高校儀器設備精細化管理

葉 昕，李愛群

(1.中山大學 中山醫學院，廣東 廣州 510080；2.中山大學 設備與實驗室管理處，廣東 廣州 510080)

儀器設備是高校實驗室的重要技術裝備，是高校教學、科研和開展社會服務活動的物質基礎，是高等學校人才培養和科學研究的基本條件之一。自我國高等教育實施“211工程”和“985工程”以來，各高等學校加大了對實驗設備的投入，高校實驗儀器設備從數量、種類和質量上都有了大幅度的增長和提高，為高校學科建設和教學、科研水平的提升奠定了良好的基礎。在儀器設備不斷增加的同時，學校設備管理部門也面臨新的問題，如：儀器設備重復購置、設備使用率低且分布不均衡、大型儀器設備的效能沒有得到充分發揮等。管理好實驗儀器設備不僅可以推動學校教學、科研工作的順利開展，同時也可以為學校創造良好的社會效益和經濟效益。

1 高校的儀器設備管理中存在的問題

1.1 設備資源的浪費

一些高校的儀器設備管理體系尚不完善，沒有從全校整體情況來統籌安排儀器設備的采購，以致因重復購置造成儀器設備(尤其是科研實驗設備)的使用率低下。另外，仍存在重購置、輕管理的設備管理理念，有些科研儀器設備——特別是專業的、貴重的、精密的設備，因共享機制不完善而長期封閉使用，普遍地存在利用率低或功能利用不全的現象，也有的儀器設備則因技術落后、功能老化而長期閑置。

1.2 申購儀器設備的前期缺乏充分的調研

儀器設備的購置，從經費的落實到采購計劃的制訂，從市場調研到招標定標，從商務談判到合同的簽訂與執行，從儀器設備的調試驗收到進入儀器設備資產庫，整個過程是一項復雜的系統工程。在申購的前期需要對擬購置的儀器設備進行大量的調研，了解不同廠家的產品，了解產品的性能、配置和技術參數。但有些高校因經費來源渠道較廣，實驗室的儀器設備購置經費較充裕，對擬購置的儀器設備調研不細致；也有些高校因為時間倉促，對設備的購置方案考慮不周，以致購置的儀器設備不能達到實驗要求的技術指標。

1.3 對儀器設備的監管薄弱

儀器設備的管理具有很強的技術性和綜合性。現在高校教師往往身兼數職，因為精力有限，往往將儀器設備的申購、使用和管理工作交由所帶研究生去完成。對于新購置的大型貴重儀器設備到貨后，有些教師也將后續的工作(如設備安裝、調試、試運行、驗收等)交由學生管理。面對技術操作要求比較高的設備，學生對儀器設備的技術性能不能全面掌握，甚至會因操作失誤造成儀器設備損壞。另外，有些儀器設備是隨工程、基建項目購買的，在工程完工之后已全額支付工程項目款，而儀器設備卻未辦理固定資產入賬手續，形成監管的盲區，儀器設備發生故障就很難解決，以致造成設備閑置[1]。

2 強化高校儀器設備的精細化管理

2.1 精細化管理的概念

精細化管理是源于發達國家企業管理的一種管理理念，是一種精益求精的管理文化、一種科學的管理方法。它以“精(做精、求精，追求最佳、最優)、準(準確、準時)、細(工作做細，管理做細，流程做細)、嚴(執行，主要是管理制度和流程的執行與控制)”為基本特征，通過提升員工素質，加強內部控制，強化協作管理，減少管理所用資源和降低管理成本，提升企業整體效益。它要求日常管理工作做到制度化、格式化、程式化、強調執行力[2-3]。

2.2 健全相關制度，落實精細化管理

在儀器設備管理中可用循環質量管理理論(plan，do，check，act，PDCA)，通過計劃、執行、考核、修正4個環節，加強對儀器設備的管理，健全儀器設備管理體制和各項規章制度，落實管理責任制，強化日常管理[4]。要提高師生員工對精細化管理的認識，推動資源的合理配置和有效性使用，以達到人人重視儀器設備管理，實現儀器設備管理“零”死角。

