滿足中小企業(yè)需求的質(zhì)量管理體系軟件解決方案

編者按布倫達(dá)?珀西（Brenda Percy）是紐約Verse Solutions公司的產(chǎn)品分析師，負(fù)責(zé)預(yù)測技術(shù)發(fā)展趨勢和制定相應(yīng)的市場計劃。在2014年1月發(fā)表于《質(zhì)量文摘》的文章中，作者指出中小型企業(yè)需要的是可擴(kuò)展的、費(fèi)用可承受的質(zhì)量管理體系解決方案，從而以較低的成本享受質(zhì)量管理體系的好處。把握靈活性、擴(kuò)展性、可視化、專有性這4個特征，可以幫助中小企業(yè)優(yōu)化質(zhì)量管理體系的選擇過程。

事實濟(jì)實上用，的的確質(zhì)存量在管可理擴(kuò)體展系和軟經(jīng)件解決方案。這些方案簡單而有效，能以相當(dāng)?shù)偷某杀精@得質(zhì)量管理體系的好處，證明它們的投資回報率。關(guān)鍵是要找到它們，讓中小型企業(yè)獲得一個正確的質(zhì)量管理體系軟件解決方案。

為確保實現(xiàn)投資的長期價值，中小企業(yè)應(yīng)該尋找滿足以下4個特征的質(zhì)量管理體系解決方案。

1.靈活性，能夠適應(yīng)企業(yè)個體的需要

要想真正產(chǎn)生效果，質(zhì)量管理體系必須建立在一個動態(tài)工作流平臺之上，因此要尋找具備靈活性的軟件。該平臺應(yīng)該能夠為最佳實踐應(yīng)用提供用武之地，并且能對質(zhì)量改進(jìn)機(jī)會自動評估，管理糾正措施和實施文件控制。

它包括了質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)工作流程，但你也應(yīng)該根據(jù)自己企業(yè)的實際情況對這些流程進(jìn)行調(diào)整。你需要做的是尋找一個能夠適應(yīng)現(xiàn)有流程的系統(tǒng)，并根據(jù)你的流程進(jìn)行調(diào)整，這是一個可能會影響將來功能和成本的關(guān)鍵因素。

例如，有些軟件系統(tǒng)基于通用的最佳實踐，對其進(jìn)行改變不得不花費(fèi)額外的時間和成本。在這種情況下，你往往會丟棄花費(fèi)數(shù)年時間完善的業(yè)務(wù)流程，去實施一個新的工作流程，并培訓(xùn)員工適應(yīng)該流程。對于中小企業(yè)而言，這些適應(yīng)性支出幾乎相當(dāng)于系統(tǒng)的初始成本。

一個靈活的質(zhì)量管理體系可以讓你輕松地配置關(guān)鍵詞、登錄項和偏愛的網(wǎng)頁。你可以得心應(yīng)手地使用該軟件，無需IT部門的協(xié)助。舉例來說，盡管沒有編程的知識，你仍可以利用拖放等圖形工具更改系統(tǒng)的界面外觀，僅此一點(diǎn)就體現(xiàn)了系統(tǒng)的用戶友好性。

2.擴(kuò)展性，可隨企業(yè)同步增長

越是成功的中小企業(yè)，其業(yè)務(wù)的發(fā)展就越迅速，從而需要更多的員工、更大的工作場地以及更多的軟件系統(tǒng)來適應(yīng)這種增長，除非你的軟件系統(tǒng)具備可擴(kuò)展性。擴(kuò)展性指的是軟件系統(tǒng)能力伴隨你的企業(yè)同步增長，它的正常功效卻不會受到影響。對于中小企業(yè)來說，成功往往伴隨著增長，因此可擴(kuò)展性是質(zhì)量管理體系軟件解決方案的一個重要屬性。

要判斷一個軟件系統(tǒng)是否真正具有擴(kuò)展性，可以從以下幾個方面進(jìn)行考慮：

——長期目標(biāo)。該軟件系統(tǒng)是否可以適應(yīng)更多的企業(yè)用戶和更大的工作場地？

——客戶的成功案例。軟件供應(yīng)商能否提一些案例，證明其他中小企業(yè)成功地將解決方案擴(kuò)展到不止一處設(shè)施？

——基于位置的管理。該系統(tǒng)能否根據(jù)地域進(jìn)行配置，以便特定地域能維持它們特定的流程？

模塊化系統(tǒng)往往更具有擴(kuò)展性，因為該軟件系統(tǒng)的每一部分，無論是糾正措施、審核還是員工培訓(xùn)，都可以根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展，以滿足更多員工和工作場地的需要。

3.可視化，面向所有數(shù)據(jù)

質(zhì)量管理體系包含如此龐大的數(shù)據(jù)，很難確保所有信息都能進(jìn)行適當(dāng)?shù)目梢暬Ｈ欢?，可視化是促進(jìn)所有組織變革的關(guān)鍵因素，因為你無法改變你看不到的東西。有效的質(zhì)量管理體系軟件解決方案可以通過一個良好的報告工具解決這個問題。

質(zhì)量管理體系應(yīng)具備自動生成報告的能力，從而簡化報告過程。通過使用報告工具，你可以創(chuàng)建報告模板，并利用挖掘功能迅速生成備忘錄。這些功能將提高可視化，并確保改善措施不被忽略。

4.專有性云部署方案

質(zhì)量管理體系軟件供應(yīng)商將提供多種部署方案，務(wù)求最佳匹配你的需求。軟件即服務(wù)（SaaS，Software as a Service）就是其中之一。這是一個有效的方案，因為質(zhì)量管理體系以及所有相關(guān)的數(shù)據(jù)都存儲在云端，是針對過程和文檔的基于網(wǎng)絡(luò)的解決方案。對于中小企業(yè)來說，SaaS比內(nèi)部部署質(zhì)量管理體系軟件更具成本效益，因為你不需要購買服務(wù)器，也沒有傳統(tǒng)的存儲、備份和維護(hù)的成本。

人們往往會擔(dān)心云端部署的安全性和數(shù)據(jù)的完整性，因此，需要確保維護(hù)你數(shù)據(jù)的軟件處于安全的環(huán)境。最好是有一個專有的云環(huán)境，確保除了你的企業(yè)之外沒有其他人可以訪問你的數(shù)據(jù)。許多系統(tǒng)是通過管理式防火墻進(jìn)行訪問，并使用SSL（安全套接層）協(xié)議和HTTPS協(xié)議（超文本傳輸安全協(xié)議）減少安全隱患。資料重復(fù)存放和每日備份也使得你的數(shù)據(jù)得到保護(hù)。

質(zhì)量管理體系云解決方案也允許你根據(jù)需要擴(kuò)展系統(tǒng)，因為帶寬是無限的。

《始信天下有奇峰》余慧文 攝

結(jié)論

質(zhì)量管理體系軟件解決方案的最大好處是簡化中小型企業(yè)的日常流程，從而能夠快速和有效地完成文檔管理、風(fēng)險評估、員工培訓(xùn)等公共流程。隨著企業(yè)的發(fā)展，系統(tǒng)的擴(kuò)展性將使其可以應(yīng)用于更多的工作場地。

一個精心設(shè)計的質(zhì)量管理體系軟件解決方案能夠增強(qiáng)中小企業(yè)的業(yè)務(wù)功能。靈活性、擴(kuò)展性、可視化和專有性云部署，是確保質(zhì)量管理體系軟件系統(tǒng)長期價值的基礎(chǔ)，能獲得可觀的投資回報率。