高校教學秘書工作中的問題與對策研究

黃維靜，湯偉紅

（莆田學院，福建 莆田 351100）

高校教學秘書工作中的問題與對策研究

黃維靜，湯偉紅

（莆田學院，福建 莆田 351100）

高校教學秘書在教學管理工作中發揮著重要作用.為此本文首先論述了這一工作崗位的重要性，然后在分析總結當前工作中存在問題的基礎上提出了完善和改進高校教學秘書工作的對策建議.

高校；教學秘書；問題；對策

教學秘書作為高校教學管理中的基層工作者，是分管教學領導的得力助手，協調學校、各部門與院系關系的橋梁，同時也是學院溝通師生關系的紐帶，為維護正常教學秩序、保證教學質量提供了切實保障.因此，教學秘書在高校教學管理中發揮著不可替代的作用.近年來，隨著高等教育的不斷發展和高校建設水平的不斷提升，教學秘書無論是在工作機制和人員素質方面都取得了顯著的成績，為我國高等教育發展立下了汗馬功勞.與此同時，在當前教學秘書工作中也存在著一些亟待解決的問題，教學秘書在新的時代背景下需要不斷調整和完善自己的工作才能順應大勢.

1 教學秘書工作的重要性概述

1.1 協助決策層制訂教學計劃

教學秘書是高校教學決策者制定教學計劃的重要參謀.教學秘書是高校教學管理的基層工作者，始終活躍在教學最前沿，他們了解教師和學生的心理，能夠為決策層制定教學計劃提供最具針對性的意見.同時，他們又是教學管理的直接參與者，也具有一定的管理基層教學的權限，對學情的廣泛了解決定了他們在教務工作與學院教學活動充當著銜接者、潤滑劑的角色[1].因此，教學秘書能夠將廣大師生的心聲和愿望傳達給相關領導，在學院領導制定各種教學計劃的時候起到重要的參謀作用，是一個科學、規范、高效的教學計劃出臺的幕后保障.

1.2 教學管理過程離不開教學秘書的參與

在高校各項教學管理環節中，教學秘書發揮重要的職能作用.他們要協助領導開展日常教學管理工作，包括協助制定人才培養方案、編排課表、征訂和評估教材、學籍管理、選修課管理、組織各種等級考試、學生期中期末考試安排、成績管理、畢業實習安排、畢業論文管理、畢業資格審核等.同時，教學秘書要做好各種檔案的收集、整理和管理工作.如各類教學管理文件、課程建設檔案及學籍管理文檔等.因此，整個教學若要有條不紊的運行，教學秘書的工作必不可少.

1.3 監控教學效果

為切實保證教學質量，高校需要建構科學的監控體系，對教學效果進行全面監控.教學秘書在這一過程起著主導性作用，承擔著監控和評估教學效果和教學質量的重任，并將檢測到的結果發現的問題及時匯報給領導[2].教學秘書在質量監控過程中，對教學計劃執行情況的檢查工作主要涵蓋教師和學生兩個方面.一方面要深入了解教師教學中的困難與不足，另一方面要及時發現學生在學習中的困惑，并針對這些情況查找教學計劃中不足的部分，進行合理的調整.督促教師不斷改進教學方式，學生積極改進學習方法，為高校教學水平的整體提升貢獻教學秘書的全部力量.

2 教學秘書工作中存在的問題

教學秘書在高校教學管理中扮演著重要角色，直接推動了高校教學水平的提升，為教師、學生、領導的工作和學習提供了極大的便利.但是就目前形勢而言，高校教學秘書工作中還存在一些問題亟待解決.

2.1 工作壓力大，精神負擔重

如上文所述，教學秘書承擔著繁雜的教學管理工作，教學過程中的每一個環節都離不開教學秘書的身影.無論是日常的教學管理工作，還是突發的教學情況，教學秘書都要身體力行沖到最前沿.可以說，教學秘書工作的本質就是個服務者，為學校教學相關部門的工作服務，為領導工作的順利開展服務，為師生的教學管理工作服務[3].因此，教學秘書的工作呈現出工作量大、質量要求高、時效性強的特點.隨著高校規模的不斷擴張和教學管理水平的持續提高，教學管理中的事物越來越復雜，工作量越來越大，教學秘書在處理這些事物的時候，其中有一些涉及師生利益的難題協調起來十分困難，難免引起他人的誤解，給他們帶來一定的精神負擔.

2.2 發展空間有限，工作積極性不高

教學秘書雖然直接參與教學管理，但因為崗位的本質是服務，工作成果難以進行顯著的量化評估，造成他們的貢獻和工作都是隱性的.而且教學秘書的職業發展空間有限，無法滿足其個人成就感，因此這種工作環境和工作機制對于提高教學秘書的積極性來說十分不利.具體而言，影響教學秘書工作積極性的原因主要有三種：一是工作內容繁忙，發展空間受限.教學秘書的工作繁忙已經有目共睹，而與此同時，他們還要隨時準備處理各種突發事件，不可擅離職守.如此一來，在一些校內兼任職位的選聘時，就不再考慮教學秘書這一人群，這對于有能力的教學秘書來說，無疑限制了其自身內在發展需求.二是課題項目申報困難.由于教學秘書平時忙于繁雜的管理工作，不能像專業教師有足夠的時間進行教育科學研究.而在課題項目申報時一般都考慮職稱高、職務高的人員，使得教學秘書很難能申請到課題項目，這又是影響他們工作積極性的一大原因[4].三是學習進修機會相對較少，難以滿足教學秘書自我發展需求.在教學秘書這一人群中大部分不是專業出身，他們在校期間所學專業基本與現在的工作不符，需要通過繼續教育不斷完善自己的知識結構和專業素質.但是，院校對教學秘書的專業培訓工作卻難以滿足這一特殊人群的需求，使得他們的工作專業化程度受限，解決問題的能力和素質長時間停滯不前，影響工作的積極性.

