負面消息商務英語信函句法層面的語用禮貌探析

金麗

負面消息商務英語信函句法層面的語用禮貌探析

金麗

（懷化學院大學英語教學部，湖南懷化418000）

以國內外各種商務英語教材中遴選的30篇負面消息商務英語信函為研究語料，采用定性分析和例證法，從語用學的角度，對禮貌原則在負面消息商務英語信函句法上的體現進行分析，為商務英語信函寫作教學和商務溝通提供有益啟示。

負面消息商務英語信函；句法；面子威脅行為；禮貌原則

商務英語信函有其獨特的語言特色，在布局謀篇和遣詞造句方面有其自身的特點。負面消息在商務溝通中是在所難免的，研究如何使用恰當、得體的語言減輕面子威脅，有效傳遞所要表達的內容，讓對方容易接受，并維系良好關系，有著很強的實用價值。本文從國內外各種商務英語教材中遴選了30篇負面消息商務英語信函，采用定性分析和例證法，從句法層面，對禮貌原則在負面消息商務信函中的體現進行分析，旨在為商務英語信函寫作教學和商務溝通提供有益啟示。

一、負面消息商務信函

Stewart根據商務信函的內容訴求將其分為4種類型：好消息信函（good news letters）、中性消息商務信函(neutral news)、壞消息信函(bad news letters)和勸說性信函（persuasive letters）［1］。Wayne和Dauwalder(1994)將壞消息信函定義為：“這些收信人不樂意接收的、會引起情感抵觸的、會讓收信人失望的信函。”［2］事實上，在交際中我們定義一則消息是否為壞消息，是從收信人角度出發的。換句話說，壞消息是從讀者的角度來定義，而不是從寫信人角度。我們在傳遞此類負面消息時需尤為注意，因為讀者在讀到此類消息時，會感到面子受到威脅或情感受到傷害。

商務信函有兩大目標：主要目標和次要目標。主要目標是寫作的直接原因，比如銷售商品、交流信息，但這不是唯一目標。很多情形下，建立和維持與公司客戶的良好關系這一目標同等重要。得體的商務信函書寫方式有助于幫助公司樹立良好形象。Locker（2005）進一步將壞消息商務信函的首要目標界定為：傳遞壞消息，讓收信人閱讀、理解和接收信息，并努力維系良好關系。次要目標是：樹立寫信人以及寫信人公司的良好形象，減少寫信人圍繞同一主題進行的不必要的工作［3］。

壞消息商務信函種類繁多，常玉田（2006）認為這些拒絕商業合作伙伴的要求、拒絕為對方提供信息、拒絕為其賬戶進行信貸審批或者拒絕延期支付等信函都屬于負面消息或壞消息商務信函［4］。作者主要挑選六種常見的壞消息商務信函：拒絕請求、拒絕訂單、拒絕索賠、拒絕海損理算、拒絕信用證和拒絕工作申請等進行語用分析。

二、面子威脅行為和禮貌原則

Brown和Levinson1978年提出了面子論（Face Theory），并于1987年進行了修正。根據Brown和Levinson的解釋，面子是每一個社會成員意欲為自己掙得的那種公眾中的“個人形象”，包括積極面子和消極面子兩類。積極面子是希望被別人接受，得到別人的喜愛和贊同，被當做同一群體的成員，自己的需求得到別人的理解，以及別人的尊敬。而消極面子是希望自己的行為不受別人的干涉或阻礙，自己能獨立自主，有決定自己行為的自由。Brown和Levinson把這些威脅交際雙方積極面子和消極面子的言語行為稱為“面子威脅行為”（Face Threatening Act）［5］。說話人必須尊重聽話人的自我形象，考慮聽話人的感覺，盡量避免威脅聽話人面子的行為，這是言語交際的普遍性特點。當威脅聽話人面子行為不可避免發生的時候，說話人可以實施一些禮貌語用策略挽救聽話人的面子。

