企業引進項目設備檔案管理策略研究

李淑芳，劉 英

(1.山東理工大學檔案館，山東淄博255049；2.山東理工大學人事處，山東淄博255049)

引進項目是目前多數國家在國際貿易中相互引進技術設備，促進技術進步, 提高經濟效益所普遍采用的重要形式之一。利用外資，引進技術是大開放戰略的具體體現。我國自2001年12月11日，正式成為WTO成員國，經濟逐步融入世界經濟體系之中以來，國有企業從國外引進的項目越來越多，促進了我國企業經濟的飛速發展。引進項目中引進的進口設備是將其從存在的地方轉移到需要使用的地方，是科學知識的系統轉移過程。

檔案作為涉及信息、知識、專利等內容的一種軟件產品，它的完整、準確程度是衡量企業引進項目工作效益的標準之一。引進項目設備檔案是合作雙方在當前及今后一段時間內工作運轉的重要依據，從另一個側面也能反映出一個國家、一個地區經濟發展的規模和速度。所以，只有將引進項目設備原始檔案收集齊全，規范化管理，才能更好地提供利用價值，長久地發揮設備的經濟效益，加速企業現代化建設。

一、企業引進項目設備檔案的概念和作用

(一)引進項目設備檔案的概念

引進設備檔案是企業在引進項目進行的全過程中伴隨設備而產生，并跟隨設備的整個使用壽命周期，收集、記錄、積累，按照歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管起來的具有保存價值的文書材料和技術文件。整個項目引進工作主要包含三個階段。前期立項階段的檔案資料主要包括項目建議書及批復，可行性研究報告，出國考察和設計審查材料，技術改造方案，與外商技術交流、談判、簽約的合同、信函、會議記錄，商檢材料等。安裝試產階段的檔案資料主要包括設備安裝使用圖紙，使用說明書，維修手冊，設備運行、檢修記錄等與設備共存的隨機技術資料。改進提高階段的檔案資料主要包括檢驗與標準，生產工藝設計，材料配方，測試與檢修方法，生產管理等方面的技術資料。引進設備的同時，雙方就有關引進該設備的事宜要簽訂合同，合同檔案包括交接驗收、合同生效時間、價格、交貨與支付條件、付款單據、索賠條款、仲裁、稅費、技術培訓等。這些技術資料與項目前期形成的可行性論證、項目鑒定、批復文件，以及合同檔案相互依存，相互滲透，相互聯系，相互作用，缺一不可,[1]是引進項目的核心材料。

(二)引進項目設備檔案的作用

企業引進的任何一個技術項目，都有對應的設備引進，設備檔案伴隨著設備生命周期的全過程，所以具有長期的保存價值。設備檔案作為硬件技術，它的作用主要表現為以下幾個方面。

1.充分利用檔案資料進行分析研究，避免在安裝調試過程中的重復勞動,有效節約時間和人力物力財力。

2.依據設備檔案資料加強科學管理，在生產過程中作為設備維修、技術更新和改造的依據。

3.通過技術交流，掌握設備故障發生的規律，便于排除故障，確保安全生產。

4.能夠保證企業科研的連續性，不會因為企業的機構和人員調整而中斷。

5.在涉外事務中具有重要的現實憑證作用，作為軟件技術的合同檔案在對外經濟貿易往來中起到維護企業權益的重要作用。

6.引進設備檔案不僅是引進科學技術的一種存儲形式，同時也是企業在科研、生產技術改造、提高生產力水平等方面所必需的基礎工作，是保持設備在生產過程中高效率運行的技術保障。因此，就設備檔案的性質而言，它兼有文書檔案和科技檔案的雙重性。[2]

二、引進項目設備檔案管理現狀及存在的問題

(一)企業設備檔案管理現狀

目前，對引進項目設備檔案比較重視的企業，能夠設立專門的科技檔案室，配備專職檔案人員，并在項目前期就介入檔案的收集和管理，結合引進技術設備檔案的特點,進行系統地分類，科學地組卷，高質量地編目，有序地排列。引進項目設備檔案資料的歸檔率高、利用效率高，為企業引進設備，引進技術,不斷提高產品質量起到了一定的作用。

多數企業領導對于引進項目關注度較高，但對設備檔案管理普遍重視程度不夠，其設備管理模式在一定程度上受到傳統管理模式的束縛和影響，尚未完全適應經濟形勢的需要。仍存在許多問題。[3]因而在項目進展中，由于設備檔案缺乏科學整理，造成技術資料不完整，或者類目不清，無法科學地保管和統計，更不能迅速合理地利用。加之部分技術人員掌握技術要領不系統、不規范、使用不當，致使一些引進設備無法很好運轉，有的被閑置庫存，甚至損壞報廢，給國家和企業造成了嚴重的經濟損失。

