淺談基層財政電子檔案的定義特點與維護

●鄭少華

電子檔案是今后基層財政檔案管理發展的趨勢，也是工作學習中不可缺少的電子工具，它有哪些特點？如何維護？現結合湖北省當陽市壩陵辦事處財政所工作實際加以說明。

一、基層財政電子檔案的定義和內容

基層電子檔案是指鄉鎮財政工作中形成的具有保存價值的，按一定的方法整理成的電子文件及其相適應的軟件、參數和相關數據。具體來講包括四大類：一是財政所工作人員在工作中利用計算機Word和Excel格式形成的報告、總結、請示、工資花名冊、黨員花名冊等等電子表格、文書版電子文件；二是村賬所管會計、預算會計、資金會計、惠農補貼會計、家電下鄉會計利用計算機系統導出的含有村級財務資料數據、預決算會計資料、經費數據、各項惠農補貼數據、家電（摩托車）下鄉資料等用Word和Excel格式保存的電子文件；三是購買新世紀科怡檔案管理軟件、一事一議財政獎補項目管理、村賬所管財務軟件等裝有專用軟件程序的光盤。四是外出學習考察拍攝的視頻、照片制作成的光盤。

二、現實中基層財政電子檔案的特點

（一）儲藏容量大，記錄范圍廣

一張小小的DVD光盤的儲存量可達10G，不僅可以滿足當年文書、會計、惠農補貼、一事一議財政獎補等文件材料儲存量，也可以滿足以后幾年的工作量。在財政日常工作中，每年的惠農補貼工作是全所工作重點，它產生的資料種類最多。它的資料種類一般由以下種類組成：糧食直補農作物種植面積統計表、綜合補貼面積統計表，玉米小麥棉花油菜良種種植面積統計表等及其上述補貼的銀行發放表和退耕還林補助銀行發放表、農民補貼和負擔發放監督卡、農戶基本信息資料等。其中，全處糧食直補面積統計表容量一般有5.3MB大，其余資料大小容量在4.1MB左右。所以全年惠農補貼資料約有52MB。這樣計算一張10G的光盤可裝19年的全處惠農資料，如是其打包壓縮則可裝30年工作量。

（二）保存方便，隨時可用可查

每年檔案員將按照預算會計、村賬所管會計、惠農補貼會計、資金會計手中的計算機有關數據導出刻錄成光盤一式三份，其中四位會計分別刻錄自己所管理的事項種類光盤，返回各位會計手中各自保存，再把四位會計手中業務事項數據綜合刻錄同年度的光盤二份，一份交市財政局檔案室存檔，一份由財政所檔案室存檔。2013年9月10日，檔案員接到精耀村四組的馬某某打來電話，說明天來所查當年油菜補貼面積是多少，檔案員告訴他不必要到財政所來查，在自己智能手機上打開“當陽市財政與政務編制公開網”直接查詢“油菜良種補貼”欄目即可，因為財政所所有的補貼數據是按嚴格程序審核后打包上傳終端服務器的，最終他準確查到所需數據。

（三）重要檔案保存期不受時間限制

隨著無紙化辦公系統深入，電子文件、電子檔案可通過網絡變得更加便攜方便實用。一旦紙質檔案丟失，便可以通過電子文件、電子檔案進行查詢，如是異地備份保存的，只要對原始電子文件進行恢復，便可起到不可替代的作用。如今年5月20日，一戶李姓市民，因要重新辦理土地證，來當陽市壩陵辦事處財政所查1993年7月10日河灘占地建房所交納的土地占用費收據，由于當時是財政所、土管所、辦事處工作人員分別開票收取，但收費記賬聯各單位入賬做賬務處理，到現在早已過了15年會計檔案保存期，事隔20年，物是人非，他連跑兩個單位都無結果，可能會計檔案已被銷毀，抱著最后一線希望來到財政所。檔案員一聽，便把他的名字輸入電腦，電子表顯示有他的名字、開票日期、金額、會計憑證號。然后直接按圖索驥，找出原始件。原來，檔案員把有關的歷年會計檔案中重要的、關系民生的原始憑證，在檔案鑒定銷毀中單獨抽出來加以保存，并制成Excel表格，便宜檢索和查找，極大方便了檔案員和來訪者。

三、基層財政電子檔案的保存與維護

（一）堅持對基層財政電子檔案載體進行有效的檢測與維護

電子檔案載體，易受到保存環境的影響，所以必須把裝有電子檔案的光盤放入專用檔案盒中，置放在溫度15-25度、濕度40-60%的檔案庫房中加以維護和保養。對所保存的電子檔案載體，要進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性，可每兩年檢查一次，采用隨機抽樣的方式進行，樣品數量以不少于5%為宜。一是進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等。二是進行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗。通過檢測發現有出錯的載體，進行有效的修正或更新。三是對原來的軟盤、小容量的VD光盤進行翻錄成DVD光盤，并建立電子檔案檢測、維護、拷貝等操作記錄表。

（二）堅持保持基層財政電子檔案內容邏輯上的準確性和還原性

電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。當陽市壩陵辦事處財政所有6臺電腦裝有不同版本的財務、一事一議財政獎補、土地流轉、惠農補貼軟件，它們內容編程都不一樣，技術上存在著差異。而當年的電子檔案在形成時所依賴的技術，往往是當時先進的技術，隨著科技的飛速發展，先進會變得落后落伍，如90年代初，4.5M軟盤、小容量256M的移動U盤很流行，到了21世紀初則在市場上消失了，取而代之的是大容量10G的光盤、16G的移動U盤。這是科技發展的必然結果。因此，為了便于數據還原，除對電子檔案本身進行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數，如壓縮文件格式winrar、數據庫格式is_archive.db等加以保存。最簡便實用的方法，盡可能地用軟件專用數據格式表格即轉化成Excel格式保存。

（三）堅持基層財政電子檔案與紙質檔案三備份制

電子檔案是檔案管理發展的趨勢之一。如隨著會計電算化技術的不斷深化發展和會計實踐的需要，對會計檔案信息的要求將越來越高，會計電子檔案的出現是財政檔案工作發展的突出體現。而作為電子檔案的前身——電子文件，由于其自身的特殊性，再加上計算機網絡帶有一定的局限性，如數據庫的飽和、網絡病毒、被盜干擾等，勢必對電子文件造成一定的影響，從而危及電子檔案的安全。因此，為保證電子檔案的安全性，避免由于檔案的丟失而造成不必要的損失，在平時工作中必須堅持電子檔案與紙質檔案同時保管的辦法，具體方法是各位會計把每月導出財務元數據程序，拷到電腦、移動U盤上等其他硬盤上，年終進行光盤刻錄成多份，還要收集這些電子文件制成紙質文件檔案，將紙質文件按照市財政局關于文書、會計檔案管理的要求進行分類、立卷、保管和存檔，同時將數據光盤報送一份給市財政局檔案室存檔，以達到多重保險的目的。

對電子檔案的有效保存與維護，是—項考驗耐心的工作。應充分考慮環境、技術及電子檔案的特點等綜合條件，來制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠且能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在財政工作中發揮更大的作用。