論基建檔案的管理過程與檔案隊伍的建設過程
——論如何加強檔案隊伍在基建檔案管理過程中的建設

馮蓉

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

論基建檔案的管理過程與檔案隊伍的建設過程
——論如何加強檔案隊伍在基建檔案管理過程中的建設

馮蓉

（武夷學院 檔案室，福建 武夷山 354300）

為了確保高校新建項目檔案能達到完整、準確和系統的要求，檔案管理人員對工程全過程跟蹤，對基建檔案積累、整理、完善、歸檔是必不可少的。這就要求檔案管理人員在基建項目檔案的管理過程中，宣傳建檔意義，落實檔案管理制度，接受專業知識的培訓。同時，從建設項目申請立項到建設項目竣工驗收，都離不開檔案管理人員辛勤的耕耘；離不開他們愛崗敬業，務實求真的精神；還需要他們具備先進的基建檔案的信息化管理水平，使檔案隊伍建設在檔案管理過程中得到提高。

基建檔案；管理過程；檔案管理人員；全程跟蹤；建設

一座嶄新的建筑，從它招標開始，新的基建檔案就已經實現了零的突破。在整個工程建設中，基建檔案管理工作要納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作要做到與工程建設進程同步，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規章制度中，納入崗位責任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步。

為了確保高校新建項目檔案能夠達到完整、準確和系統的要求，按照工程建設全過程的程序，從醞釀、決策到建成投產，要求高校檔案管理人員辛勤耕耘，實行同步收集、整理、完善、歸檔、管理，也就是做好檔案建設對工程的貫穿滲透，全過程跟蹤，才能完整地展現出時代風光，取得較好的效果，這取決于檔案人員具備對建設項目檔案實行全過程的管理能力。檔案管理人員在基建檔案管理中所做的方方面面與點點滴滴都折射在基建檔案的管理過程中。因此，基建項目檔案的管理過程就是高校檔案隊伍的建設過程，如何加強檔案隊伍在基建檔案管理過程中的建設是很有必要的研究課題。

一、宣傳建立基建檔案的重要意義，增強檔案意識

在高校工程建設中，施工企業往往將主要精力放在了抓進度、抓質量與抓關鍵目標的實現上，容易忽略檔案管理工作，并且檔案意識不強，不重視原始資料的形成和收集導致原始資料內容填寫的不準確、簽署不全、墨跡不符合要求、表格不符合規范、簽字潦草難以辨認、原始資料遺失的情況時有發生。這就要求高校檔案管理人員牽頭，及時提醒施工單位引起注意，并且除了在企業內部加強學習、提高認識、確立建檔重要性外，還需向相關部門宣傳建檔意義，在各部門間形成建檔共識，引起部門領導對建檔工作的足夠重視，為建檔工作的順利展開，創造一個和諧、積極、良好的外部環境。

在高校工程建設中，高校檔案管理人員要邀請施工單位、基建辦的相關人員一起參加定期或不定期開展的檔案知識講座，深入學習《檔案法》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等法律法規。[1]通過對《建設工程項目管理規范》的培訓與《國家重大建設項目文件文件歸檔要求與檔案整理規范》的學習及開展檔案知識答卷、印發檔案知識手冊等活動，逐步提高大家的檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念，使施工單位相關人員和高校檔案管理人員共同參與進來，使大家從了解檔案工作的重要性與理解檔案整理規范要求的緣由，到支持檔案工作并最終發揮每個人的作用，共同做好檔案工作。在此過程中，使檔案管理人員的服務意識，安全意識，創新意識的到提升。

二、建立并落實完善的基建檔案管理制度

各高校及施工單位根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，明確基建檔案的收集范圍、保管期限和分類方案，規范檔案收集、整理、組卷、編目編號、鑒定、審核等各環節的程序和標準，建立健全的基建檔案管理規章制度。除此之外，還可以結合企業實際，編制“建工程竣工檔案驗收實施細則”和“工程檔案資料管理實施辦法”，這方面在如何形成積累、審核驗收等均有明確規定，并有相應的制約措施以確保檔案工作協調及時有力，使檔案管理人員對檔案的收集整理有章可循，有法可依。

高校檔案管理部門要組織有關指揮人員、檔案管理人員和建設單位、施工單位人員學習這些管理制度，而且要細化各項制度并真正落實到個人，并派專門的檔案人員對基建檔案管理制度解說、指導與監督，并派專人全過程介入。在實施過程中，隨時發現對基建檔案管理制度不符合實際的問題，及時糾正處理，避免問題成堆再進行事后處理，使檔案管理人員成為檔案管理制度的執行者和楷模。

三、提倡高校檔案管理人員敬業、務實求真精神

檔案工作是一項原則性、保密性和政策性都很強的工作，同時又是一項繁瑣、清苦的技術工作，而高校建設檔案形成周期長，檔案數量多，竣工檔案驗收時間短，檔案管理人員少。要化解這些矛盾，沒有一批默默無聞、恪于職守、高素質的工作人員是做不好檔案工作的。

基建檔案的內容質量是指檔案所反映的數據準確性，案卷質量是指檔案的完整性、系統性、規范性程度。項目檔案要求外觀與內在質量的統一，而基建檔案的內在質量卻重于外觀形式，要力求這些完美無缺，保證質量，需要有檔案工作人員的敬業精神作保障。

在高校基建項目的管理過程中，為迎合檢查的造假情況，為竣工驗收過關后期突擊返工，造成工程檔案的嚴重失實的現象時有發生，要求檔案管理人員站穩立場，杜絕檔案驗收弄虛作假的行為，大力提倡務實求真精神。[2]

