論對創新企業檔案管理工作的認識

李冰

摘 要：在科技技術不斷進步的今天，企業檔案管理的創新也是必要的，而檔案作為重要的信息資料，其創新也成為當今企業發展的必然趨勢。因此，我們既要認識到企業檔案信息數字化、網絡化的緊迫性，還要認真面對她的復雜性、系統性。

關鍵詞：企業檔案；人才培養；組織監管；服務方式創新

1 對檔案專業人才的培養

專業人才的培養要有目的性和針對性，既要適應社會的發展又要符合企業檔案管理事業的發展要求。作為一名檔案專業人才，需要具備的是扎實的檔案管理學的基礎知識和科技前沿的信息理念，而且必須掌握信息技術和計算機技術及其相關技能，是符合國家檔案管理和研究應用型、綜合性的專業人才。因此，作為企業的領導層，首先要了解檔案管理對企業的重要性，其次，想培養檔案管理的專業人才納入企業日常工作的主要內容之一，采取相應的措施有計劃有目的的引進和培養專業人才。從不同方面、全方位培養專業性的人才。才能從整體上實現檔案管理人員的優化，加強當檔案管理工作者的能力和水平，促使企業檔案管理逐步走向專業化、信息化的時代。為企業的發展奠定堅實的基礎。

2 加強檔案人員的自身學習，提高整體隊伍的素質

伴隨著企業的不斷進度和改革發展，對檔案管理人員的各項要求也逐步的提高，即人才多功能化。不僅要從整體上把握社會發展狀況，為相關信息搜集和判斷做依據，也可以為領導層做決定提供寶貴的依據。現在企業辦公已經走向自動化和信息化，都是在借助網絡和計算機來完成各項任務。因此檔管理人員要從自身出發，找出缺點并尋求解決方法。要熟悉各種辦公軟件的使用，提高工作效率。從檔案管理的過程中的文件、檔案內容、資料以及到資料搜集、歸整、分析、綜合、評價、收藏等各方面來提升自己的工作技能。檔案工作者只要不斷地學習，適應新形勢的發展，才能很到的面對挑戰。對于自身的提高，可以從以下幾方面著手。

2.1 意識的創新

檔案管理工作者可以從社會高度發展的中意識到自己的不足。只有檔案工作者從觀念上有突破創設新的覺悟，才能將創新的思想作為指導方針引導自己走上光明大道，否則檔案的創新也就無從談起。網絡信息時代是一個新型的社會時代，創新已經成為這個時代的標志。特別是在檔案工作已經電子化、網絡化這方面，處處參透著創新的思想和實踐。所有檔案工作者從思想上意識到創新的重要性，才能付諸行動，廣泛涉足檔案科學知識，從整體上完善知識結構，同時學習電子信息技術，跟上檔案學理論發展的發展和時代的步伐。

2.2 知識的創新

關于檔案工作的信息來源，其從搜集、傳遞、存貯到開發利用具有較強的學科交叉性和應用性的特征。在科技發達的時代，檔案工作亦在社會中找到自身的價值。檔案管理人員必須優化知識結構，是自己適應時代符合專業的人才。檔案工作者在現有的知識結構上，不斷發掘檔案工作的形成規律、活動規律和發展規律，并結合信息技術，探索符合檔案管理的方式或模式，達到創新的效果。同時檔案人員還要充分發揮自己的潛力，擴充自己的能力，以應對新時代的挑戰。

2.3 能力的創新

電子技術的產生和發展，基于網絡環境的條件，信息技術更新換代極快，加快信息產生的速度和存貯能力，對檔案文件管理和工作形成強大的壓力。因此檔案管理者要擁有超強的網絡應變能力，同時還要補充新知識，并且善于將知識化為有效的管理能力，在自己的理念、能力方面達到創新境界，以適應當代的信息快速發展。

