如何實現檔案管理現代化

王國晶/黑龍江省伊春市新青區檔案局

如何實現檔案管理現代化

王國晶/黑龍江省伊春市新青區檔案局

當前社會處于快速發展階段，而且在各種新技術的沖擊下，各行各業管理方式都發生了較大的變化。檔案作為社會實踐活動中生成的信息，對于當前經濟的發展和社會的進步都具有極其重要的作用，所以需要提高檔案管理現代化水平，從而使檔案真正發揮其功能性。本文從實現檔案管理信息現代化的意義入手，分析了檔案管理現代化中存在的問題，并進一步對實現檔案管理現代化的措施進行了闡述。

檔案；現代化；管理

在社會的不斷發展過程中，個人或組織從事社會實踐活動所生成的信息即是檔案，而且記錄的信息較為清晰、準確和完整，不僅可以作為企業決策的重要依據，而且也可以作為科學研究中的重要資料，在社會發展過程中發揮著非常重要的意義。但在管理過程中，對檔案的安全性、有序性和完整性要求較高，所以需要加強其管理水平，特別是在當前信息化社會中，更需要有效的利用各種先進的信息技術在檔案管理工作中，從而實現檔案管理的現代化和自動化。

一、實現檔案管理信息現代化的意義

長期以來我國的檔案管理工作一直得不到重視，導致這種情況出現的原因較多，但大致有以下幾個方面：

其一，檔案管理工作復雜，而且時間跨度大，需要具有持續性，這就對檔案管理人員具有較高的要求，但在實際工作中，管理人員業務能力較差，工作效率低下，而且對先進的管理方法不了解，所以就導致無法及時、準確的為需要者提供檔案信息服務。

其二，在傳統的檔案管理模式中，工作方式多以手工為主，而且管理人員服務意識較差，不能及時對用戶的需求進行掌握，這就導致工作中只能是機械式的為用戶提供所需資源，工作效率較低，服務方式單一。

其三，傳統檔案管理中將檔案信息定為保密性質，這樣就使檔案處于封閉式的管理狀態下，使檔案信息資源的價值得不到發揮，人們由于對檔案部分不了解，也不會重視，這就導致檔案的經濟價值和社會價值無法有效的體現出現。

這些問題的存在都嚴重的制約了檔案管理現代化的進程。隨著科學技術的發展，國家對檔案管理工作進行了統一的規劃組織，利用計算機、網絡技術和信息技術來對已有檔案資源的管理模式進行轉換，使之從信息實體對象向數字化之后的信息資源對象轉化，實現檔案信息向現代化、信息化和網絡化的方向發展。使檔案管理工作從封閉狀態下走出來，使人們足不出戶就可以隨時獲取自己所需要的信息，實現信息的共享。目前信息網絡已基本實現了全面的覆蓋，這就需要檔案管理工作需要加強對新技術的應用水平，管理人員也應強化自身網絡技術知識，推動檔案管理信息化的實現，使檔案能夠真正為人們提供優質高效的服務。

二、檔案管理現代化中存在的問題

1.檔案管理現代化的意識不強。當，由于社會上對“檔案”的概念和作用，知之者甚少，檔案意識相當薄弱，甚至一些領導對加強檔案工作的現代化認識不足，許多單位的檔案工作仍然采取傳統的工作方法，嚴重影響了檔案管理的現代化進程。

2.缺乏現代化的檔案管理人才。在我國檔案行業中，一些專業性的人才多集中于經濟發達地區，在一些經濟不發達地區和偏遠地區，專門的檔案管理人員還比較缺乏，這樣就導致我國的檔案信息化建設存在著較大的差異性，在很大一部分區域檔案數字化工作根本無法開展。

3.資金短缺，檔案管理設備和技術相對落后，信息化程度較低。檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現代化的設備，檔案管理信息化程度很低，同時也造成人才引進困難，甚至人才流失。

4.基礎工作太差。檔案管理現代化的前提是檔案基礎工作的規范化、標準化。目前機關、企業、事業單位檔案工作管理存在的問題是：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具。許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規范操作。

5.檔案標準化、規范化工作有待提高。我國檔案信息化建設開展的時間較短，在相應的立法規范化建設方面還處于較低的水平，無法與發達國家相比，所以導致立法工作嚴重滯后于檔案信息化的發展，相關標準和規范無法具體的在檔案信息化建設中進行應用。

三、實現檔案管理現代化的措施

1.增強檔案管理現代化意識，加強人才培養。

第一，增強現代化意識。在實現檔案管理現代化，發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變為主動服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發展的需要。

第二，加強對人才的培養。檔案工作人員在檔案管理現代化實現的過程中發揮著非常重要的作用，所以加強對檔案工作人員整體素質的提升是非常重要的，檔案部門需要加強對工作人員專業知識和綜合能力的培養，特別是當前技術更新速度較快，這就更需要檔案管理工人不斷更新自身的知識，從而為檔案的發展做出貢獻。

2.加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。現代技術手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術現代化步伐，全面提高檔案管理的現代化水平。要及時配備檔案現代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分利用現代科技，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。

3.重視檔案管理的標準化。為防止檔案管理中出現無章可循，無法可依，重復、繁雜的混亂局面，檔案管理現代化首先要實現檔案工作標準化，沒有標準化就沒有現代化管理。檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究和發展的重要手段。在檔案標準制定的過程中，需要在專業內取得一致的認識，為總結、提高和發展創造有利的條件和機會。同時，檔案標準的制定，必須汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理學。

4.正確處理手工操作與現代化管理的關系。從傳統的檔案管理模式向現代化管理模式轉變過程中，不可能一一蹴而就，需要一個漸進的過程，而這轉變的這個過程中，勢必會存在著手工和現代化管理并存的情況，對這種情況需要我們采取充分的重視，需要我們吸收傳統技術中的優點，再結合現代技術，從而使其有機的結合起來，更好的發揮檔案的作用。

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