在基建檔案資料的收集過程中，各檔案人員要努力樹立服務第一的意識，找準途徑，扎實工作，己所不欲，勿施于人，還要轉變工作作風，系生命于“蘭臺”，獻丹心于檔案，變被動整理為主動收集，變被動工作為主動服務；提高檔案工作的自豪感、責任感，才能為基建項目和檔案的發展做出更大的貢獻，使檔案管理人員腳踏實地，一步一個腳印，全身心地投入到工作之中，做出新的成果。

四、加強單項檔案管理人員和施工技術管理人員的培訓

（一）加強建設單項檔案人員專業知識培訓

基建檔案管理是一項專業性很強的工作。它不僅要求基建檔案管理人員具備有基建建筑、測繪等專業基礎知識，而且還需要具備較高的檔案管理的專門知識以及有關經濟、法律、政策等各方面的綜合知識，并能不斷把新的現代化管理手段引進日常工作中去。各級檔案部門要密切關注市場投資方向，掌握自己所管轄的區域新建項目的狀況，有計劃、有目標在制定出培訓計劃，滿足經濟發展的需要，及時向建設單位通報培訓信息，選擇適當時間，讓具有資質培訓單位對檔案人員進行專業知識培訓，引起全社會對建設檔案的重視，從而使工程人員了解基建檔案管理知識，使檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業知識，優化知識結構，拓寬知識面。與此同時，還要與時俱進，學習基建檔案業務、管理理論和方法、網絡和計算機知識，培養現代復合型人才，通過各級檔案部門的層層培訓，形成一支建設檔案管理隊伍，滿足社會經濟發展需要。

（二）加強施工技術管理人員檔案知識的培訓

高校建設項目實施過程中，技術人員、工程管理人員是最關鍵的一員，他們是建設項目的創造者，也是項目文件形成者。他們對建設檔案的認知程度直接關系到施工的各個階段。將參建單位技術人員、工程管理人員檔案知識培訓作為工程管理控制的事前基礎工作之一，把監理人員檔案培訓列入監理資格培訓的內容之一，有利于把好建設檔案質量關。除此之外，由省、市檔案局定期召集各重點建設項目主管部門、建設單位、主要設計單位、主要施工單位、主要監理單位檔案工作分管領導、有關工程技術人員和檔案干部及高校檔案管理人員參加培訓，[3]讓他們理清基建項目檔案管理思路，明確檔案整理的具體要求，一級抓一級，層層抓落實，共同建立長效監管機制，讓項目檔案管理保持良好的發展勢頭，也使檔案管理隊伍在檔案知識上得以“充電”。

通過基建方面的培訓，使的檔案管理人員的學習能力，操作能力，管理能力得到造就。

五、基建檔案的搜集過程與工程建設進程同步進行

基建檔案的大部分原始資料產生于施工過程的現場，檔案人員應親臨施工現場，收集資料，做到該簽證的就現場簽證，該取樣的就現場取樣，該檢查的就現場檢查，該記錄的就現場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此，檢查后一定要核對，發現問題并及時解決。[4]檔案管理人員要經常下工地進行檔案資料工作的檢查和指導，有助于了解工程動態，了解資料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整與準確。

從建設項目申請立項時到建設項目竣工驗收時，檔案管理人員對基建文件的收集、整理、審查，歸檔、驗收工作就貫穿其中，從而保證基建檔案歸檔工作的順利進行，保證基建工程質量，也使檔案管理人員的服務態度、服務效率、服務成果、工作作風等在基建檔案的搜集與工程建設進程同步進行中體現出來，使他們在工程建設中，不斷實踐，不斷成長。

六、實行基建檔案的信息化管理模式

信息化時代，給基建檔案工作帶來了新的課題，也給檔案管理人員提出了新的挑戰。各高校要以軟硬件建設為基礎，以基建檔案資源建設為核心，以檔案門戶網站為平臺，在實現檔案館數字信息化的基礎上，進一步推進檔案的信息化管理。檔案管理人員要適應基建工程項目現代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，如：OA辦公軟件系統和南大之星檔案軟件（B/S），實現基建檔案歸檔自動化、館藏數字化，使基建檔案管理開始由傳統管理方式變為計算機數據庫管理，由傳統的手工檢索變為快捷方便的計算機檢索，由人工調卷變為網上全文查閱。[5]它要求實行基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管、利用工作規范、有序，建立電子檔案數據庫，提高基建檔案管理效率，也使檔案管理人員的管理能力得到很好的鍛煉，加快了他們信息化建設步伐，提升了他們檔案現代化管理水平。

七、結語

要做到基建檔案管理與工程建設在時間、內容、要求等方面的循序同步，是一項系統工程，存在很多難點，也只有檔案管理人員跟基建各部門密切配合，全過程跟蹤，才能實行同步積累、整理、完善、歸檔，才能使檔案管理工作取得好的效果，從而使檔案管理人員隊伍的素質和業務水平得到提高，使他們成為信息時代的先鋒和精英人才，使檔案隊伍的建設得到發展和升。

[1]歐陽旭明.重年夜培植項目檔案工作全過程打點 [J].中國檔案, 2007，（2）.

[2]陳曉偉，吳欣.高校基建檔案管理存在的問題及對策[J].機電兵船檔案，2009，（5）:45.

[3]朱平.檔案管理的學習型團隊組織建設[J].南北橋，2009，（6）：9-10.

[4]曾葦.論高校檔案人員激勵機制的構建[J].電腦知識與技術2009，（6）：4590-4591.

[5]陳鵬.論檔案利用與檔案隊伍建設的關系 [J].蘭臺世界，2009，（24）：26-27.