Peccei(2000)認為，禮貌策略（又稱補救策略）包括：（1)赤裸裸地實施面子威脅，不采取補救措施；（2）負面面子禮貌策略；（3）正面面子禮貌策略；（4）非公開實施的語用策略；（5）不實施威脅面子的言語行為［6］。負面面子禮貌策略和正面面子禮貌策略是在商務信函中使用最為普遍的兩種策略。正面面子禮貌策略是在實施威脅面子行為時考慮到聽話人的正面面子需求，從而實施的補救措施。在實施負面面子禮貌策略的時候，說話人考慮聽話人的負面面子需求，表示自己不愿意強迫對方、侵犯對方，尊重聽話人的自主自由。

禮貌原則是Leech于1983年提出的一條語用原則。作為合作原則的必要補充，禮貌原則挽救了合作原則存在的缺陷。該原則從總體上可表述為：在其他條件相同的情況下，盡量減弱不禮貌信念的表達，盡量增強禮貌信念的表達。禮貌原則的六條準則分別是：（1）策略準則：使他人受損最小，使他人受惠最大；（2）寬宏準則：使自身受惠最小，使自身受損最大；（3）贊揚準則：盡力縮小對他人的貶損，盡力夸大對他人的贊揚；（4）謙虛準則：盡力縮小對自身的贊揚，盡力夸大對自身的貶損；（5）贊同準則：盡力縮小自身和他人之間的分歧，盡力夸大自身和他人之間的一致；（6）同情準則：盡力縮小自身對他人的厭惡，盡力夸大自身對他人的同情［7］。禮貌原則保持了社會平衡和友好關系，比合作原則具有更高的調節作用。說話人遵守禮貌原則的準則是實施禮貌語用策略的前提。

三、禮貌原則在負面消息商務信函句法層面的體現

如何提高負面消息商務英語信函的禮貌程度是寫信人應該關注的。言語的意義不僅由內容決定，而且由形式決定。盡管壞消息本身令人不愉快，但是表達同一意思，使用不同表達方式，會導致不同的結果。為了表達對收信人的禮貌，為了緩解負面消息商務英語信函的冒犯語氣，寫信人可以從句法層面，采用以下語言機制和技巧：

（一）使用相對較長、較復雜的的句子

短句簡單有力，但是在傳遞不愉快信息時不宜使用。負面消息傳遞越間接，則越禮貌。負面消息如果被放在復雜句的從屬句中，就不會顯得那么突兀。同時，讀者的注意會被轉移到句中其它信息上去。一些由although,as,because,if,since引導的從句常常出現在壞消息商務英語信函中。

（1）We did not select your sorter.

（2）Although we did not select your sorter,we were favorably impressed with your system and your people.［8］

例（1）用了僅六個單詞的簡單句拒絕了報盤。該面子威脅行為直接明顯，毫無疑問會讓讀者覺得難以接受。例（2）中寫信人將負面消息放在由although引導的讓步狀語從句中，寫信人成功地將讀者的注意力轉向句中后半部分的好消息。寫信人提供的潛在利益，從某種程度上可以彌補因為拒絕而給對方造成的損失，這樣照顧了讀者的負面面子需求。該句符合了禮貌原則的策略準則和贊揚準則。使用較長、較復雜的句子有助于體現禮貌、維護雙方的友好關系。

（二）使用疑問句

商務英語信函寫作中通常采用陳述句、疑問句、祈使句。相對于陳述句和祈使句，疑問句似乎讓讀者有更多接受或拒絕請求的自由。因此，當言語行為不利于收信人時，最好使用疑問句。這樣，寫信人的請求變得不那么強加于人，其面子威脅程度也減輕了許多。

（3）You are required to make some allowance on your quoted prices so as to enable us to promote your goods in our market.（poorly written）

（4）Please make some allowance on your quoted prices so as to enable us to promote your goods in our market.

