醫(yī)院檔案管理策略研究

覃延華

(中山市黃圃人民醫(yī)院，廣東 中山 528429)

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醫(yī)院檔案管理策略研究

覃延華

(中山市黃圃人民醫(yī)院，廣東 中山 528429)

檔案是重要的記錄資料，在醫(yī)院管理工作中，加強對檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，成為醫(yī)院管理工作中一項重要內(nèi)容。從完善制度建設(shè)、主動介入重大項目、加強培訓(xùn)教育、重視開發(fā)利用等方面進行分析、探討，以期進一步強化醫(yī)院檔案管理，發(fā)揮其在醫(yī)療工作中的積極作用。

醫(yī)院檔案；加強管理；積極作用

檔案是重要的記錄資料，在醫(yī)院管理工作中，檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)工作。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革和發(fā)展，醫(yī)院形成的檔案門類數(shù)量不斷增多，檔案利用的頻率不斷提高，加強對檔案的科學(xué)化管理，成為醫(yī)院管理工作中的一項重要內(nèi)容。近年來，我院先后榮獲全國綜合醫(yī)院中醫(yī)藥示范單位、廣東省創(chuàng)傷救治科研中心創(chuàng)傷臨床基地、廣東省高等醫(yī)學(xué)院校教學(xué)醫(yī)院榮譽稱號，在創(chuàng)建過程中形成了大量的檔案資料。為此，我院為適應(yīng)醫(yī)院工作的需要，將加強檔案管理工作作為醫(yī)院創(chuàng)等達標(biāo)、醫(yī)療質(zhì)量建設(shè)、構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系的一項重要工作來抓，多管齊下，切實做好創(chuàng)建活動、設(shè)備基建、科研教學(xué)等檔案資料的管理工作，努力為醫(yī)院規(guī)范、科學(xué)、有序、健康的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 加強和完善檔案管理制度建設(shè)，促進檔案管理規(guī)范化

檔案管理是一項長期工作，必須根據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，制定出符合實際工作的檔案管理制度，切實將分散在醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門的檔案材料進行有效的收集、整理、立卷、歸檔，同時嚴格把關(guān)，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的考核制度。為此，我們進一步加大管理力度。一方面繼續(xù)明確一名行政副院長分管、院辦主任主管，各科室指定一名工作人員負責(zé)科室資料的收集、整理、移交工作。有的科室甚至建立了自身的電子檔案，屆時，紙質(zhì)、電子一并移交，進一步規(guī)范管理，提升了效率。另一方面我院將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書之中，將檔案管理與科主任目標(biāo)管理考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責(zé)任，要求科主任做好歸檔材料的收集、整理，從而促進檔案管理的規(guī)范化。

2 主動介入重大項目(設(shè)備)建檔工作，提升檔案信息資源價值

對我院來說，除病案資料外，設(shè)備資料、基建工程的管理及歸檔是檔案管理工作的一個重要方面。因此，要高度重視基建工程建設(shè)資料的歸檔工作，在工程建設(shè)現(xiàn)場和醫(yī)院都設(shè)有專門的檔案管理人員，特別注重在工程建設(shè)過程中收集與整理工程建設(shè)資料。近年來，醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)隨著業(yè)務(wù)增長而不斷增多，2012年更是啟動了16層住院大樓建設(shè)，檔案工作量隨之增大。為此，我院制定了一系列管理辦法，對工程建設(shè)資料實施全方位、全過程有效控制和管理，并設(shè)一名資料員全程跟進。從工程招投標(biāo)階段，在合同文本中明確規(guī)定各參建單位對工程建設(shè)檔案所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，并制定相關(guān)考核措施，要求各參建單位設(shè)立專職部門和人員負責(zé)施工期間資料的收集、管理以及歸檔工作。在工程建設(shè)的每一個階段，我院工程管理人員和檔案管理人員聯(lián)合對各參建單位階段性工程資料進行檢查、驗收，從工程一開始就做到隨時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。通過對各參建單位工程資料多次階段驗收，多次隨機檢查，有力地保證了工程建設(shè)資料的齊全、完整。

