高校成人教育學生檔案管理的問題及思考

索曉丹

（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

檔案管理即檔案工作，是指檔案管理中心對檔案對象及其相關信息進行的管理工作并以此服務于其他各項工作.檔案管理是國家檔案事業最基本的一個組成部分.我國《中國教育改革與發展綱要》中指出：“要大力發展成人教育事業，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作.成人教育檔案是衡量學校成人教育管理水平和教育質量的重要標志之一，更是我國發展成人教育和開展教學研究的重要信息來源和決策依據.”普通成人高校的的成人教育檔案是對學員在校學習以及活動的一系列記錄.隨著我國高等教育的普遍化、大眾化，高校的規模在不斷擴大，學生數量也迅速增多，因而針對學生檔案的管理問題也時有發生，這就要求我們必須建立完善的檔案管理制度，加強對學生檔案的管理，提高成人高校的學生在社會中的競爭力，促進高校對學生檔案管理工作的支持和引導.

1 高校成人教育學生檔案的特點

1.1 涉及面廣，材料復雜.由于高校的學生來自不同的地區，對他們的資料就難以進行統一的管理，再加上各高校辦學點眾多，教育的方式也各不相同，這就大大增加了高校成人學生檔案管理的復雜性，因而在學生檔案管理工作中就面臨著數量大、涉及面廣的問題.

1.2 檔案管理分散.由于每個學生歸檔時間不一致，導致他們的檔案有的存放在成教管理處，有的則在成教學生管理處，這種現象就造成了對檔案不能夠集中管理.再加上對學生檔案的歸檔采用的是年度制，然而像一些學生的成績表，是按照學制來劃分歸檔的，這就造成一些學生的資料無法按照年度來進行歸檔.

1.3 檔案管理的變動比較頻繁.對學生檔案的查閱本來就是一件動態的工作，成人教育學生的學習地點也經常有變動，這就造成了學生學籍會時常發生變動，因而檔案也就隨之變化，由于近幾年學歷造假現象越來越嚴重，因而全國性的學歷打假也在持續進行中，企業單位對學生檔案的查閱就更加頻繁了，這樣相應提高了成人教育學生檔案的作用.

2 高校成人教育學生檔案管理工作中存在的一些弊端

2.1 忽視檔案管理的重要性、管理制度不健全

由于歷史因素的限制，目前一些高校對于成人教育學生檔案管理工作的認識存在一些問題，對成人教育定位的繼續教育以及崗位培訓的重要性有所忽視，因而對于成人教育學生檔案管理工作有所欠缺，缺乏自主性和積極性.在2008年國家檔案局以及教育部頒發的《高等學校檔案管理辦法》中雖然對學生檔案的管理做了明確的方向指示，但是并沒有提及具體的管理措施以及流程，因而就造成各高校在學生檔案管理制度上存在缺陷，導致一些高校的成教學生檔案管理工作存在隨意性，像一些工作人員就沒有把學生檔案管理當作是一件必要的工作來做，他們自身就認為這工作沒有意義，因為學生畢業之后檔案就自然會轉走，所以根本不需要進行管理，對學生自己來說，他們對個人檔案的重要性也認識不足，以致他們在填寫自己檔案的時候也抱著無所謂、不認真的態度.

2.2 學生檔案管理工作人員缺乏專業性、檔案管理機構不完善

對檔案管理的重要性認識不足這一現象普遍存在于各高校中，許多高校的教學系統中并沒有進行檔案管理的專門部門，檔案管理的工作人員也并非專業人員，大多是由其他行政人員兼職的，他們對檔案管理工作既不具備檔案業務的基本知識和使用信息化技術管理檔案的能力，也沒有經過系統全面的專業培訓，因而在日常的學生檔案管理工作中也不會懂得專業化的管理，再加上他們有其他的工作事項，這就導致在學生檔案管理過程中時常會發生一些問題，比如文件材料丟失等等，另外對學生檔案管理也不集中，一些成教學生的檔案還存放在不同的教學站點，有的學生對個人檔案的重要性也認識不足，在填寫個人檔案時態度比較隨意，學校的一些部門對學生填寫的檔案不加審查就進行直接歸檔，極其不負責任.

2.3 學生檔案管理不嚴謹、查閱和利用效率低下

一些高校成教對學生檔案的管理認識不到位，沒有將學生檔案安置到專門的地方存放，只是隨意地與其他資料放在一起，造成學生檔案的丟失、損壞等，由于前期管理不嚴，導致一些檔案的內容不齊全、一些需要有公章的地方沒有蓋章等現象.加上如今社會科技化、信息化的發展，網絡的運用大大提高了辦工的效率，然而各高校對檔案的記錄仍停留在紙質上，沒有利用信息化科技去管理學生檔案，因而在對學生檔案的查閱和利用效率上就有所影響，企業單位對學生檔案信息資源的發掘也存在困難，這就造成檔案管理者跟信息需求者之間不能有良好的互動.

