讓館藏盤點常態(tài)化——圖書館RFID盤點系統(tǒng)之改進(jìn)*

楊國棟（杭州師范大學(xué)圖書館 浙江 杭州 311121）

館藏盤點是圖書館典藏工作的重要內(nèi)容，然而，由于館藏文獻(xiàn)量龐大、文獻(xiàn)種類多樣及技術(shù)欠缺等原因，圖書館往往把館藏文獻(xiàn)盤點視作難以進(jìn)行的工作而很少或干脆不做。隨著RFID（Radio Frequency Identification，射頻識別）技術(shù)在圖書館應(yīng)用中的不斷發(fā)展和完善，其具有的非接觸自動識別、多標(biāo)簽讀取等優(yōu)勢改變了傳統(tǒng)的館藏文獻(xiàn)盤點模式，因而其大大提高了盤點的效率和質(zhì)量[1]。但是，改善后的盤點流程依然十分耗時，與原有模式只不過是“五十步”與“百步”的區(qū)別，圖書館依然很少進(jìn)行圖書盤點，電子科技大學(xué)圖書館曾進(jìn)行過一次54.5萬冊圖書的盤點工作，其使用了60名工作人員15天的時間，平均每人每天盤點圖書605冊[2]，實施盤點所耗人力可見一斑。

1 館藏清點與館藏盤點

圖書館在新舊圖書館搬遷、館內(nèi)格局調(diào)整、圖書編目、圖書入庫、圖書借閱的過程中產(chǎn)生的圖書丟失、圖書錯庫、圖書漏編、圖書信息不一致等問題[3]，將給讀者和圖書館管理者帶來不便，館藏清點也就應(yīng)運(yùn)而生。“清點”一詞按照字面意思可翻譯為“check”，即“檢查”。限于各圖書館投入人力的多少及技術(shù)手段的制約，館藏清點所檢查的內(nèi)容在目錄卡片時代、機(jī)讀目錄時代及RFID技術(shù)條件下都有著些許差異。例如，在目錄卡片時代，館藏清點主要檢查圖書和目錄卡片的對應(yīng)情況；在機(jī)讀目錄時代，館藏清點主要檢查圖書、條形碼與機(jī)讀目錄的對應(yīng)情況；而隨著RFID技術(shù)的興起，館藏清點在RFID條件下不僅可以檢查圖書、RFID標(biāo)簽和機(jī)讀目錄的對應(yīng)情況，還可以檢查圖書與圖書之間的位置對應(yīng)（即亂架）情況等。而“盤點”一詞，原指定期或臨時地對庫存商品的實際數(shù)量進(jìn)行清查、清點的作業(yè)。圖書館領(lǐng)域的“館藏盤點”之說是隨著RFID技術(shù)在圖書館的應(yīng)用而出現(xiàn)的，意味著RFID技術(shù)可以讓館藏清點工作更方便，圖書館可定期或隨時進(jìn)行。

2 現(xiàn)有RFID盤點流程介紹

現(xiàn)有的RFID盤點基本步驟如下（限于各館在盤點時的人力投入及要求不同，筆者選取常規(guī)步驟）：

（1）整架 按索書號對圖書進(jìn)行細(xì)排架，方便查找問題圖書。

（2）人工計數(shù) 對各層在架圖書實行人工計數(shù)，并分別記錄各層在架圖書數(shù)據(jù)。

（3）圖書掃描 比對每層書架中圖書的數(shù)量，并對各種情況進(jìn)行判斷及分類處理。

（4）進(jìn)行各種統(tǒng)計。

3 盤點系統(tǒng)的改進(jìn)思路

RFID條件下的館藏盤點完全以圖書RFID標(biāo)簽替代了原來的條形碼，使得館藏盤點時不需要將每本書都翻開再掃描條形碼，而是同時讀取非接觸式多個標(biāo)簽。這種盤點方法雖然節(jié)約了大量的人力資源，但是也有標(biāo)簽的漏讀、誤讀及管理人員的操作失誤等多種情況發(fā)生，更增加了盤點時意外情況的發(fā)生，使得工作人員要花費(fèi)更多的時間在各種情況的確認(rèn)及處理上。所以，通常情況下，在盤點過程中，掃描圖書的時間所占的比例其實并不大，占用較多時間的是工作人員確認(rèn)和處理各種情況的重復(fù)勞動所耗費(fèi)的時間。掃描和確認(rèn)是館藏盤點系統(tǒng)工作的兩個方面，隨著RFID掃描技術(shù)的發(fā)展，系統(tǒng)自動確認(rèn)技術(shù)也必須及時跟進(jìn)，才能使盤點工作更高效、更常態(tài)化地運(yùn)行。筆者設(shè)計的新盤點系統(tǒng)的基本改進(jìn)思路和原則如下。

