如何做好博物館檔案管理工作

林晶暉

摘 要：在博物館的管理工作中，有一個非常重要的工作，就是檔案管理，檔案管理所包含的內容非常多，然而目前博物館檔案管理方面存在著一些亟需更新的內容，本文就博物館檔案管理給出自己的一些看法，并對如何做好檔案管理提出自己的見解。

關鍵詞：博物館；檔案管理；問題；信息化

1 檔案管理工作的重要性分析

1.1 實現現代化檔案管理是博物館工作所不可忽視的重要一環

如今，涌現的新領域檔案，社會的快速發展和對檔案信息化需求的變化，使檔案工作的“廣闊前景”得到拓展，博物館管理者也要隨著這些變化而開創新的工作態度和科學發展觀，與時俱進，將現代科學的理論、方法與技術得到掌握和應用，按照一定的原則和要求對檔案進行科學管理，增強檔案工作在新時期的應變能力、競爭能力與宏觀調控能力，真正為社會的發展和改革事業提供有力的支持和保障。

1.2 社會信息化決定了博物館檔案管理信息化的進度

目前信息技術飛速發展，人們對各類檔案信息的需求越來越高，而且對利用網絡實現檔案資源共享的呼聲也越來越高，傳統的檔案管理模式已經無法滿足人們的需要，這就向檔案管理工作的信息化提出了的要求。在這種形勢下，博物館工作人員應抓住信息化技術快速發展的機遇，將人們逐漸增大的需求作為檔案管理工作信息化的動力，不斷加快檔案管理工作信息化的進程，在最短的時間內完成檔案管理現代化的目標。只有這樣，檔案管理工作才能追趕上人們日益增加的需求的腳步。

1.3 重視檔案的建設和管理，發揮博物館的重要作用

隨著社會的知識經濟發展，博物館的檔案在建設社會主義先進文化過程中發揮著越來越重要的作用。博物館在社會中，對教育、學術研究都有著不可磨滅的貢獻，重視檔案的建設和管理，發揮博物館的重要作用，提高其管理水平，并且讓博物館里的信息資源得以豐富，為新組織目標的實現和在可持續發展競爭中保持競爭優勢至關重要。博物館的檔案要努力實現向現實生產力的轉化，并服務人民群眾。要使博物館成為社會上重要的文化資源，就必須將其檔案管理加強，這樣才能更好的為全社會提供檔案資源的利用。

2 博物館檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案信息載體結構過于單一

目前，很多博物館的檔案室管理方式還是比較落后，過多的采用手工整理方式，尤其是文件歸檔之后，檔案人員還要進行調整、編目及手工抄寫等工作，這樣不僅僅工作人員勞動強度大，更重要的是整個勞動效率大大降低，種種條件的限制，致使管理人員沒有過多的時間與精力開發出有價值的信息資料，最后當我們查詢檔案，也會忙亂不及，過多的文件資料總是讓人頭疼不已，不但檢索速度減慢，而且文件磨損現象也很嚴重。

2.2 檔案管理者缺乏業務水平

目前，很多博物館的檔案管理者往往沒有專門的固定人員去統一管，目前博物館的檔案管理缺乏業務水平高、仔細認真的專職管理人員，另外，部分負責檔案管理工作的人員上崗前沒有經過任何的相關培訓或者不是檔案專業出身，對于檔案管理業務知識了解的不充分，并且，他們的業務水平有待進一步提高，未系統性的對檔案員進行培訓，無論是在對檔案工作的分類、整理，還是在保管、利用等方面均缺乏熟練度，難以實現檔案工作的規范化。

2.3 檔案管理硬件設施不齊全

對檔案管理必備的條件普遍落實較差，有的甚至沒有專門的檔案室，以致檔案資料散落、雜處。有的檔案室狹窄、潮濕，“六防”設施不配套，使檔案材料出現霉變、蟲蛀的情況，嚴重影響到檔案的完整和美觀整潔。