（5）May we suggest that you make some allowance on your quoted prices so as to enable us to promote your goods in our market?［9］

比較三個例句，第一句是最不禮貌的。寫信人以一種居高臨下的口吻和收信人交談。毫無疑問，這種不恰當的口氣破壞了交際雙方的平等，勢必引起收信人的不滿。例（4）中祈使句前加了please，相比例（3）禮貌很多。盡管例（4）不如預期的那樣禮貌，但是該句型結構通常出現在日常交際中用于提出請求。例（5）中，寫信人使用了疑問句，以一種自然、禮貌、友好的方式提出了請求，收信人享有更多接受或拒絕該請求的自由。在閱讀這樣的信件之后，收信人會從雙方的共同利益和面子需求角度考慮，很可能會接受寫信人的建議。

（三）使用被動語態

楊林聰（2002年）指出被動語態有以下優點：（1）隱藏施動者；（2）句子重心放在所做的事情上，而不是強調誰做；（3）可以弱化不愉快的思想和消極的想法［10］。為了避免直接責備收信人，在負面消息商務英語信函中，寫信人通常會用被動語態，強調動作行為而不是施動者。間接陳述令人不愉快的消息，使得收信人的消極面子得以保留。故意隱藏施動者，滿足了不傷害收信人面子的需求。例如：

（6）It is apparent that each sample has been subjected to long periods in extreme sunlight.［11］

例句選自拒絕海損理算的商務信函。被動語態的使用突出了長時間遭受烈日暴曬這一動作行為，收信人的過失則被含蓄地表達出來。這種傳達信息的方式大大減少了收信人的損失，體現了策略準則和同情準則。在傳達負面消息的同時，合作伙伴的友好關系得以維護。再比較下面兩例句：

（7）We are certain employees of the Shipping Company damaged the goods because of their careless handling.（poorly written）

（8）We are certain they were damaged through careless handling while in transit.［12］

對比上述兩個例句，我們發現例（8）重心放在運輸中貨物受損這一事實上，寫信人沒有在信中指出這一行為應由誰負責。相反，例（7）不僅強調了不當操作這一行為，而且清楚地指出航運公司的員工應對此問題負責。這對航運公司的消極面子造成了威脅。盡管航運公司作為第三方沒有出現在對話中，但是對其禮貌是必須的。考慮到將來的合作，使用主動語態的句子譴責商業合作伙伴顯然是不恰當的。被動語態省略施動者，使得傳遞的信息更為客觀禮貌。

（四）使用虛擬語氣

使用包含could,would,might,wish,I wish,as if等條件表達式的虛擬語氣來表達愿望、建議、推測或與事實相反的情況時，負面信息將會以更積極禮貌的方式被表達出來。使用虛擬語氣的句子里常會包含拒絕的原因。而陳述原因會改善語氣，從而緩解負面信息。

（9）I wish I could tell you the wholesale prices of these items,but standard business ethics require us to keep this information confidential between the manufacturer and the dealer.［4］

該句沒有直接拒絕對方詢問批發價的請求，而是陳述了為什么要對此保密的原因。這遵循了策略準則。使用虛擬語氣，避免了直接與收信人的沖突，更為禮貌，也更易為讀者接。

（10）Should you be prepared to make a price reduction by,say 10%,we mightputthe dealthrough.［13］

例句選自要求降價的還盤信函。寫信人的請求會給收信人造成損失，威脅收信人的負面面子。虛擬語氣的使用從某種程度上緩解了面子威脅行為。遵守了禮貌原則中的策略準則：使他人受損最小。

（五）使用積極的語氣

在傳達負面消息的商務信函中，寫信人應強調已做的和能做的，而不是把重心放在不能做的和不會去做的事上。例如：

（11）A.We can’t extend credit when this minimum ratio is not met.（poorly written）

B.In the belief that this minimum ratio is best for all concerned,we extend credit only when it is met.［14］

上述兩例中，例（11）A的語氣太僵硬，勢必激起收信人的負面情感，很難為收信人接受。相反，例（11）B中用積極的語氣指出，如果達到最低限額，收信人的愿望便可以得到滿足。此句比例（11）A更為積極，更容易讓人接受。

（12）A.We won’t ship the 500 cases of WS-14 items until we receive the authorized notification.（poorly written）

B.As soon as we receive the aouthorized notification,we will be happy to ship the 500 cases of WS-14 items.［15］