3.1 相信但不盡信現(xiàn)有的分類全排架成果

隨著RFID技術(shù)的興起，許多圖書館對于分類、排架的執(zhí)行力度有所降低，其大都進(jìn)行不同程度的粗排架。筆者認(rèn)為，粗排架確實可以減少部分工作人員上架的工作量，但是這樣造成的一本圖書有多個位置皆可放置的情況也給工作人員的巡架、理架造成了困擾，工作人員很難通過直觀觀察判定圖書錯架情況，而必須借助于“累贅”的盤點車或RFID閱讀設(shè)備。同時，粗排架也給讀者帶來了許多不必要的麻煩，造成讀者找書時“有上沒有下”、“有前沒有后”、“相似圖書相隔太遠(yuǎn)”等問題。而且，長此以往，圖書會越來越亂，讀者僅能通過OPAC（Online Public Access Catalogue，聯(lián)機(jī)公共目錄查詢）系統(tǒng)才能查到需要的圖書。因此，也有許多圖書館看到了這一方面的問題，堅定不移地執(zhí)行著圖書的全排架。筆者設(shè)計的館藏盤點系統(tǒng)正是在圖書分類全排架結(jié)果的基礎(chǔ)上建立而成的，相信但不盡信現(xiàn)有的分類全排架成果即認(rèn)為，現(xiàn)有的圖書排架結(jié)果大部分都是按照分類法全排架，只有少部分錯架圖書、錯架及缺架圖書由系統(tǒng)判定并反饋給工作人員手動處理。即無需在館藏盤點之前執(zhí)行整架步驟 （如果圖書有大量亂架情況，筆者還是建議整架）。

3.2 相信但不盡信工作人員的掃描結(jié)果

由于在現(xiàn)有情況下RFID標(biāo)簽的漏讀、誤讀問題還無法有效地解決，所以圖書館只能要求工作人員在盤點、理架時進(jìn)行多次掃架，以降低錯誤發(fā)生的幾率[4]171，這就造成了大量的重復(fù)勞動。相信但不盡信工作人員的掃描結(jié)果即認(rèn)為，工作人員的掃描結(jié)果大部分都是準(zhǔn)確的，只有少部分有錯誤，誤讀、漏讀等情況應(yīng)通過系統(tǒng)及掃描設(shè)備來判定并反饋給工作人員進(jìn)行手動處理。即無需在館藏盤點之前執(zhí)行人工計數(shù)環(huán)節(jié)。

3.3 人性化地改進(jìn)館藏盤點流程及系統(tǒng)設(shè)備

筆者認(rèn)為，在館藏盤點流程改進(jìn)時，圖書館和RFID系統(tǒng)廠商應(yīng)結(jié)合圖書館的實際工作需要，全面地考慮館藏盤點中的哪些流程可完全自動化、哪些流程可部分自動化、哪些流程應(yīng)被替換及哪些流程需要新增等問題，優(yōu)化盤點流程，以減少工作人員的重復(fù)勞動。

在館藏盤點系統(tǒng)的改進(jìn)過程中，圖書館和RFID系統(tǒng)廠商還應(yīng)轉(zhuǎn)變設(shè)計理念，完善館藏盤點設(shè)備。例如，現(xiàn)有RFID盤點系統(tǒng)的設(shè)備提供專門為讀者查找圖書服務(wù)的架位導(dǎo)航圖，卻缺乏提供面向工作人員的架位導(dǎo)航圖。筆者認(rèn)為，在系統(tǒng)的改進(jìn)中，圖書館和RFID系統(tǒng)廠商應(yīng)設(shè)計面向工作人員的架位導(dǎo)航圖，方便工作人員在館藏盤點時更快地找到所需圖書。又如，現(xiàn)有RFID盤點系統(tǒng)閱讀器的提示及掃描設(shè)備的故障警報的內(nèi)容較為單一，系統(tǒng)改進(jìn)人員應(yīng)對其加以改進(jìn)，使其提示和警報的內(nèi)容更豐富和人性化，以便于工作人員進(jìn)行識別。

