淺談?dòng)?jì)生檔案管理工作

李 靜

（棗陽市吳店鎮(zhèn)計(jì)劃生育服務(wù)中心，湖北 棗陽 441214）

經(jīng)過多年實(shí)踐工作，筆者認(rèn)為計(jì)生檔案管理存在以下幾方面的問題：

一是，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。雖然機(jī)關(guān)和下屬單位都統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，增加了對(duì)檔案工作的投入，但不少檔案人員檔案意識(shí)薄弱，檔案知識(shí)和檔案法律法規(guī)嚴(yán)重缺乏，輕檔案重業(yè)務(wù)的思想根深蒂固，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部片面地認(rèn)為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺、行文不規(guī)范及“三色筆”等現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重影響了檔案的保存壽命。

二是，檔案資料收集不全。由于在檔案管理中存在相關(guān)業(yè)務(wù)科室和事業(yè)單位各自為陣的現(xiàn)象，致使辦公室在收集和整理檔案材料時(shí)，往往收不齊，收不到，一些有價(jià)值的必須歸檔的資料被遺漏，給計(jì)生檔案工作造成了很大的損失。有些同志為圖使用方便，將具有查考利用價(jià)值的“真品”長(zhǎng)期“占為己有”不移交，從而使部分檔案存在空缺現(xiàn)象，這樣既影響了檔案的完整性，也影響了檔案的發(fā)掘利用，對(duì)服務(wù)日常工作也會(huì)帶來諸多不便。

三是，檔案人員業(yè)務(wù)不精。近年來，計(jì)生部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實(shí)際工作中這些制度的作用沒有很好地發(fā)揮出來，近似“名存實(shí)亡”。究其原因，主要有兩個(gè)方面：一是，多數(shù)檔案人員未接受過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案開發(fā)建設(shè)的基本知識(shí)；二是，相關(guān)業(yè)務(wù)科室和事業(yè)單位的檔案人員認(rèn)為，只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡(jiǎn)單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。

四是，檔案利用效率不高。計(jì)生工作的特點(diǎn)決定了人口計(jì)生部門形成的檔案不僅種類多、數(shù)量大，專業(yè)性強(qiáng)、管理復(fù)雜，而且有些檔案需要直接為社會(huì)提供利用，為廣大人口計(jì)生對(duì)象服務(wù)。人口計(jì)生部門雖然在地方檔案部門的指導(dǎo)下積極開展了檔案利用工作，但因檔案存在缺、漏現(xiàn)象，顯得“只可遠(yuǎn)觀而不可細(xì)瞧”。總的看來，計(jì)生檔案在生育證辦理、計(jì)生技術(shù)的鑒定結(jié)果、計(jì)生人口的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、獎(jiǎng)勵(lì)扶助、特別獎(jiǎng)勵(lì)扶助、續(xù)寫計(jì)生志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

以上問題存在的原因是多方面的，如果繼續(xù)長(zhǎng)期存在下去，無論是對(duì)人口計(jì)生部門的各項(xiàng)工作，還是對(duì)國(guó)家的檔案事業(yè)，都會(huì)帶來不應(yīng)有的損失。因此，我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究和解決存在的問題，采取相應(yīng)的對(duì)策，整理強(qiáng)計(jì)生檔案的管理。為切實(shí)做好計(jì)生檔案管理工作，我分析制定了以下幾項(xiàng)對(duì)策：

一是，加強(qiáng)法律法規(guī)宣傳，強(qiáng)化檔案意識(shí)，注重資料收集的系統(tǒng)化。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重要性、現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，使廣大領(lǐng)導(dǎo)干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高他們參與檔案管理工作的主動(dòng)性、積極性、自覺性，督促各科室主動(dòng)上交歸檔資料，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，要?jiǎng)訂T和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對(duì)日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對(duì)不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

二是，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)，注重服務(wù)本領(lǐng)的現(xiàn)代化。檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)、內(nèi)容的不斷豐富、載體形式的多樣化、管理手段的現(xiàn)代化，都對(duì)檔案人員的科學(xué)知識(shí)、業(yè)務(wù)水平及現(xiàn)代化設(shè)備操作技能等方面提出了更高的要求。因此，計(jì)生部門要從檔案事業(yè)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃著眼，努力建設(shè)一支適應(yīng)時(shí)代要求的高素質(zhì)的計(jì)生檔案隊(duì)伍。一要，通過各種培訓(xùn)方式，加強(qiáng)計(jì)生歷史、計(jì)生實(shí)踐、計(jì)生理論的學(xué)習(xí)，突出檔案管理的針對(duì)性和超前性。二要，開展經(jīng)驗(yàn)交流，提高檔案人員信息化管理的知識(shí)水平和操作技能，提高工作效率。三要，從政治、生活、工作等方面關(guān)心支持檔案人員，幫助他們解決一些實(shí)際困難，不斷提高檔案人員的積極性和主動(dòng)性、確保檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定發(fā)展。

三是，加強(qiáng)建章立制，強(qiáng)化貫徹落實(shí)，注重檔案管理的規(guī)范化。要深入貫徹實(shí)施《檔案法》，完善檔案管理的規(guī)章制度，建立健全各項(xiàng)檔案管理制度和保密制度，并狠抓落實(shí)，使檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。同時(shí)，也要把檔案管理工作與其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作放在同等重要的地位，將其納入計(jì)生工作目標(biāo)考核項(xiàng)目中去，讓檔案事業(yè)與計(jì)生業(yè)務(wù)工作同步發(fā)展。

四是，加強(qiáng)檔案利用，強(qiáng)化服務(wù)民生，注重檔案編研的科學(xué)化。檔案工作的最終目的是為了提供利用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。國(guó)家檔案局在2010年提出 “建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”，這為計(jì)生檔案工作發(fā)展提供了廣闊空間。

因此，計(jì)生部門要著眼于人民群眾關(guān)心、關(guān)注的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，積極開展檔案編研工作，特別是要加強(qiáng)對(duì)獎(jiǎng)扶、特獎(jiǎng)摸底審核資料，領(lǐng)取《光榮證》檔案資料，審批生育指標(biāo)、特批生育指標(biāo)資料等方面的原始檔案資料的管理，加快檔案信息開發(fā)利用的步伐，使民生檔案的利用走向深入。