP系統有效融合，才能達到節約管理成本，實現法律合同管理數字化、完全共享的目標。

ERP系統與合同管理從管理的核心目的是高度一致的，但在合同管理工作中，尤其是煉化企業，由于各部門的工作具有相對的獨立性，容易使它們只考慮自己部門的利益，缺乏整體觀念，不易在各部門之間協同配合，在無序的狀態下，就會產生內耗，即系統內各子系統之間的作用相互抑制、相互沖突，從而使各種有用的力量相互抵消。ERP各模塊的線性流程、相互有效制約特點可以有效彌補合同管理容易出現的管理缺陷，因此煉化企業在ERP系統建設中將合同管理有效融合是企業提高管理，避免管理成本和投入成本上升的必要手段。煉化企業法律合同管理與ERP項目建設的有效融合可以從以下六方面開展工作。

在流程設置開始就要明確“歸口把關”原則。法律合同管理只有及早參與到系統規劃中，才能深入系統建設，才能更容易將法律管理理念有效融入ERP系統，以達到強化法律管理的目的。在需求分析調研階段，就要結合本企業法律管理方面的制度規定及合同業務流程，明確法律“歸口把關”的原則。組織機構確認時，要參照現有的法律實體組織構成，提出合理規劃構架，為系統設置提供重要的法律依據。

明確法律審查環節。在藍圖設計中要注重法律控制，根據煉化企業ERP系統功能，要通過設置ERP系統中的“法律審查”環節，科學規劃ERP流程配置，通過“關口前移”控制公司經營過程中的法律風險；將合同簽訂、收貨入庫、財務結算等環節納入重點管控內容，強制合同履行規范運作，有效規避先收貨或先結算后簽訂合同的法律風險，實現了由注重事后補救向主動事前防范的轉變。

實現跨模塊統一管理。ERP系統共有八大模塊，其中涉及到法律管理的模塊就有5個，法律管理是系統建設中模塊覆蓋最廣，管理內容最多的業務。由于各模塊分立搭建組織機構，流程配置、功能設置上不盡相同，如何統一各模塊的法律管理工作是項目建設的難點和重點。實踐證明，通過“工作組統一設置”，可以切實解決此問題，可以規范各模塊的法律管理工作，實現跨模塊的統一性，將法律管理工作貫穿于整個ERP系統運行之中。

ERP系統要與合同管理系統無縫銜接。煉化企業在實施ERP項目之前，普遍已經擁有本單位現有的合同系統，在ERP流程設計上要依托ERP系統配置和企業現有合同管理系統，拓展升華應用功能，實現 ERP系統與合同管理系統的完美融合，可以通過系統接口對接，達到融合目的。

科學建章建制、提升系統執行力。為規范系統應用操作、協調各相關模塊之間的工作，確保與合同管理系統對接順暢，要詳細確定相關制度，明確系統用戶操作的規范性、協調跨模塊管理的統一性、強化與合同管理系統銜接的穩定性。要建立相應考核機制，通過合理的約束措施，穩步推動ERP系統的實施應用。

夯實基礎工作，持續完善系統建設。要精心做好ERP數據采集。要用心編寫ERP用戶操作手冊。法律事務與企管處，按照模塊分別編寫用戶操作手冊，并針對兩大系統接口操作及合同附表功能單獨編制接口手冊。要細心畫好內控流程圖。藍圖設計、系統搭建完成后，ERP上線前一項重要的工作就是比對公司原有業務流程與系統規劃設計流程的差異。按照新的流程，修改完善公司現有內控流程圖。