4 新盤點系統(tǒng)的運(yùn)行步驟

基于以上基本思路和原則，筆者擬設(shè)計的新盤點系統(tǒng)的運(yùn)行步驟如下。

（1）標(biāo)簽掃描，將掃描結(jié)果上傳到館藏盤點系統(tǒng)。從掃描設(shè)備看，遠(yuǎn)望谷品牌的超高頻掃描設(shè)備的掃描效率比高頻的感應(yīng)拍更具有優(yōu)勢，可是該品牌的盤點車過于“累贅”，不如阿法迪品牌的手持式閱讀器方便。筆者比較傾向使用超高頻的掃描槍搭配手持RFID閱讀器。在掃描過程中，如果碰到有重復(fù)掃描的圖書，則閱讀器進(jìn)行提示：“該圖書已在第*架第*層被掃描，確認(rèn)要改變嗎？”同時掃描槍會發(fā)出不同聲音的警報，此時就需要工作人員確認(rèn)該書是在該層還是在前面的掃描中被誤讀，這樣就可以有效地解決標(biāo)簽的誤讀問題。

（2）把掃描結(jié)果上傳到服務(wù)器并進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)算。工作人員針對每個書庫甚至?xí)鴰熘芯唧w的每個工作人員所負(fù)責(zé)管理的書架做匯總，通過對所掃描的結(jié)果與該書庫中所有的圖書信息進(jìn)行比較可以推測出，某些層位多出的幾本書可能是其他書庫的亂架圖書，或是由于歸還操作失敗導(dǎo)致沒有歸還成功的圖書；某些層位缺少了應(yīng)該有的幾本圖書則可能是圖書遺失、被藏或標(biāo)簽漏讀。

（3）把掃描結(jié)果以架位導(dǎo)航圖的形式予以清晰標(biāo)記，并反饋給工作人員進(jìn)行一一處理、確認(rèn)。圖書館可以將架位導(dǎo)航圖打印出來，也可以使其同時在RFID閱讀器中顯示出來。這樣就解決了標(biāo)簽的漏讀、損壞及圖書的丟失等問題。

（4）系統(tǒng)運(yùn)算，進(jìn)行亂架指導(dǎo)。現(xiàn)有的RFID系統(tǒng)的亂架整理功能，是指把每本圖書當(dāng)前所處的位置與原來所處的位置進(jìn)行比對，如果位置不同，系統(tǒng)就會提示為錯架。這種方法使得工作人員在對圖書的每次隨機(jī)整理之后，都要再通過閱讀器掃描定位變化位置的圖書，處理過程甚為繁瑣。在相信但不盡信現(xiàn)有的分類全排架成果的基礎(chǔ)上，其實只需工作人員執(zhí)行系統(tǒng)算法，就可以找出亂架圖書。首先，設(shè)計圖書分類號的比較函數(shù)，由分類號來確認(rèn)圖書的先后位置。其次，對需要進(jìn)行檢測的書庫第1層位中的所有圖書進(jìn)行人工檢測，以確認(rèn)該層沒有錯架圖書，然后由第2層開始，將該層的每本圖書與第1層的每本圖書調(diào)用圖書分類號比較函數(shù)進(jìn)行比較。如果發(fā)現(xiàn)比較結(jié)果中第2層與第1層有不同的圖書，則說明這其中至少有1本是錯架，工作人員應(yīng)在系統(tǒng)中將不同的圖書予以標(biāo)記并繼續(xù)執(zhí)行程序。最終，被多次標(biāo)記的圖書可基本確定為亂架圖書，工作人員予以二次標(biāo)記，確認(rèn)后的亂架圖書不再參與與下一層位圖書的比較。依此類推，第3層與第2層比較，第4層與第3層比較……第N層與第N-1層比較，最后可以得出所有亂架圖書的位置信息。這種系統(tǒng)算法通過對相鄰層位圖書分類號的比較，可將圖書的亂架情況精確到層位，至于亂架圖書在層位中的具體位置則無法判斷，仍需要上架人員嚴(yán)格按照分類號進(jìn)行全排架。