(二)問題的成因

1.有些企業沒有設立專門的科技檔案室，檔案管理制度不健全，設備檔案缺乏科學性的專業化集中統一管理。有的單位把項目前期形成的論證報告、項目設計書、項目批準書、立項批復文件等文書檔案歸入上級行政部門，設備檔案則被隨意掛靠給一個從屬單位管理，引進項目設備檔案資料連最起碼的齊全與完整性都無法保證，更談不上規范化、科學化管理。

2.很多企業的檔案管理人員還是以一種靜態的方式對檔案進行管理，設備檔案管理存在滯后性，造成了很多重要設備檔案資料歸檔后沒有系統性，不符合引進設備檔案管理具有動態性、補充性的特點和標準。甚至有的資料與設備本身脫節，比如設備安裝記錄不完整，數量不等，或者計量單位不規范，不能準確有效地反映出設備的基本數據。特別是檔案管理人員進行變更調整后，致使企業對復雜的設備檔案管理工作難以進行處理，也對日后的檔案利用、設備更新、索賠等工作造成了很大的困難。

3.多數企業負責設備檔案管理的人員沒有經過專業的訓練，檔案意識不強。對設備檔案的收集和管理過程不熟悉，歸檔、編目、立卷不規范，因而不能準確、高效地提供利用。

4.企業檔案人員沒有在項目前期介入檔案的收集和管理，失去了引進設備檔案的前期管理，致使有些設備在后期的項目進行中才發現有的與圖紙不符，有的圖紙上有零配件而設備本身卻沒有，有的說明書與實際操作情況不符，等等。造成安裝、試產中、以及后期維護的困難。

5.由于引進工程項目周期長，特別是一些對應的外文技術資料沒有及時翻譯，或者翻譯不準確，致使設備投產后不能及時運用、消化。有的設備外文技術文件材料借出時間過長, 有丟失、刪節、破損現象，甚至有的技術人員把涉外文件材料據為己有。

6.受檔案管理人員業務素質的局限,對跟蹤管理、積極開發利用引進項目設備檔案,很少作進一步研究，直接影響著引進技術設備檔案在項目建設中實現價值的最大化。

三、如何對引進項目設備檔案加強管理

為做好引進項目設備檔案管理工作，檔案部門要從工程項目立項前期就介入接收、收集技術資料，將設備檔案管理工作的各個環節都程序化，一直到竣工、驗收，實行全過程跟蹤管理。為加強對引進項目設備檔案管理，筆者認為應采取如下應對措施。

(一)制定引進項目設備檔案的分階段收集方案

1. 立項階段。這部分內容主要包括立項的專題報告、項目申請書、可行性研究報告、項目設計書、項目批準書、立項批復文件等。

2.簽約階段。從項目批準到簽訂合同期間的所有活動所形成的資料，包括談判紀要、技術座談、出國考察、委托書、協議書、確認書、報價書、合同等文件材料(及其附件、批復文件)，以及與外商來往電函、外事活動照片等。

3.交付使用階段。這是引進項目合同實施的關鍵性階段, 是引進項目設備檔案的核心，也是對引進技術資料在數量和質量上的驗收和測試。賣方會提供設備安裝、使用操作說明書及全套與設備共存的隨機文件、開箱記錄、裝箱單等一系列關于發貨的單據等。要在完全熟悉、消化引進技術資料的基礎上，根據本企業的生產現狀,進行合理的改造、更改，使引進技術軟件合理轉化,以順利地適應并運用于生產。

4.安裝調試階段。此階段是現場收集檔案、設計圖紙、更改圖文資料的最重要階段。包括設備安裝調試資料，有關檢測數據，性能鑒定，驗收記錄，索賠、分析評價材料等。這些也是今后設備保養、檢修、生產裝置改造、更新的基礎資料和依據。

5. 交接驗收階段。竣工鑒定、驗收形成的文件，有設備試產記錄，產品檢驗報告，賣方提供的修改或補充資料，如考核產品測試、買賣雙方簽署的交接證書及文件等。企業提供的驗收報告以及政府或有關部門批準的中外雙方交接驗收的主要依據,也是對引進設備的生產能力、質量水平進行綜合考核的有效憑證。

6. 其它應歸檔的材料。如上級有關指示、決策、簡報、會議記錄、錄音、錄像、照片、圖表等。外文資料的翻譯原稿、翻譯整理件等。同時也包括設備引進過程消化、改進階段產生的對設備進行必要的改進、更新產生的文件材料。

上述6個階段是設備引進過程中資料收集和歸檔的范圍，也是引進項目設備檔案管理的重要基礎性工作，對于了解引進項目全過程和日后生產運行過程中處理可能發生的有關涉外糾紛都是極為重要的。

