單位文書檔案管理面臨的問題與解決對策分析

穆梅

摘 要：做好單位文書檔案管理工作對于促進檔案檔案管理水平的提升，推動單位發展具有非常重要的作用。為了跟上時代發展的步伐，我們有必要在過去的文書檔案管理工作上進行改革與創新，結合單位發展的實際情況，科學地選擇工作方式，確保單位文書檔案管理工作順利開展。本文結合筆者實際工作經驗，就單位文書檔案管理工作面臨的問題進行了分析，并提出了相應的解決對策。

關鍵詞：文書檔案管理；問題；對策

1 單位文書檔案管理面臨的問題

1.1 管理體制不健全

從我國文書檔案管理工作的實際情況來說，普遍都存在管理體制落后，制度不完善的問題。很多單位的文書檔案管理都無法分清楚“藏”與“用”之間的關系，通常都是重藏輕用，讓文書檔案管理工作失去了原有的價值。另外，很多時候在開展文書檔案管理工作時，領導往往重視抓大頭，其他細節部分的工作重視不夠，這些都在很大程度上造成了文書檔案管理工作的不規范、不具有實效性。

1.2 工作手段較落后

二十一世紀是信息時代，對于文書檔案管理工作的方法更是有了更新的要求，對單位文書檔案管理工作手段進行改革和創新，就必須要與時代的發展相結合，進一步提高單位文書檔案管理工作的實用性、共享性。但是從我國現階段文書檔案管理工作的實際情況而言，很大一部分單位僅僅為了順應潮流而給檔案管理部門配置了計算機，但是在應用上還存在很多問題。比如說部分單位僅僅利用計算機來保存電子檔案文件，編目和檢索服務都是在脫機狀態下進行的，根本不能實現共享。

1.3 管理人員水平低

一些單位檔案部門的管理人員專業水平較低，很多時候文書檔案管理人員都是兼職的狀態，根本不能將所有的精力放在檔案工作上。另外，部分檔案管理人員對于文書檔案工作的重視不足，他們覺得文書檔案管理就是簡單的收集和整理資料，是一項沒有技術含量的工作，因此也對其不重視，加之一些單位雖然安排了專人開展文書檔案管理工作，但是單位的領導不給予重視，導致檔案管理部門工作質量和工作效率逐漸下降。

2 做好單位文書檔案管理的對策

2.1 完善文書檔案管理體制

制度是一種強制性的對人們起約束作用的準則，在開展單位文書檔案管理的過程中，必須要嚴格按照相關的管理制度來執行，同時還應該對單位文書檔案管理制度進行不斷的完善。檔案管理部門的領導者和單位領導應該要從我國檔案法出發，結合單位文書檔案管理工作的實際情況來制定與之相符合的單位檔案管理制度，對文書檔案管理工作進行統一的規范。把公文處理規定納入到單位規章制度手冊中去，同時還應該組織文書檔案管理人員認真學習，不斷增強相關人員對文書檔案管理工作的認識和重視程度，從而進一步的提升單位文書檔案管理工作的效率。文書檔案管理體制的完善和相關管理條例的制定能夠讓單位文書檔案管理工作有所依據，有章可循，有了制度上的保證，單位的檔案工作水平才能夠得到真正的提升。

2.2 不斷創新管理工作方式

一是應該對文書檔案實施數字化的管理手段，文書檔案資料能夠在很大程度上促進單位各項事業活動的順利開展，所以相關管理人員必須要確保文書檔案材料的完整性。實施數字化管理之后，我們把過去的紙質檔案以電子檔案的狀態存放到建立的數據庫中，同時對這些信息進行編號。這樣一來不僅能夠增強單位檔案信息的安全性，同時也能夠方便檔案使用者更快的查找和調取需要的檔案；二是過去檔案人員往往都負責不同的檔案內容，在查取時很麻煩，因此我們應對每一名檔案管理人員都建立相應的資料庫，并且和他所負責的內容關聯在一起，在查找時只要輸入管理人員的名字就能夠找出相應的檔案內容，這樣一來很好地縮短了工作流程，提升了工作效率。

2.3 提高管理人員專業水平

檔案人員的專業素質和檔案管理的基本制度是做好文書檔案管理工作的兩個關鍵點，文書檔案管理工作者的工作水平和專業素質直接關系到單位文書檔案管理工作的質量。第一，文書檔案管理人員必須要擁有較高的思想政治素質，要有責任心和事業心；第二，文書檔案管理人員必須要有良好的職業道德和敬業精神。對于文書檔案的收集管理等工作相對來說是比較枯燥的，這就要求管理人員應該要擁有較高的思想認識，要具有奉獻精神；第三，文書檔案管理人員必須要積極學習，不斷完善和充實自己，積極參加單位組織的培訓活動，尤其是對于電子檔案管理方面的知識要充分的掌握，更新自己的工作方法，創新工作理念，這樣才能夠做好新時期的文書檔案管理。

3 結語

文書檔案管理是單位各項管理工作中的重要組成部分，在單位的各項管理工作中起著非常重要的作用。我們必須要充分認識到文書檔案管理工作的重要性，通過科學合理的管理手段，才能夠更好的順應文書檔案管理工作的新要求，進一步的發揮出單位文書檔案資料信息的價值，從而服務于單位發展。

參考文獻

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