淺談計生檔案管理工作

李 靜

（棗陽市吳店鎮計劃生育服務中心，湖北 棗陽 441214）

經過多年實踐工作，筆者認為計生檔案管理存在以下幾方面的問題：

一是，檔案管理意識不強。雖然機關和下屬單位都統一了認識，加強了領導，增加了對檔案工作的投入，但不少檔案人員檔案意識薄弱，檔案知識和檔案法律法規嚴重缺乏，輕檔案重業務的思想根深蒂固，更有少數領導干部片面地認為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺、行文不規范及“三色筆”等現象的普遍存在，嚴重影響了檔案的保存壽命。

二是，檔案資料收集不全。由于在檔案管理中存在相關業務科室和事業單位各自為陣的現象，致使辦公室在收集和整理檔案材料時，往往收不齊，收不到，一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，給計生檔案工作造成了很大的損失。有些同志為圖使用方便，將具有查考利用價值的“真品”長期“占為己有”不移交，從而使部分檔案存在空缺現象，這樣既影響了檔案的完整性，也影響了檔案的發掘利用，對服務日常工作也會帶來諸多不便。

三是，檔案人員業務不精。近年來，計生部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實際工作中這些制度的作用沒有很好地發揮出來，近似“名存實亡”。究其原因，主要有兩個方面：一是，多數檔案人員未接受過專業培訓，缺乏檔案管理及檔案開發建設的基本知識；二是，相關業務科室和事業單位的檔案人員認為，只要把現有的業務工作資料簡單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應該上交，也不明白怎樣整理才算科學規范。

四是，檔案利用效率不高。計生工作的特點決定了人口計生部門形成的檔案不僅種類多、數量大，專業性強、管理復雜，而且有些檔案需要直接為社會提供利用，為廣大人口計生對象服務。人口計生部門雖然在地方檔案部門的指導下積極開展了檔案利用工作，但因檔案存在缺、漏現象，顯得“只可遠觀而不可細瞧”。總的看來，計生檔案在生育證辦理、計生技術的鑒定結果、計生人口的統計數據、獎勵扶助、特別獎勵扶助、續寫計生志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

以上問題存在的原因是多方面的，如果繼續長期存在下去，無論是對人口計生部門的各項工作，還是對國家的檔案事業，都會帶來不應有的損失。因此，我們應當認真研究和解決存在的問題，采取相應的對策，整理強計生檔案的管理。為切實做好計生檔案管理工作，我分析制定了以下幾項對策：

一是，加強法律法規宣傳，強化檔案意識，注重資料收集的系統化。首先，要加強對檔案工作的重要性、現實意義的宣傳，使廣大領導干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高他們參與檔案管理工作的主動性、積極性、自覺性，督促各科室主動上交歸檔資料，實行集中統一管理。其次，要動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強對日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

二是，加強隊伍建設，強化業務素質，注重服務本領的現代化。檔案數量的不斷增長、內容的不斷豐富、載體形式的多樣化、管理手段的現代化，都對檔案人員的科學知識、業務水平及現代化設備操作技能等方面提出了更高的要求。因此，計生部門要從檔案事業發展的長遠規劃著眼，努力建設一支適應時代要求的高素質的計生檔案隊伍。一要，通過各種培訓方式，加強計生歷史、計生實踐、計生理論的學習，突出檔案管理的針對性和超前性。二要，開展經驗交流，提高檔案人員信息化管理的知識水平和操作技能，提高工作效率。三要，從政治、生活、工作等方面關心支持檔案人員，幫助他們解決一些實際困難，不斷提高檔案人員的積極性和主動性、確保檔案隊伍的穩定發展。

三是，加強建章立制，強化貫徹落實，注重檔案管理的規范化。要深入貫徹實施《檔案法》，完善檔案管理的規章制度，建立健全各項檔案管理制度和保密制度，并狠抓落實，使檔案管理工作朝著標準化、規范化、科學化、現代化方向發展。同時，也要把檔案管理工作與其他各項業務工作放在同等重要的地位，將其納入計生工作目標考核項目中去，讓檔案事業與計生業務工作同步發展。

四是，加強檔案利用，強化服務民生，注重檔案編研的科學化。檔案工作的最終目的是為了提供利用，為社會經濟服務。國家檔案局在2010年提出 “建設覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”，這為計生檔案工作發展提供了廣闊空間。

因此，計生部門要著眼于人民群眾關心、關注的熱點、難點問題，積極開展檔案編研工作，特別是要加強對獎扶、特獎摸底審核資料，領取《光榮證》檔案資料，審批生育指標、特批生育指標資料等方面的原始檔案資料的管理，加快檔案信息開發利用的步伐，使民生檔案的利用走向深入。