3 改進高校成人教育學生檔案管理工作中存在問題的一些措施

3.1 加強學校領導對學生檔案管理工作重要性的認識

領導的重視與否，直接關系到檔案管理工作的好壞.因而要想做好成人教育學生檔案管理工作，必須要加強學校領導對它重要性的認識，這樣學校領導才能把檔案管理當作是一項必要的工作來看待.學校服務的對象是學生，學生是檔案的主要對象，學生檔案能將學生在校學習期間的各方面信息記錄在冊，因而學生檔案的重要性遠超過學校的任何資料，學生檔案是學校教學管理中必不可少的一個組成部分，具備參考和保存價值.因而各高校領導必須加強對學生檔案的管理意識.

3.2 加大對學生檔案管理的宣傳力度、調動全校師生參與檔案管理的積極性

學生檔案的內容記載的是學生從小學、初中、高中、大學中的主要活動，這其中包括學生的考試成績、平時在校的表現等等，這些資料的記載，對于學生日后到社會上參加工作有非常重要的作用，因而對學生檔案的可靠性要求比較高，加強檔案管理的宣傳力度，不僅是讓老師，還要讓學生充分認識到檔案的重要性，讓他們積極主動地參與到檔案管理中來.成人教育中的學生一般是社會上的在職人員或是一些從技校、中專畢業的學生，因而從其自身意識來說，他們認為成教的含金量不高，自然對自己的個人檔案也不予重視，其實這樣的觀念是完全錯誤的，學生檔案作為學生在校期間的重要憑證，其重要性不言而喻.學生要自覺認識到檔案的重要性，在檔案填寫時要抱著對自己認真負責的態度，并且主動配合老師對檔案進行管理，讓完備的檔案成為自己進入社會崗位的墊腳石.

3.3 建立健全完善的檔案管理制度，完善成人教育檔案管理體系

加強學生檔案管理工作的前提是要建立健全檔案管理制度，要讓檔案管理工作有制度可依.目前各高校的檔案管理制度普遍存在不健全的現象，對學生檔案的管理隨意化，很容易造成學生檔案的丟失、損壞等，另外對檔案的處理不完善，經常出現檔案不齊全、歸檔不及時等現象，因而建立健全完善的檔案管理制度迫在眉睫.對于檔案的管理工作，首先要有專業的工作人員進行收集整理、管理材料，其次要完善檔案管理工作的規章制度，加強檔案工作的保密性，最后要建立嚴格的檔案歸檔、借閱以及使用制度，全面提高成人教育學生檔案管理工作的質量.

3.4 提高成人教育學生檔案管理工作人員的專業素質

學生檔案的管理是一項至關重要的工作，對于其進行管理的工作人員必須要具備專業的素質，學校要選擇專業、優秀的檔案管理人員來任職這項工作，而不能為了減少成本，選擇一些其他崗位上的人員來兼任，學生檔案管理工作需要工作人員具備較高的熱情以及業務能力，因而學校要對檔案管理的工作人員進行定期的專業培訓，提高他們工作的積極性，加強他們管理檔案的能力.另外學校要針對檔案管理人員建立相對應的監督機制、獎懲制度、考評體系，通過對檔案管理人員工作的監督檢查，來提高他們工作的質量，對于工作效率高的人員給予一定的獎勵，然后按照優上劣下的原則，根據工作質量的高低來決定工作人員的職務與職稱，通過這三種方式來激發工作人員的工作積極性，提高他們工作的效率，從而推動整個檔案管理隊伍整體專業素質的提高.

3.5 完善檔案管理方式，創新檔案管理方法

隨著社會信息化、科技化的發展，成人教育學生檔案管理中以紙質形式記載學生信息的方式已不能滿足高校對檔案的管理需求，因而對于成人教育學生檔案管理應在紙質形式保存的基礎上，充分發揮信息化科技的作用，實現檔案數字化、電子化、科學化.

4 結語

成人教育是高等教育不可或缺的一部分，社會的不斷發展進步，對高校成人教育學生檔案管理也有了較高的要求，面對學生數量的持續增多，成人教育學校不僅要做好為學生服務的基本工作，還要加強對學生檔案管理工作的重視度，學校檔案管理人員要具備較高的專業素質以及務實的服務精神，積極地做好檔案管理工作.

〔1〕曾虹.對加強成人高等教育學籍檔案管理工作的思考[J].陜西檔案，2010(02).

〔2〕孫麗萍.新學期高等學校成人教育學生管理工作創新的思考——以內蒙古農業大學為例[J].內蒙古農業大學學報(社會科學版)，2010(03).