加強會計檔案管理 促進高校財務規范

鄧鴻飛

【摘 要】 立足于會計服務經濟和體現十八大精神的根本，從會計檔案管理的重要性出發，分析了高校在實際工作中會計資料檔案加工生成過程中可能面臨的制度和技術挑戰導致的信息失真，從多元化創新角度提出了規范會計資料檔案管理、加強高校財務規范的有效措施。

【關鍵詞】 高校； 會計； 檔案管理

中圖分類號：F230 文獻標識碼：A 文章編號：1004-5937（2014）09-0123-02

會計法是以處理會計事務的各種經濟關系為對象。以此為核心，各級會計組織需對各類社會組織的經濟活動和財務收支進行分析、檢查等經濟管理活動。高校作為立國之本的教育服務業，需加強貫徹十八大精神，切實有效履行國家賦予的重要社會責任，評價高校社會責任履行的效果，會計監督必不可少，會計檔案管理作為這項工作的重要依據，亦顯得尤為重要。

一、會計檔案真實是推進法制化管理的基礎

任何一個經濟組織和團體都離不開經濟活動和經濟責任的考核，而會計系統是這一歷史使命的直接承擔者，會計系統加工形成的報表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運營管理等重要歷史事件核查的重要依據，而會計資料檔案的真實性、完整性和可靠性是重要基礎。

（一）會計檔案質量決定了高校的考核質量

會計資料是高校會計檔案的重要構成部分，而會計資料一般是指高校會計人員根據法定程序加工而成的會計信息。這些會計資料為報表使用者展現了高校的財務狀況和各項預算資金運用的合規性。現代社會中，高校會計信息的使用者已延伸至各層級的政府主管部門與監管機構，直接影響國家宏觀經濟調控與教育體制改革與發展秩序。高校運營管理是否踐行了法制化軌道，在其會計檔案中必將有明確體現，是上級機關事后考評的依據。低質量的會計資料不可能作出客觀、高質量的高校績效考核。

（二）會計檔案質量提供了教育產業反腐的利器

會計的基本職能是通過核算行使財務監督職能，需以高校實際發生的經濟業務為對象，以真實完整的會計資料檔案為依據，對高校的經濟業務事項進行的檢查與控制，實現內部監督職能，并為外部監督機構提供真實的高校會計資料進行檢查鑒定，以便對高校運營管理與會計管理的評價。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規挪用教學科研經費等貪污案件，無一不是從會計檔案中找出端倪，無一不需要會計資料作為有力證據。

（三）會計檔案合規管理實現了管理手段的提升

我國《會計法》在立法宗旨和修訂內容上，均對確保會計資料質量、規范會計管理作出了明確的法律要求，表明《會計法》的根本任務就是規范會計活動，力求會計資料完整可靠，為提高高校運營管理和財務管理效率及穩定財經秩序保駕護航。會計電算化系統的廣泛運用，在一定程度上也杜絕了手工賬務處理的隨意行為，對業務流程進行了規范。為此，電子會計檔案的管理也顯得尤為重要。

二、會計檔案管理的局限與挑戰

會計資料檔案的真實完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰會計檔案資料真實性的主要影響因素包括會計制度體系的科學性、內控體系的嚴密性和技術支持平臺的安全性。

（一）會計制度規范體系仍不夠細致

當前體現國家宏觀調控政策意圖與市場管理目標的高校會計管理體制還處于改革調整過程中，所執行的會計制度相對企業會計準則的資產組等概念而言完備性不足，對于高校自行采購的零星設備核算并未強制要求按項目進行歸類核算，各高校容易從自身利益出發在法律框架范圍內偏離法規主旨來謀求套取預算收入等的局部利益，通過將同一個較大項目的采購活動規避在政府統一采購系統之外，化整為零，讓事后監督無法將業務的真實面貌還原，給監管帶來一定困難。在一定程度上誘發了會計資料造假，導致留存的會計檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會計工作之后，高校在修訂自身會計檔案管理制度等方面不夠及時，會計電算化檔案保管只注重數據的保管而忽視數據環境（軟件系統和硬件環境）的管理，甚至因疏于管理導致會計檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會計資料信息失真的潛在風險。

（二）利益驅動導致造假，內控措施不到位

當前市場上銷售的企業會計電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會計管理軟件，則可能通過自行開發實現，雖然操作界面并不出現后臺數據管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏數據管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會計系的隱藏數據管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經濟收益，被修改過的會計系統所披露的會計信息體現了其自身利益最優的結果，不能反映高校預算執行的實際效果，屬于有動機地操縱會計系統生成了虛假信息，降低了會計資料檔案的真實性和可靠性。

（三）會計支持系統的安全性仍留隱患

隨著現代信息技術越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經推行了會計電算化核算管理，使得防控會計舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會計檔案真實性受到挑戰。除了一些單機版會計電算化軟件會隱藏快捷熱鍵開啟的數據管理窗口可供隱蔽修改業務數據外，基于自建服務器使用的網絡環境下會計電算化系統，也可以與軟件提供商的售后服務人員通過軟件維護途徑直接在服務器上篡改相關數據，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網絡的會計電算化信息系統還存在著諸多安全隱患，網絡數據庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強化系統控制，電算化會計帶來的危害和損失將遠高于手工會計系統。

三、多角度創新會計檔案管理模式

會計檔案管理的日趨規范是一項系統工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設、管理技術手段升級和從業人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。

（一）制度建設上實施統一領導下的分級管理endprint

要緊緊圍繞國家財政部及檔案局在2011年聯合下發的會計檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統一而明確的會計檔案管理工作制度，即會計檔案管理需實行統一領導、分級管理的模式。建議進一步細化、同級財政部分作為統一領導主體，將高校電算化條件下的會計檔案管理實行權限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數據的后臺維護則由上級主管部門統一采購和付費，一旦發現協助高校違規篡改數據行為，將解除服務合同，并向公安機關報案，加大其違規成本。

（二）技術手段上采用未來通用的報表格式

會計文件和相關法規等文檔資料的保存通常需要用專門的會計軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴展商業報告語言）各項準備和試運行工作。這一技術基于互聯網傳遞數據，避免數據服務器存在于高校本地，可統一建立在同級或上級財政管理部門，杜絕后臺進入服務器修改數據庫的可能。同時，采用這一獨立而開放的國際標準語言后，可對信息進行分類并加上標簽，就使得這些信息在經濟組織內部和外部能夠更加方便有效地對財務信息進行自動搜尋與使用。隨著會計報告范圍的延伸，也能促使改變當前單一的通用財務報告模式轉向更豐富多樣的交互財務報告模式，為會計信息需求者更加高效利用會計資料檔案提供便利。

（三）從業準入上持續提高檔案從業人員職業素質

要實現會計檔案管理工作的連續性和有效性，會計檔案管理人員不僅需具備優秀的職業道德素質，也要具備一定的會計從業知識，對會計基本流程和要素具有職業敏感性。不能把會計檔案管理當成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準入上和工作中能切實堅持履行職責，遵守各項法規，模范履行會計檔案管理工作中的各項規章制度，保持廉潔與公正，還要加強對審計業務、計算機、網絡安全、會計電算化等信息技術的學習與培訓，加大檔案管理者對前臺財務核算人員的后期監督與約束作用。

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