（5）把亂架信息在架位導(dǎo)航圖中予以清晰標(biāo)記，并打印或發(fā)送給工作人員。由工作人員手持掃描設(shè)備掃描對應(yīng)層位的圖書，當(dāng)聽到不同聲音時表示掃描設(shè)備已經(jīng)讀取到錯架圖書，工作人員則可以很方便地對照閱讀器上的數(shù)據(jù)在對應(yīng)位置取出錯架圖書。如果錯架圖書就在附近書架，工作人員可直接將其上架，如果不在附近書架，則可安排其集中上架。

（6）以上步驟完成后，盤點系統(tǒng)中對應(yīng)的架位信息庫則應(yīng)更新為此次處理后的數(shù)據(jù)，以為架位導(dǎo)航系統(tǒng)提供支持。

（7）進(jìn)行各種統(tǒng)計及制作相關(guān)報表，如圖書的丟失率及遺失圖書清單、在架圖書清單、書庫錯架率及錯架清單、未在架清單等。

第2步與第4步的系統(tǒng)運(yùn)算過程完全由系統(tǒng)自動執(zhí)行，可以合并。筆者將其分開的原因是對亂架圖書和其他問題圖書做分開處理，以減少工作人員重復(fù)判斷的可能。當(dāng)然，如果書庫中的問題圖書不多，也可以將這兩步并作一步執(zhí)行。

從以上步驟可以看出，新的盤點系統(tǒng)的人力花費(fèi)主要集中在了掃描圖書及按照系統(tǒng)提示處理問題圖書上，有條件使用智能書架技術(shù)的圖書館則省卻了掃描的步驟，而只需在盤點前開啟智能書架獲取一次圖書信息即可；而隨著盤點工作的常態(tài)化進(jìn)行，問題圖書數(shù)量也會維持在一個相對較低的水平，也許到那時，圖書館每天都可以進(jìn)行館藏盤點了。

5 新盤點系統(tǒng)與現(xiàn)有盤點系統(tǒng)的比較

相對于現(xiàn)有的盤點系統(tǒng)而言，新盤點系統(tǒng)具有如下方面的優(yōu)勢。

5.1 盤點時的人力花費(fèi)大大減少

由于省去了盤點前期的整架和人工計數(shù)的步驟，獨(dú)立出了標(biāo)簽掃描的步驟，這使得工作人員無需在掃描時應(yīng)對出現(xiàn)的各種情形，加快了掃描的進(jìn)程；由系統(tǒng)自動判定問題圖書的位置，工作人員依架位導(dǎo)航圖便能找出問題圖書進(jìn)行處理。由此可以看出，當(dāng)盤點工作常態(tài)化運(yùn)行時，問題圖書的數(shù)量一定會維持在一個相對較低的水平，盤點也會更省力。

5.2 減少日常工作負(fù)擔(dān)

圖書館工作人員在保證圖書分類全排架的基礎(chǔ)上，還需要保證導(dǎo)航系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，所以在日常上架、整架、小規(guī)模倒架等操作后，其還要進(jìn)行再定位操作。而新系統(tǒng)省去了圖書定位掃描的流程，讓工作人員可以專心應(yīng)對日常工作。

5.3 盤點更加靈活、機(jī)動

盤點工作由于耗時太長，大部分圖書館都選在閉館期間進(jìn)行，以免影響讀者對圖書館的正常使用，且需要工作人員分組協(xié)調(diào)、多人配合才能完成。而新系統(tǒng)運(yùn)行步驟中的掃描和處理兩大環(huán)節(jié)都可在圖書館開放狀態(tài)中進(jìn)行，對讀者使用圖書館的影響甚微。所以，工作人員可隨時對全部或者部分書庫或者書庫的某一部分進(jìn)行盤點操作，并且可多人同時進(jìn)行，互不干擾。