2.3 工作受重視程度不夠

教學秘書是一個平凡但又必不可少的工作崗位，離開了教學秘書，教學工作就不能順利運行，但是對于教學秘書這一工作的重要性仍然有很大一部分人認識不到位，甚至將教學秘書的工作定性為簡單的事務性工作，認為他們的工作就是打打電話，接發通知.認識上的誤區最終也影響了他們對教學秘書工作行動上的支持.此外，高校也沒有專門的平臺用以協調教學秘書和其他教師之間的關系，因此，大家一時之間還難以消除對這項工作認識上的誤區，不能足夠重視他們的工作.

2.4 尚未建立規范的考核制度

教學秘書的工作性質和工作內容導致其考核工作很難量化，因此，教學秘書工作成效無論好壞，都不能被發現或者給予正確的評價.而且他們的工作效率質量如何對待遇薪資影響不大，考核的標準僅限于他們在工作中有沒有失職，沒有具體可行的制度衡量他們工作的完成情況.再加之大部分高校沒有對教學秘書的崗位職責做出明確規定，有些人員即使表現優秀也未必能夠獲得激勵，因而直接影響了教學秘書的工作熱情.

3 做好教學秘書工作的對策

教學秘書在教學管理中起著重要作用，在高校教學質量提升中做出了重要貢獻.為了更大程度發揮教學秘書對教學管理的這種提升和推動作用，筆者針對上述種種問題，結合自己的工作實踐，提出以下對策.

3.1 不斷提高教學秘書的思想素質和業務水平

愛崗敬業是從事任何工作崗位都應當具備的基本職業素養，教學秘書這一工作也不例外，雖然這一崗位承擔著繁雜的工作內容，責任重大，但是這就更需要教學秘書們以強烈的事業心克服工作中的種種困難和思想障礙，兢兢業業地工作，耐心細致地處理各種問題.此外，教學秘書工作是高校教學管理的窗口，為教學和師生工作學習提供周到的服務是這一工作崗位的本質，因此，強烈的服務意識對于他們工作水平的提升具有重要的作用.高校應當定期對教學秘書開展思想教育，培養他們愛崗敬業的精神，幫助他們樹立強烈的事業心和服務意識.

教學秘書還應不斷加強自身的業務水平.教學秘書工作的階段性特征非常明顯，所謂階段性就是指會在某一時間段收到來自不同部門的各類通知，而且對于通知內容的落實安排要求在最短時間內完成，這使得他們工作時間緊迫，任務重，內容雜，這對教學秘書的規劃能力和統籌思維提出重大挑戰.在處理這些繁雜的工作之前首先應當理清思路，合理分類，先解決重要最緊急的任務，既要最大限度的縮短工作時間又要保證工作的質量.另一方面,教學秘書工作具有周期性.其周期性是與教學計劃有著很強的聯系，一學年為一周期，學年結束，教學秘書的工作周期也隨之結束.年復一年，周而復始，看似按部就班，其實并非如此.教學秘書工作中因工作對象的不同而充滿著細微的變化，他們每年面對不同的教師和學生，工作中也會出現各種不同的新情況.針對這些新情況教學秘書也要適當調整自己的工作方式，及時總結經驗，不斷提升自己研究新情況，解決新問題的能力.

3.2 為教學秘書人員提供學習交流機會

教學的基層管理離不開教學秘書的工作，同時，策劃教學過程和監控教學效果也需要教學秘書的全力參與.因此，相關領導要給予教學秘書工作特別的重視，客觀公正的評價教學秘書工作，為他們參加行業交流和繼續教育積極創造機會，鼓勵他們不斷實現自我發展，提升自己的專業素質和工作能力.為他們外出進修培訓繼續深造提供物質和時間上的保證，不斷更新教學秘書的業務知識水平和教學管理觀念，為高校教學管理水平的提升奠定堅實基礎.

3.3 建立完善的考核制度

考核制度應當以明確的工作職責為抓手，日常教學管理應成為考核的主要內容，在崗位任用、評獎評優、職稱晉升以及干部選拔中應當以這些考核成績作為主要依據.但是教學秘書工作的繁雜性使得考核難以具體量化，為此可以探索教學秘書工作流程的定量化，也可以制定有效的政策保證教學秘書的薪酬待遇，以發揮對這些人員的激勵作用.

3.4 建立獎罰分明的激勵機制

激勵制度是提高教學秘書工作積極性的根本制度，獎罰分明是有效激勵的基本前提,建立獎罰分明的激勵機制是提高教學秘書工作積極性的重要保障.為此，可以對表現積極、成績突出的教學秘書進行物質和精神激勵，使他們感受到組織對他們工作的認可，以在今后的工作中不斷提升自己的工作效率.

綜上所述，教學秘書工作在高校教學管理中發揮著重要作用.正確認識教學秘書的重要作用，對于提升教學秘書工作的積極性，高效協調教學管理中的各種矛盾和問題，起著重要的推動作用.因此，重視和加強高校教學秘書工作對于我國高等教育來說意義重大.

〔1〕李紅,查曉榮.從本科教學水平評估談加強教學秘書工作[J].湖南工程學院學報(社會科學版),2011(01).

〔2〕高來舉,張愛中.高校教學秘書隊伍中存在的問題與對策[J].北京工業職業技術學院學報,2012(01).

〔3〕王誠怡.關于做好高校教學秘書工作的幾點思考[J].黑龍江高教研究,2010(03).

〔4〕黃萍.影響教學秘書工作質量的因素分析及對策[J].華南熱帶農業大學學報，2009(02).

G526.3

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1673-260X（2014）01-0175-02