要通過制度引導，使管理人員接受精細化管理理念。可根據教學和科研的需求，制定切實可行的制度體系，形成有章可循、按章辦事、違章必究的管理制度，并在實踐中不斷充實、完善制度體系，使實驗室管理工作科學化、規范化、制度化。同時，在健全內部管理制度體系的基礎上，建立貴重儀器設備的使用管理和評價體系，定期開展日常的清產核資工作，核實資產的存量和增量，做到“家底”清楚，有效地推動儀器設備的合理配置和有效性使用，以便及時發現管理中存在的問題，及時采取措施，提高設備管理水平[5]。

2.3 加強實驗室隊伍的建設

高校實驗技術人員承擔著儀器設備管理的基礎性工作，是實驗室管理的主要人員。但是，實驗室的管理工作又常常被看作輔助工作，實驗技術人員的工作沒有被充分重視，他們的待遇也較低，不但影響工作熱情[6]，而且流動性較大，實驗技術隊伍不夠穩定。

實際上，實驗技術人員的業務和素質水平直接影響著實驗教學和科研工作的成效。隨著越來越多的貴重、精密的儀器設備投入實驗教學和科學研究，實驗技術人員必須接受再教育和培訓，達到較高的業務水平，才能勝任儀器設備的使用和管理工作，才能更好地完成教學和科研任務[7]。因此，高校必須重視這一群體，通過落實相關政策，提高實驗技術人員對儀器設備精細化管理的認識，有效提高實驗室的精細化管理水平。

2.4 加強日常管理，貫徹執行精細化管理流程

精細化管理是一種執行力的體現。“中國絕不缺少雄韜偉略的戰略家，缺少的是精益求精的執行者；絕不缺少各類規章、管理制度，缺少的是對規章制度的執行。”良好的執行者，是提高管理效益的根本保證。只有精益求精的認識、細致入微的規劃、各個環節的共同作用，才能實現儀器設備的精細化管理，使復雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程的事情定量化、定量的事情信息化。

實驗室檔案是實驗室活動的真實記錄，它對實驗室各項工作的開展、考查、經驗總結及科學研究工作有著廣泛的參考作用，是精細化管理執行力的一個重要方面。實驗人員平時應該及時收集并記載各種存檔材料，建立完善的檔案，提高教學、科研和管理水平[8]。

實驗室管理檔案應主要包括以下內容：

(1) 規章制度：包括實驗教學管理制度(實驗技術人員崗位職責制、實驗教學登記制度、實驗教學事故認定及處理辦法等制度)、儀器設備管理制度(貴重儀器設備的申購、儀器設備的損壞、維護維修、丟失賠償、低值易耗品的管理、儀器設備借用、貴重儀器使用辦法等)、實驗室安全管理制度、學生實驗守則以及工作檔案管理制度等；

(2) 實驗教學檔案：包括教學大綱、教學計劃任務書、課表、實驗教材、實驗登記表、教學工作日志，實驗報告，成績表等；

(3) 實驗室的日常管理檔案：包括實驗室安全管理和儀器設備的精細化管理檔案，主要內容有儀器明細賬、危險品臺賬和使用登記表、實驗室廢棄物回收登記、實驗動物的回收登記錄、儀器借(領)用登記表、貴重儀器設備使用登記表、儀器設備報廢和調撥登記表、貴重儀器設備的技術和管理檔案等；

3 建立激勵機制，促進儀器設備開放共享

以精細化管理的理念，建立實驗室開放和儀器設備共享的激勵機制是提高儀器設備利用率的有效措施。目前很多高校的實驗室添置了新的儀器設備，但實驗室和設備的運行經費卻明顯不足。實行儀器設備開放共享、有償服務，將可以解決儀器設備運行經費不足的問題，亦可以有效地提高儀器設備的使用效益。

