知識經濟下高校綜合檔案管理的問題探析

向樺

隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，我國逐漸進入了知識經濟時代。知識經濟時代的到來，對我國高校綜合檔案管理提出了新的要求，信息化是我國高校檔案管理工作的必然趨勢。提高高校檔案管理的效率、實現檔案信息的共享、提高檔案的使用效率將會是現代化檔案建設的必然要求。該文分析了知識經濟背景下，我國高校檔案管理工作中存在的問題，提出了解決我國高校檔案管理中存在問題的對策。

一、我國高校檔案管理中存在的問題

高校檔案管理人員管理意識不足。目前，部分高校領導對檔案管理的重要性認識不足，未能認識到高校綜合檔案管理工作對教研活動的影響，因此，對高校的檔案管理工作有所忽視。高校領導對檔案管理工作的忽視，導致檔案管理人員的工作散漫，工作效率低下。在檔案數據收集和整理工作中，缺乏系統性和完整性。整理進度緩慢，導致高校檔案管理中出現信息不全、檔案積壓等問題。另外，高校檔案管理人員的管理理念相對落后，這就導致高校綜合檔案管理工作不能很好地滿足社會經濟發展的需求。在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員缺乏創新意識，無法實現檔案資源的合理利用，造成了管理資源的浪費。

檔案管理人員的素質有待加強。隨著社會經濟的發展，檔案管理工作也逐漸呈現出知識化的特點。對檔案管理人員的素質也提出了更高的要求，知識經濟下的高校綜合檔案管理工作，要求檔案管理人員具備計算機操作技能、信息管理能力、信息收集和文件整理的能力等。但是，就目前我國高校檔案管理人員的實際情況來看，管理人員普遍缺乏專業性，沒有受過系統的訓練。這在一定程度上影響了高校檔案管理工作的效率，不利于高校綜合檔案管理工作的發展。因此，在知識經濟下，培養高素質檔案管理人才刻不容緩。

檔案信息利用不足。高校綜合檔案管理工作的重點是實現檔案信息的綜合利用，但是，在實際工作中，高校對綜合檔案信息的開發利用僅僅停留在表面，導致檔案信息資源的利用不足。高校的檔案資源無法滿足用戶的需求，也無法產生經濟效益和社會效益，這就導致了高校檔案管理中的資源浪費。

檔案信息開放性不足。傳統的檔案管理以紙質檔案管理為主，檔案的開發度較低，無法實現有效共享，這在一定程度上制約了高校檔案管理工作的發展。高校檔案管理工作人員缺乏市場意識，管理人員的思想意識較為落后，導致高校的綜合檔案管理處于保密狀態。很多學生不了解檔案的查詢途徑，也就無法實現對檔案的利用。

二、解決我國高校檔案管理中存在問題的對策

知識經濟時代，要解決檔案管理工作中存在的問題，就必須要在分析存在的問題的基礎上，探討問題解決的對策。

加強高校檔案管理人員隊伍建設。加強對高校檔案管理人員隊伍建設包括了兩方面內容，一是提高管理人員的業務技能，二是更新檔案管理人員的思想觀念。第一，提高檔案管理人員的業務技能。加強高校檔案管理人員隊伍建設，是高校綜合檔案管理工作健康發展的重要保證。在實際工作中，高校不僅要加強對原有檔案管理工作人員的教育，而且要注重創新型人才的引入。加強對高校檔案管理人員管理技能的培訓，培訓的內容包括了現代化信息技術、檔案管理技術等，切實提高檔案管理人員的業務技能。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源第二，更新檔案管理人員的思想觀念。受到傳統檔案管理理念的影響，高校綜合檔案管理的開放度普遍較低。

加上檔案管理工作人員對現代信息文明和知識經濟的了解較少，制約了我國高校檔案管理工作的發展。因此，要促進高校檔案管理工作的發展，就必須要從管理理念入手。引導檔案管理人員樹立現代化的檔案管理意識，確保檔案管理人員的思想觀念跟上時代的步伐。高校領導更新理念，重視高校綜合檔案管理工作，加強對高校綜合檔案管理工作的改革。充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，激發檔案管理人員的創造性。在具體的工作中，實現管理和服務方式的靈活化，增強工作人員的競爭意識和服務意識，促進高校檔案管理工作的健康發展。

加強現代化信息技術的使用。加強現代化信息技術的使用，包括了利用計算機技術，完成高校檔案信息的收集、整理、分類和保存等工作；通過互聯網技術，實現高校檔案資源的共享；加強高校檔案管理的標準化建設。具體包括了檔案的電子化分類、檔案的網絡化共享等。

第一，檔案的電子化分類。高校校園網絡的建設和使用，為高校檔案電子化分類的實現提供了現實基礎，但是同時也增加高校檔案管理的風險。為了確保檔案信息的安全，高校都設置了用戶登錄系統。以信息的保密等級為依據，對檔案進行不同程度的保密建設。在實際運作過程中，根據用戶的身份，確定用戶的訪問等級，在確保了信息安全的同時，也實現了對信息的分類，方便了檔案信息的查詢和管理。

第二，網絡技術的發展，對實現高校綜合檔案的共享也具有重要意義。高校充分發揮校園網和自動化辦公系統的作用，實現和校外網絡的連通。檔案管理人員可以在校內網上發布教研信息，還可以提供電子郵件等服務。另外，通過檢索功能，還可以方便用戶對相關信息的查閱，提高信息查詢的效率，實現信息的共享。

加強檔案管理軟件開發。在高校檔案管理工作中，為了能夠更好地實現檔案管理的信息化，就必須要加強對檔案管理軟件的開發。加強軟件開發的最終目的是要實現檔案管理中的文檔一體化，只要輸入一次信息，就能夠實現對檔案信息的反復利用，減少了檔案管理人員的工作量，提高了高校檔案管理工作的效率。另外，加強對管理軟件的開發，還能夠將一些紙質檔案轉化成電子檔案，實現對電子檔案的集中化管理。信息的編輯加工和輸出利用是檔案一體化管理的基礎，包括了對文件目錄、文獻和參考資料等的編輯和利用。大多數高校在建立信息化檔案管理系統后，都會對原有的紙質檔案進行掃描，有效提高了檔案管理的速度。但是，我們也應該認識到，僅僅擁有這些功能的檔案管理軟件是不健全的。高校檔案管理部門應該加強對檔案管理軟件的研發，建立一個功能齊全，查詢快速，共享便捷的綜合檔案信息管理系統。

轉變檔案管理模式。知識經濟時代，知識和信息、人才、資金是三大戰略資源，實現對檔案信息資源的有效管理逐漸得到了人們的重視。但是長時間以來，人們對檔案管理工作的評價都以館藏數量、利用情況等指標為主。在傳統檔案管理工作中，這種管理模式也曾經發揮過重要作用，但隨著社會經濟的發展，這種管理模式已經逐漸無法滿足管理工作的需求。知識經濟時代，想要謀求檔案管理工作的健康發展，就必須要轉變檔案管理模式，從硬性管理轉向軟性管理，促進高校檔案管理工作的健康發展，更好地發揮出高校檔案資源的價值。

三、結語

隨著知識經濟時代的到來，高校綜合檔案管理工作面臨著新的挑戰。目前，我國高校檔案管理工作中仍然存在許多問題，明確管理中存在的問題，加強對相關問題的分析，而后提出解決的對策，促進高校綜合檔案管理工作的現代化發展。