(二)設計科學規范的歸檔管理程序

引進設備投入使用后，檔案專職人員收集齊全檔案材料，保持檔案的原始憑證作用和法律價值，這是引進項目設備檔案管理工作的第一步。[4]在材料收集齊全的情況下，檔案管理人員要將這些檔案資料根據內容、形式、載體的不同進行梳理、分類。由于引進過程中存在引進的國度不同，引進方式的不同，致使形成引進項目設備檔案呈現多元性的特點。從引進項目設備檔案文件材料形成的復雜性來看，有圖紙、外文譯稿、照片、光盤等不同的載體，具有形式的多樣性。引進項目設備檔案從立項到驗收投產，一般經過較長的時間，各階段的實施中不斷的補充、更新，這樣形成的檔案內容與數量都具有動態性的特點。同時引進項目設備檔案不同于一般的科技檔案，具有非成套性的特征。如何將這些繁雜無序的非成套性的隨機技術資料實行分類歸檔，高質量地編目，有序地排列、組卷，建立原始檔案，這是引進項目設備檔案管理的重要基礎工作。

1.歸檔、編目。根據設備檔案實體分類法，結合科技檔案管理的原則，歸檔可針對引進項目設備檔案的特點,采取必要的靈活手段。總體的目標是要體現檔案價值，為近期和將來使用提供便利。具體在組卷中要盡量維護引進項目設備檔案的系統性原則，按照設備檔案自然形成的規律和材料之間的有機聯系，進行科學的梳理，使引進設備的全部技術資料便于查找。科學的分類編號方法可以采取以下兩種方式，一是依據科技檔案的實體分類法，屬于文字材料，包括合同在內，可歸入并存放在綜合類。如2013—SB11—1，屬于設備隨機技術資料可以按引進的時間順序分類排列，編制檔號。又如2013—SB12—1，這里二級類目代號11表示綜合類，12表示設備隨機技術資料。二是按引進項目設備的種類或型號編制,單獨設立二級類目進行專題整理、編目,例如一級類目是引進設備類,標識采用引進設備名稱的漢語拼音的首字母YJSB表示，二級類目代號的確定是根據設備的型號或種類,標識采用雙位制阿拉伯數字表示,可以事先確定類別代碼每兩個數字所代表的類別。例如11代表機械類設備，12代表電工電子類設備等等。又如一臺引進的機械類設備檔案編號2013—YJSB—11—6，這個檔號表示，2013年引進的第六臺機械類設備檔案的編號。這種編制方法能夠保持引進項目檔案資料原有的系統性、完整性的特點,利用起來更便捷。這種編制方法更適合規模大、資料多的引進全套生產線裝置的設備。

2. 科學組卷。分類編號的方法確定后,將引進項目過程中形成的設備管理性材料進行合理排序，按問題組卷。綜合文字材料按問題、時間或重要程度來排列。一般批復文件在前，請示在后；正文在前，底稿在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖紙在后。設備項目文件材料，應將最能反映設備購置概況的文件材料，如申購報告、批復文件、論證文件、投資文件、定購合同、驗收報告、索賠文件等整理組成案卷。其余按時間順序，如立項的專題報告、項目申請書、可行性研究報告、項目設計書、設備開箱驗收報告等材料放在前面。其余設備技術資料如設備安裝調試記錄及保修單、商檢證書、設備結構原理圖、線路圖、操作手冊、說明書等所有隨機文件按內容的構成、形成的特點、儀器設備的工作程序及重要程度依次系統排列，對號入座。形成以紙質載體為主的檔案原始資料。

在對引進設備項目檔案分類編目的同時也要注意保存國外原文資料的編號,翻譯完成后的中英文檔案資料要及時編目，組成單獨的案卷，在案卷題名或卷內目錄注明，也可編制一份《中英文資料對照編號表》,這樣既保持了國外非成套性資料的特點,又符合國內設備檔案管理的標準，對提高檔案的查閱利用率都有重要的作用。

3. 確定保管期限。一般文件比如申請報告、計劃、請示與批復以及在引進或購置設備過程中有關的技術商務文件的保管期限是長期；技術改造和開發過程形成的技術文件材料，重大事故的調查分析、處理意見以及設備說明書及全套隨機文件材料與設備共存。

4. 歸檔驗收。檔案部門根據設備檔案的規范管理進行驗收。(1)歸檔時間：一般設備檔案的歸檔時間為設備驗收完畢投入使用后二個月，引進設備為索賠期滿后二個月。管理性材料，應在次年3月底前完成歸檔任務。(2)移交手續：移交檔案時，交接雙方當面檢查，要有移交清冊，立卷人、接收人分別簽字。