3 豐富檔案資源，加強檔案工作創新基礎

企業豐富的檔案信息資源及其建設是檔案開發利用的根本，也是檔案管理創新的條件。目前，檔案信息具有多多樣化的載體，信息化的管理對象，電子化的工作方式、網絡化的服務模式以及整個檔案管理的革新等提點，對檔案館藏的發展和壯大形成強大的沖擊。創建新型的檔案館，整合和挖掘企業館藏各種豐富的信息資源，添加和換上網絡軟硬件設施，增加館藏檔案的數字化信息的分量。因此需要在檔案創新的同時豐富和完善檔案資源。

3.1 對企業檔案庫的建設

隨著館藏的檔案數量不斷上升，企業每天的業務源源不斷，就會產生各種檔案收進檔案館，而且檔案的移交工作要求制度化和規范化。有些企業的檔案庫的空間很狹窄，功能不健全，各種設備很陳舊等問題，與現代化的信息化的檔案館管理標準有很大的差距，信息化的檔案館要求管理效率最大化，有計算機管理代替人工管理，而且信息化的庫房空調的硬件設備齊全，保持庫房的恒溫，還包括新潮的思想和豐富的內容。從管理載體的創新、檢索手段的創新，表面檔案館庫房的更新尤為重要。

3.2 對檔案館庫進行業務重組

檔案館的主體應該包括檔案的信息采集和開發中心、服務中心和管理中心三大部分，而且服務企業為核心，已依法運行的信息化檔案館為格局。現代的檔案管理應該在原有的檔案部分優勢功能基礎上，添加數據采集和開發功能，以整合檔案資源為導向，形成文書、科技、聲像等檔案以及專門檔案共享的管理局面。同時所有檔案都形成電子信息保存共享，方便檔案的管理和完善，并且都按科學的編寫目錄分冊分類，保證檢索和使用的方便快捷，多種存貯方式可以保證信息的安全性，從而提高檔案管理工作的效率和質量。

4 信息化建設是加快檔案工作創新的保證

全球信息化正以無比的速度卷入社會生活，加快社會發展的步伐。利用各種信息系統管理檔案工作，以信息化代替人工，依托計算機和系統的輔助，建立高效快捷的檔案管理信息系統，能夠很好為企業服務。

4.1 信息化建設提出技術管理新要求

加快信息化建設可以從兩方面入手，一方面是電子政務，從拓展文件的生成過程以及環境，同時還對其前身跟著文件形式形成要求，延伸到系統的開發設計，按照其功能要求增加檔案的工作內容。另一方面是參與文檔一體化管理系統，信息軟件的開發工作可以參入到檔案管理各項工作中。有助于規范檔案管理軟件的開發和利用，可以提高信息化管理的水平，保證檔案信息和數據的安全性和保密性。同時又添加檔案管理工作的內容。

4.2 企業信息化建設可以提高了組織效能與監管能力。

檔案管理的信息環建設，可以加快其工作效率，同時加強與企業的其他部門的溝通和交流，能更好的服務于各部門，為各部門提供及時、有價值的檔案信息。也間接提高了個部門的工作效率，從而可以提高組織的管理效能和監督管理能力。

5 檔案的開發利用和改善服務方式是檔案工作創新的目的

創新、信息化等各種手段建設企業檔案管理，其最終目的是為了加強檔案數據的開發利用和更好的為企業服務。那么可以堅持三個原則，主要包括堅持協調發展、建立現代新型檔案館庫工作以及堅持效益服務的原則。一是向深層次開發利用檔案。根據企業自身的規律和特點，工程建設是按照需求制定有效制度；二是向功能服務化。不僅做好上門的服務，而且主動參和了解重大工程的前期工作，建立各種咨詢服務。三是改善服務模式，改變服務方法，提高服務水平和能力。

6 結語

創新是時代發展的要求，，是企業進步的標識。檔案管理工作的創新是為了提高檔案管理工作的效率，將管理工作內容專線服務，有助于企業的信息資源的開發和利用，更好的為企業的發展提供強大的后臺支持和有價值的信息源。