與例（12）A句不同，B句強調一旦滿足條件，寫信方便可以裝船。負面面子禮貌策略減弱了要求的強制性。

使用積極語氣有兩種好處：第一，可以部分減輕、甚至是全部消除收信人對壞消息以及寫信人的負面情感。很多情況下不是拒絕本身，而是否定詞“no”激起了收信人的負面情緒。第二，使用積極的語氣提醒寫信人給出一個恰當的拒絕理由。一旦收信人理解了請求遭拒的原因，而且相信寫信人別無選擇只有拒絕的時候，也不至于因為失望而產生過多負面情緒。

（六）使用恭維

恭維可以產生良好的人際關系。恭維照顧了收信人的積極面子，目的是讓收信人感覺良好。Leech禮貌原則中的贊揚準則提出：盡力夸大對別人的贊揚。恭維在日常生活中不可忽略。如果在應該恭維的場合不恭維，那就暗含著寫信人不能恭維。換句話說，沒有恭維就暗含貶損之意。

（13）Your order suggests that your company is making good progress.［14］

（14）Your college record is excellent,and I encourage you to apply for another position with us in the future.［8］

（15）It is clear that you are a motivated individual with some importantskills to offer.［12］

通常說來，人們都有著強烈的獲取他人認同的愿望。因此，恰當的恭維有助于建立寫信人的良好形象，并贏得收信人的信任。為了緩和壞消息，尋找與收信人的共同點，在拒絕類信函的開頭恭維收信人所做的事情是合適的。

撰寫負面消息商務信函絕非易事。寫信人應該考慮收信人的面子需求，根據禮貌原則，實施正面面子禮貌策略和負面面子禮貌策略來減輕負面消息對收信人造成的面子威脅行為。寫信人以一種積極的方式傳達消極信息，有助于維護收信人的正面形象。相應的，也會維護收信人對寫信人以及寫信人所在公司的積極態度。由于在商務交流中撰寫負面消息商務信函難以避免，學習如何減輕面子威脅，禮貌表達負面消息，對商務信函寫作教學和商務溝通都有著現實指導意義。

［1］Stewart M M,Clark L R,Zimmer K.Business English and Communication［M］.New York:McGraw-Hill,1984.

［2］Wayne F S,Dauwalder D P.Communicating in business:an action-oriented approach［M］.Austen:Austen Press,1994.

［3］Locker K O,Business and administrative communication(6th ed.)［M］.Beijing:China Machine Press,2005.

［4］常玉田.英語商務信函寫作［M］.北京:對外經濟貿易大學出版社,2006

［5］Brown P,Levinson S.Politeness:some universals in language usage［M］.Cambridge:Cambridge University Press,1987.

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［7］俞東明.什么是語用學［M］.上海:上海外語教育出版社,2012.

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［9］管春林.國際商務英語寫作［M］.杭州:浙江大學出版社,2006.

［10］楊林聰.禮貌原則在商務溝通中的應用［M］.長沙:國防科技大學出版社,2002.

［11］Lesikar R V,Flatley M E.Basic business communication skills for empowering the internet generation(10th ed.)［M］.Beijing:China Renmin University Press,2004.

［12］王恒恩.商務英語寫作［M］.上海:華東理工大學出版社,2009.

［13］李爽.國際商務函電［M］.北京:清華大學出版社,2008.

［14］陳蘇東.商務英語寫作［M］.北京:高等教育出版社,2002.

［15］劉志偉.國際商務函電與溝通［M］.北京:對外經濟貿易大學出版社,2005.

A Pragmatic Study on the Application of Politeness Principle in Bad News Business Letters at the Syntactical Level

JIN Li
（College English Teaching and Research Department,Huaihua University,Huaihua 418000,Hunan,China）

The research corpus consists of 30 bad-news business letters from all kinds of Business English textbooks home and abroad.It is a qualitative study with exemplification on the application of politeness principle in bad news business letters at the syntactical level,aiming at providing some enlightenment for the teaching ofbusiness letter writing and business communication.

bad news business letter;syntactic;face threatening act;politeness principle

H315

A

1007-5348（2014）11-0074-04

（責任編輯：廖銘德）

2014-09-12

湖南省教育規劃課題“EGP與ESP相結合的大學英語課程改革研究與實踐”（XJK013BGD010）

金麗（1975-），女，湖南溆浦人，懷化學院大學英語教學部講師，碩士，主要從事應用語言學與大學英語教學研究。