3 檔案信息的信息化管理

3.1 加強培訓，提高檔案管理人員的業務水平

博物館檔案管理水平的高低，在很大程度上取決于檔案管理工作人員業務素質的高低。作為從事檔案管理工作的人員，一定要注重自身專業水平的提高，通過自學和參加檔案業務知識培訓等方式，來熟悉檔案管理工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率和檔案質量。在實踐工作中，博物館檔案管理工作者要積極探索新的管理模式，使檔案工作更加科學、實用，為博物館的中心工作服務，為不斷發展的文博事業提供有力資源。

3.2 加強對技術人才的培養

“工欲善其事，必先利其器”，所以說技術是必要條件。網絡環境下，檔案信息網絡化建設要以網絡基礎設施和網絡技術的支撐。隨之，檔案信息服務機構利用計算機技術和網絡軟硬件設施對檔案資源信息庫進行有序管理，為檔案用戶提供信息服務。改變以往的檔案工作的技術方法和技術手段，加強對網絡軟件的質量支持、對網上辦公先進設備的配置，提高標準化程度，提高一定的開放性和互聯性，這樣為檔案工作的發展提供有力的技術基礎和物質保障。

3.3 優化檔案信息質量

博物館檔案信息服務最關鍵的核心內容就是保證向用戶提供系統、完整、準確的博物館檔案信息，因此博物館檔案信息的質量會影響信息服務的質量，當然也是優化服務質量的首要目標。檔案信息產品優化主要包括兩大方面。完整性與系統性。檔案信息在地域分布上使用人群的不均衡以及在行業或學科發展上的分布不均衡，必須通過對其進行有序系統地整理，才能夠保障檔案之間的聯系和自身的規律性，這樣才能為用戶提供系統完整的檔案信息資源，這是檔案信息開發和服務利用的重點。

3.4 傳統服務與網絡服務并舉

檔案信息服務與傳統服務是彼此緊密聯系的，即使在現在的知識經濟時代背景下的檔案信息服務工作也是不能完全與傳統服務無關。目前檔案信息服務工作的重點是將傳統媒介檔案進行數字化處理，轉化為數字檔案信息。而網絡環境下新技術的普及運用，逐漸滲透進社會生活，給檔案信息服務帶來了機遇和挑戰，接著要考慮檔案工作的效益問題。通過檔案信息服務工作聯系效益，要求系統地、辯證地進行掌握，并從整體上去把握。對于新技術，我們要充分考慮新技術的引進、消化以及吸收，充分發揮檔案部門傳統檔案服務和網絡檔案信息服務的優勢，揚長避短。

3.5 檔案網站開展分眾信息服務

檔案網站的分眾信息服務就是把檔案信息資源有目的的整合，對用戶的需求進行相似性地分類，相似需求的用戶分成一個組，根據這些組來提供相應的信息服務。

由于館藏檔案數量的激增，導致檔案網站信息資源必然隨之激增，信息化社會的受眾講求速度，比如受其職業、年齡、文化程度、地域等因素，受眾對信息需求的主動性、多元化，注重信息獲取的效率。這種分眾傳播信息的服務方式就是按用戶進行分類，大大提高了用戶接收所需信息的速率。因此，分眾信息服務是現代化社會的必然趨勢和選擇。分眾信息服務有利于檔案網站的發展，提升網站的質量，完善網站的功能。當然，分眾信息服務要求檔案工作者具備相應的信息檢索編研能力，及時分析用戶利用方向，及時更新網站的最新信息，這樣就會培養出檔案網站的一些忠實用戶。分眾信息服務將“用戶找信息”改變為“信息找用戶”，大大提高了博物館檔案信息資源的利用效率，也降低了為用戶提供服務的成本。

4 結論

綜上所述可知，當前，隨著社會的快速發展與科技進步，博物館應充分利用先進的計算機技術，將檔案工作者的業務素質與技能全面提高，采用現代化的管理手段，不斷增強檔案管理工作效率及其質量，從而實現博物館檔案現代化管理目標

參考文獻

[1]夏南. 淺談博物館藏品檔案管理[J]. 云南檔案，2008，（07）.

[2] 胡均.博物館文物藏品檔案的管理與實踐[J]. 蘭臺世界，2008，（03） .endprint