3.1 建立高效、完善的管理制度

要實現儀器設備開放共享工作系統化、規范化和精細化，就需要強化人員管理，建立健全的儀器設備管理制度，做到有章可循。要建立儀器設備開放使用管理辦法、貴重儀器設備管理辦法、貴重儀器操作與技術培訓制度、貴重儀器設備使用效益考核和評估辦法等一系列操作性強的管理制度。

貴重設備的開放共享，必然會增加實驗人員的工作量和設備運行成本，因此，還必須建立共享設備有償使用的制度，保證共享設備得到及時的維護和維修，逐步實現“以機養機”的良性循環。對貴重儀器設備共享服務，應制定明確的收費標準，利用經濟杠桿，調動機組人員的積極性，促進共享資源的可持續發展[9-11]。

3.2 建設貴重儀器設備共享信息化平臺

應建立貴重儀器網絡信息平臺，將有關貴重儀器開放共享的信息(如儀器的功能、技術指標、安裝地點、技術管理人員的聯系方式、收費標準等)在網上發布，為用戶提供便捷的查詢服務。

信息化平臺還應具備機時存款管理、經費分配、儀器查詢、預約、委托測試、查詢使用記錄、收費結算、效益評價、統計分析等多項功能，并實行動態管理，使用戶可以很便捷地通過網絡平臺服務跟蹤實驗數據[12]。

3.3 開放共享的效益評價和激勵機制

效益評價和激勵機制是執行精細化管理的手段，是提高儀器設備使用效益的制度保障。對貴重儀器設備實行統一管理，利用成本核算、效益分配等經濟手段，積極引導設備共享服務，使那些主要用于單一學科或單一研究方向的設備也實行校內外共享。

按照貴重儀器設備使用記錄、實際開放運行機時、完成工作的質量、其他部門對共享服務的評價等，對儀器設備的管理逐項考查、公平評判。對開放共享管理好、設備利用率高、綜合效益明顯提高的單位給予表彰和獎勵，并在以后的實驗室建設和貴重儀器購置方面優先考慮；而對于長期處于閑置或半閑置狀態的儀器設備，要增強設備儀器擁有單位的責任意識，采取措施提高使用率，或將儀器設備調撥到其他急需的單位。對負責儀器設備管理的人員也要有獎懲機制，對貴重儀器設備的維修、開發有貢獻者，應給予物質和精神獎勵，調動實驗技術人員鉆研業務、提高水平的積極性，從而有效提高設備的完好率，促進共享平臺的健康發展[13-15]。

3.4 踐行精細化管理，實現實驗室的優化運行

中山大學中山醫學院在2009年成立了科研儀器設備管理中心。中心成立之初，就按照“三個分離”模式進行精細化管理，即：管理者和使用者分離、管理者與財務分離、管理者和托管教授分離。學院為科研儀器設備管理中心配備了適當數量的實驗技術人員，由該中心單獨管理、單獨進行績效考核，并建立了一套較完善的醫學科研儀器共享管理系統，包括儀器預約管理系統、儀器使用授權管理系統和儀器使用計費管理系統，實現對所屬儀器的共享管理，保證優化運行。

通過該套系統，校內外有需求的用戶可以很便利地了解到該中心儀器設備的基本技術信息、分布和使用情況。系統還有網上預約使用、儀器設備經費的分配和財務結算等功能。該中心的管理模式實現了精細化管理執行力鏈條，不僅節省了人力資源，提高了工作效率和管理效益；同時與學校現有校級平臺進行對接，使學校職能部門可以實時了解儀器設備的運行狀況和使用效益，取得購置儀器設備的決策依據。

4 結束語

高校儀器設備管理工作是一項復雜的系統工程，涉及到諸多方面。要做好這項工作，既需要各級領導和員工進一步提高管理理念，也需要其他各部門的配合和支持。總之，高校要全面提高實驗室的精細化管理水平，充分發揮儀器設備的最大效益，使儀器設備管理工作更有利于踐行教學計劃、完成科研項目，更有利于提高教學、科研水平。

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