大型設(shè)備的引進，我院堅持主動參與、提前介入，從設(shè)備的申請、效益分析、專家論證、院務(wù)討論、驗收登記等自始至終參與并收(搜)集材料，設(shè)備科設(shè)一名兼職人員收集、整理、錄入，一方面規(guī)范了檔案資料的管理，提高工作效率，另一方面提升了檔案的利用價值。近兩年我院先后引進MR、DR、CT、內(nèi)鏡系統(tǒng)、監(jiān)護儀、呼吸機等高精設(shè)備，由于檔案人員主動介入、提前參與，設(shè)備檔案資料得以齊全、完整，使其信息資源價值大大提升，在為臨床一線提供快捷服務(wù)中發(fā)揮了積極的作用。

3 注重開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案使用價值

檔案只有通過利用才能使其保存價值得到充分發(fā)揮，產(chǎn)生現(xiàn)實的社會和經(jīng)濟效益。醫(yī)院檔案管理人員必須樹立強烈的服務(wù)意識，擴大服務(wù)領(lǐng)域，改善服務(wù)方式，主動送檔案信息到檔案利用者手中，同時還要積極開展多種編研活動，對檔案信息進行加工，通過編寫各種專題匯編、定期舉辦專題櫥窗或小型展覽等形式，讓全院職工更形象地了解醫(yī)院的發(fā)展與新變化，不斷增強職工的主人翁意識。

為此，本院采取一些方式：一是完善案卷目錄等檔案檢索工具索引工作；二是調(diào)整充實匯編資料，將檔案達標(biāo)、復(fù)查后形成的檔案信息資料調(diào)整充實到歷年文件匯編資料當(dāng)中，以確保利用檔案的各種需要，使檔案的潛在價值得到提升；三是做好各類檔案統(tǒng)計臺帳，如各類檔案借閱登記薄、文書檔案移交登記薄、檔案庫房檢查記錄、檔案數(shù)量統(tǒng)計臺帳、檔案收進、移出登記表等工作，做到臺帳清晰規(guī)范。在認真編制檔案檢索體系的同時，我院充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為市衛(wèi)生局、鎮(zhèn)政府、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)編寫《中山衛(wèi)生年鑒》、《黃圃志》，撰寫醫(yī)院工作報告及各項專題匯報，開展各類教育、干部職工職務(wù)職級的晉升，尤其是為新住院大樓建設(shè)等工作提供了大量翔實的材料，充分發(fā)揮了檔案管理的積極作用。

此外，利用設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案資料，分析安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理工作的特點、存在不足以及預(yù)防對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。同時，利用大量的會計檔案資料，為各類財務(wù)檢查、審計提供最真實的依據(jù)。

4 加強教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理的水平。醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進修學(xué)習(xí)等形式，提高業(yè)務(wù)水平，無論是專職還是兼職檔案管理人員都必須在工作中增強危機意識和緊迫感，努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，注重知識更新和補充，積極轉(zhuǎn)變工作觀念，不斷適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。我院的方法是，一是集中組織學(xué)習(xí)。利用院務(wù)旬會、中層周會及其他行政會議，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的政策、規(guī)定，強化檔案管理的必要性。二是出外學(xué)習(xí)。選派檔案管理人員參加省市檔案局舉辦的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)班，邀請市鎮(zhèn)檔案館人員前來指導(dǎo)，有效提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三是利用工程建設(shè)、安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理工作的一切機會，在檔案管理工作實踐中學(xué)習(xí)。根據(jù)工程檔案管理工作的需要，下發(fā)《關(guān)于基本建設(shè)工程項目劃分及檔案歸檔要求的通知》、《基本建設(shè)項目檔案管理暫行規(guī)定》等有關(guān)要求和重新修訂了《黃圃人民醫(yī)院檔案分類編號方案》，使檔案管理人員思路更清晰，目標(biāo)更明確，每一項工程資料的收集、分類和管理做到有的放矢、有章可循。

(責(zé)任編輯：魏 曉)

2014-03-08

覃延華(1962-)，女，廣東省中山市黃圃人民醫(yī)院副研究館員，研究方向為衛(wèi)生系列檔案管理。

R197.32

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1673-2197(2014)11-0130-02