5.4 減少了設(shè)備使用頻率和工作時間

現(xiàn)有盤點系統(tǒng)對掃描設(shè)備及閱讀器的使用效率較低，掃描設(shè)備很多時候都處于開啟狀態(tài)，而此時操作設(shè)備的工作人員卻往往在忙于處理問題圖書，或者為了精確比對數(shù)據(jù)而不斷重復(fù)掃描，甚至把圖書下架逐本掃描。而新系統(tǒng)只需要使用設(shè)備熟練的工作人員掃描一遍圖書即可，這就使得圖書館可以安排一小部分固定的工作人員使用掃描設(shè)備，既節(jié)約了培訓(xùn)資源、增加了掃描的準(zhǔn)確率，也讓很多館員可以安心地投入到日常的上架、整架等工作中。

5.5 系統(tǒng)具有容錯性

現(xiàn)有盤點系統(tǒng)在盤點時，很多問題圖書必須得到及時處理，否則就一定要等下一次盤點時才能找到。而新系統(tǒng)由于可以常態(tài)化運(yùn)行，無法及時處理的問題圖書在下一次盤點時也會被系統(tǒng)標(biāo)示出來，工作人員可以繼續(xù)按照標(biāo)示找出問題圖書再進(jìn)行處理。

5.6 可進(jìn)行錯架統(tǒng)計，對工作人員有無形的監(jiān)督、促進(jìn)作用。

傳統(tǒng)亂架率的獲取通常采用抽檢的方法，抽檢結(jié)果往往以偏概全且工作量大。而新系統(tǒng)的錯架統(tǒng)計不僅準(zhǔn)確、全面，而且還可以詳細(xì)到每個書庫及書庫內(nèi)的某一工作人員負(fù)責(zé)的書架，這可以作為對工作人員考核的依據(jù)。

5.7 結(jié)合分類排架成果，實現(xiàn)圖書精確定位。

當(dāng)前，幾乎所有國內(nèi)的RFID廠商所使用的圖書盤點定位方法都是RFID標(biāo)簽與層標(biāo)相結(jié)合的方式，即在圖書中粘貼的RFID標(biāo)簽與其對應(yīng)的層標(biāo)標(biāo)簽相關(guān)聯(lián)，一個層標(biāo)標(biāo)簽對應(yīng)多本圖書標(biāo)簽信息，通過層標(biāo)就可以定位所有放置在這一層的圖書。這種方法定位圖書的最大精度為書架的某一層，至于這一層中圖書是如何排列的，RFID盤點設(shè)備也無法做出精確的判斷[4]46。而在本系統(tǒng)中，本著相信但不盡信圖書分類全排架成果的原則，工作人員可以在各層的在架圖書中由系統(tǒng)根據(jù)分類號大小自動排列圖書位置，這樣就實現(xiàn)了圖書的精確定位，甚至可以提取每本圖書的頁碼及裝幀方式等信息用以確定圖書的厚度，使圖書更精準(zhǔn)地在定位導(dǎo)航圖中予以標(biāo)示。

6 結(jié) 語

由于圖書館RFID系統(tǒng)是由物流系統(tǒng)發(fā)展而來的，在諸多系統(tǒng)功能上尚未達(dá)到圖書館的期望，所以需要更多致力于此研究的圖書館同仁和廠商來不斷完善其系統(tǒng)功能，不斷發(fā)展RFID技術(shù)在圖書館中的應(yīng)用，相信RFID技術(shù)一定會為圖書館帶來更多的便利和驚喜。

[1]施小培,孫 琳.基于RFID技術(shù)的館藏圖書盤點實踐與啟示[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息,2013(9):51-53.

[2]李 斌,陳 琳.RFID技術(shù)環(huán)境下圖書盤點的實踐與探索:以電子科技大學(xué)圖書館為例[J].四川圖書館學(xué)報,2012(3):5-7.

[3]王玉波.國外圖書館社區(qū)服務(wù)的進(jìn)展研究[J].圖書館,2008(5):55-56.

[4]陳 進(jìn),鄧景康,景詳祜.圖書館RFID技術(shù)及應(yīng)用[M].上海:上海交通大學(xué)出版社,2013.