如何提高高校檔案管理的科學化水平

摘 要：本文分析了高校檔案管理的現狀，并從四個方面闡述了提高高校檔案管理科學化水平的措施。它們分別是：健全制度，更新觀念；實現檔案管理信息化；提高檔案管理人員的素質；提高檔案的安全意識。

關鍵詞：高校；檔案管理；科學化；措施

高校檔案管理工作對于高校的發展有著積極的作用，甚至是推動社會、經濟發展不可或缺的一環。隨著社會的發展，檔案管理的科學化問題已經被提到議事日程上。高校在進行檔案管理的過程中必須要敢于直面工作中出現的各種挑戰，才能夠讓檔案管理工作與時俱進，才能夠適應高校發展的客觀要求，才能夠更好的為高校各項工作的開展服務。

1 高校檔案管理的現狀

1.1 檔案意識薄弱

長期以來，由于人們檔案意識不強，在工作過程中，上至領導下至一線員工，“重工作、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，認識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

檔案意識薄弱，還導致很多高校沒有綜合檔案室，各科室只負責把自己科室自認為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現象相當嚴重。這就對高校檔案管理造成了不可彌補的損失。

1.2 管理手段落后

目前的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有主動對檔案資料進行分析、編研，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，信息化程度不高，難以充分實現檔案的利用價值。在當今國家高等教育事業和計算機信息技術迅猛發展的形勢下，這種傳統落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。

1.3 管理隊伍素質較低

由于對檔案工作重視程度不夠， 高校檔案隊伍總體素質不高。高校檔案工作人員大都使用編外人員，即使有些高校配有專職的檔案管理人員，但大都年紀較大或是工勤人員轉崗而來，缺乏基本的知識和技能。真正科班出身、從事檔案管理工作的人少，受過全面檔案管理專業培訓的工作人員少，懂計算機、網絡技術等現代管理手段的人少。另外，檔案管理人員在職稱、待遇及工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區別，也導致許多高層次、高素質人才不安心或不愿從事這項工作。

2 提高檔案科學化管理的措施

2.1 健全制度，更新觀念

健全檔案制度是搞好檔案工作的重要保證。高校要大力宣傳《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法律，依法建檔。制定明確的崗位目標責任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出及時，真正實現資源共享。只有制定和建立各類檔案管理制度，形成檔案管理制度體系，才能確保檔案科學化管理工作的有效實現。

更新觀念是做好檔案管理的前提和有力保障。改變追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務的思想，主動地把檔案工作重點與學校工作中心結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，樹立開放意識，改變長期封閉的局面，增強服務意識，打造檔案工作的新形象。

2.2 實現檔案管理信息化

檔案管理信息化是指，在檔案資源的各項管理過程中，利用信息系統進行加工和通過計算機網絡進行保存傳輸，將原有的不同載體的檔案資源轉化為數字信息，并在此基礎上實現檔案資源的合理配置與社會共享。

檔案管理信息化，是高校檔案管理的必然趨勢，也是提高高校檔案管理的科學化水平的重要措施。主要體現在兩個方面：一方面提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術等高科技手段，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面是推進文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使檔案室成為一個信息供應中心。

2.3 提高檔案管理人員的素質

由于現代化的檔案管理工作是以計算機為手段，通過網絡來進行，這就對檔案管理人員的素質提出了較高的要求。對于高校來說培養出一支高素質的檔案管理人員隊伍，實現檔案管理的信息化、系統化、科學化已經勢在必行。為了讓高校中的檔案管理人員能夠適應檔案事業發展的步伐，必須對他們進行相應的業務培訓與管理意識培訓。通過相關的知識學習、技能培養，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規制度和最新的行業標準，熟練的掌握計算機操作技術、網絡技術、數據庫技術、信息檢索技術等方面的專業知識，而且還能夠在網絡環境下進行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應是文獻史料的管理者，更應是文獻信息的開發者。

2.4 提高檔案的安全意識

檔案信息具有一定的保密性，需要加強檔案信息系統安全防范規劃，做好安全防范措施。電子檔案上網后， 必須從進入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采取防火墻、安全代理等技術實現；防止內部成員泄露，在管理技術上要做到信息安全存放。 同時，逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發生。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開的檔案目錄查詢服務，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全保護措施，確保檔案信息系統的安全運轉。

總之，檔案管理的科學化是知識經濟時代檔案管理發展的必然趨勢，新的世紀是檔案事業發生深刻變革的世紀。新技術的發展使檔案管理工作便利與難度并存，作為高校的檔案管理工作者應該充分利用科技力量的強大優勢，更新觀念，提高自身素質，推動檔案工作的創新與發展，為學校和社會的發展提供更好的服務。

參考文獻

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作者簡介

常春玲，（1980-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。