5. 裝具統一標準。引進項目的檔案整理按照檔案管理的標準立卷后，需經項目總負責人和技術負責人審閱，并在每卷檔案的備考表中簽名。選購具有防塵、防蟲、防腐的無酸紙的檔案盒裝好編排上架。最后編制統一的檢索工具——案卷目錄。

6. 保證設備檔案的保管環境。檔案保管要有專用庫房并保持適當溫濕度,對一些不宜長時間暴露在光線下的檔案需要進行防光處理。同時要具備防火、防潮、防盜等“十防”安全措施。

7. 建立計算機管理系統。在以紙質載體為主的檔案原始資料體系的基礎上，建立一個引進項目檔案網絡信息化管理系統。中英文兩個版本是引進設備檔案與其他檔案的主要不同之處，對外商提供的一些電子檔案文本要請懂專業的人員幫助整理、翻譯。賣方提供與紙質對應的兩套電子版圖紙，所有貫穿于儀器設備的申購、驗收、使用、改造、開發等各個管理環節形成的錄音、錄像、照片、圖表等各種載體的機讀文件要設置專門的保護措施，比如一些重要圖紙經數字化處理，需要配備讀取軟硬件配置好的計算機，具體可以采用光盤形式作為設備檔案歸檔的載體。光盤的編號和紙質檔案要對應起來，在案卷題名中相互注明，便于查閱利用。在系統里可以根據密級設置利用權限，這樣有關科研人員可以隨時查詢利用，為以后方便快捷查找利用提供了可能，避免了原件的頻繁利用，也有效地保護了原始檔案資料。

(三)項目竣工后設備檔案的跟蹤管理及其利用服務

1. 建立嚴格的檔案查借閱制度。根據引進設備在安裝和調試階段檔案使用頻次高的特點，不論是外方的還是中方的技術人員，使用設備檔案資料時都要辦理檔案借閱手續，避免資料遺失和損壞，并實行借閱檔案保管責任制。工作任務再急再忙也不能忽視了檔案的安全性和保密性。

2.拓展檔案功能、提高利用價值。項目竣工驗收之后，這些設備就成了企業自己所有的寶貴資產，企業面臨著不僅僅是對引進設備技術的掌握，而重要的是成功地利用和吸收引進技術，根據本企業各種需要對原有的設備改進、更新、發展。設備檔案自身不會如同設備一樣創造價值,但是通過對設備檔案的利用能夠提高設備的性能,這就是間接地讓設備檔案創造出了價值。[5]這就需要處理好設備檔案“管”和“用”的矛盾，拓展檔案功能，開發利用、推廣交流引進項目設備檔案的成果，讓巨額外匯和昂貴代價換來的引進技術設備最大限度地發揮效益。從而也真正體現了引進項目設備檔案的利用價值。

3.跟蹤管理、優質服務。引進設備技術工程項目一般周期長，從立項到竣工投產,短則半年，長則數年，在后期設備檔案的作用尤為顯著。在引進技術的消化和開發中，工程技術人員根據設備運行記錄、檢修記錄等進行綜合分析可制定合理的設備檢修周期，確定企業設備年檢計劃。同時對設備的改造和開發提供可靠依據。在產品性能、質量得以保證的前提下，按最經濟的方法核算、設計零部件，這樣可杜絕盲目采購備品配件，減少浪費，有效地利用資金。應用推廣新技術，使設備的功能最大限度地發揮。檔案的收集歸檔是為日后設備的正常運轉服務，所以要加強督促檢查，及時查漏補缺，隨時滿足技術人員對資料的利用需求。

綜上所述，引進項目設備檔案管理工作是一項專業性、技術性很強的工作，對于企業來說，設備的運轉就象征著企業的運轉。隨著經濟發展的規模和速度，企業引進設備的構造也更加精密和復雜，設備的管理、維護，以及吸收、消化的難度也進一步加大，所以設備檔案管理工作需要得到企業高層的重視，同時要有相應的規章制度保證，建立健全一套完善的引進項目設備檔案管理制度，依靠科學規范的建檔理論、方法能使引進項目設備檔案收集齊全，合理科學利用，跟蹤管理，才能保證引進設備安全、穩定、長期、優質的運行，使引進項目設備檔案達到為企業創造更大經濟效益的目的。

[1]申金山.對引進設備檔案情況的調查[J].檔案管理， 1991，(4).

[2]張莉.設備檔案管理存在的問題[J].科技創新導報， 2010，(12).

[3]劉亞洲，常軍.企業設備管理新思路探索[J].科技資訊，2011，(15).

[4]郭敬丹.引進項目設備檔案要把好五關[J].檔案管理， 2002，(2).

[5]李助華.企業設備檔案管理現狀與對策分析[J].科技創業家，2013，(1).