辦公室自動化對計算機信息處理技術的應用

李 鵬

（江蘇省連云港市發展和改革委員會，江蘇連云港 222003）

0 引言

隨著我國社會的日益發展，人們所要處理的信息量越來越大，但傳統的信息處理技術并不能滿足當前人們的需求。辦公室是產生及處理各種信息的場所，應用計算機信息處理技術有重要意義。實現辦公自動化能夠將各種設備及辦公人員有機聯系起來，實現資源管理優化，調整管理體制，解決辦公協調問題，最終提高人員辦公效率。

1 辦公自動化系統概述

辦公自動化（OfficeAutomation，OA）是指辦公信息處理的自動化，主要是利用各種先進的技術，進而使人的各種辦公業務活動由人機信息系統共同完成，達到利用信息、提高辦公效率的目的。石化企業中應用辦公自動化系統主要包括企業日常辦公的文字處理、申請審批、信息發布及檔案管理、公文流轉等多項業務。辦公自動化系統具有以下幾方面優點：

首先，可滿足各項業務需求。處于同一辦公室的同事能夠同時按照計劃進行協作，并且能夠通過在線實時交流，使系統具有較高的靈活性。還可支持召開在線會議、安排會議進度等。其次，具有可擴展性、安全性及私密性。通過應用共享會話允許數百名人員查看相同的應用，可提高可擴展性，減少通過廣域網的話務，優化企業會議基礎設施的負載；通過數據加密防止非法用戶查看會議內容，交談數據可由最終永華保存，并受到規章制度限制而記錄在服務器中，確保信息可靠性。最后，具有靈活的即時通信。通過在網上實時交流系統可提供即時信息處理及應用共享平臺，實現網上實時交流系統，使企業員工有效開展工作，與同事進行高效溝通，進而減少通信費用。

2 計算機信息處理技術在辦公自動化中應用功能

經濟發展全球化背景下，企業的客戶已不再僅僅限制于某地區，而是遍布全球各地，其運行方式及工作方式都呈現出分散性及移動性特點。在此情形下，利用信息技術能夠建立一種有效的自動化管理系統。辦公自動化主要是利用計算機信息處理技術進而建立的符合時代發展的新型辦公方式。辦公室業務主要是處理各種類型文件，若僅僅依靠人工，不僅增加工作負擔，且使人員感覺到疲乏。因此，使用計算及信息處理技術具有以下幾項功能。

2.1 擴大辦公環境

長期以來，辦公室工作由于受到各種條件的限制，使得辦公僅僅局限于某個時間段或某個空間點，進而影響辦公效果。但應用計算機處理技術，辦公可在任何時間及任何空間進行，使辦公環境得到優化及擴大。讓辦公人員擺脫純粹的人工作業，最終實現共同合作，促進交流。

2.2 提高辦公信息利用率

信息是辦公自動化處理的重要內容，加上信息技術發展較快，信息量較大。為了實現企業的快速發展，必須通過計算機網絡掌握最新及最具有價值的信息，進而為企業領導決策提供可靠依據。而互聯網能夠實現這一目標，提高信息利用率，進而提高辦公效率。

2.3 降低辦公成本

傳統辦公交流大多是內部人員面對面交流或紙張交流，這樣一來，耽誤其他人員工作時間，增加時間成本，同時浪費紙張，增加紙張成本。但若采用計算機信息處理技術，則可有效減少內部人員面對面交流的時間，可利用QQ、微博、郵件及論壇等網絡方式，進而減少辦公成本，減少人力消耗及錯誤等，提高辦公流程運行效率。

3 辦公自動化中計算機信息處理的主要應用技術

辦公自動化系統經過長時間的發展，取得較大進步，其功能發生較大轉變，已有原來簡單的信息服務轉變為當前的管理活動。而計算機信息處理技術在發展中也得到改變，當前應用較多的技術主要有以下幾種。

3.1 B/S型結構的應用

B/S（Browser/Server）型結構是隨著互聯網技術的興起而不斷產生的，是在傳統的S（Client/Server）模式下擴展而來的。B/S系統由3層構成：第1層是接口，主要連接在某一種瀏覽器的軟件上；第2層是后臺的Web服務器，該服務器主要從第1層傳遞過來的請求，并通過相應處理程序來進行回復；第3層是數據處理的數據服務器，該服務器能夠隨時保存及提取關鍵數據，確保數據可靠性及安全性。通過應用B/S模型結構主要優勢在于運行及后期維護相對較便捷，但此種模型結構也使用戶過度依賴身邊的網絡環境。一旦網絡環境較差，出現網絡中斷后直接影響整個系統的正常運行。通常情況下，應用B/S模式，操作者僅僅需要安裝一個服務器及數據庫，實現信息的處理及轉換。這種模式不需要操作者具有深厚的計算機知識及操作能力，對設備的要求也不高，且擁有良好的界面，對辦公人員而言便于操作及后期維護，能較快適應辦公自動化工作環境，提高工作熱情。

3.2 Web2.0技術的應用

隨著互聯網信息時代的帶來，各種各樣的信息均通過網絡蔓延開來，信息量飛速增長。在此背景下，應創造出一種新型辦公方式——Web2.0技術，進而滿足社會發展需求。該技術主要是應用在現代商務模式上，與傳統辦公方式的本質區別在于豐富多樣的服務器內容，且可實現服務連接，開發交流平臺，為電子商務帶來較廣闊的服務范圍。企業可利用Web2.0技術滿足客戶的各種需求，與客戶實現交流、溝通，消除由于交流障礙而造成的業務問題，具有較強的互動性。同時也可提高辦公自動化水平，較大程度地提高辦公效率。

3.3 視頻技術的應用

近年來，隨著壓縮技術及視頻技術的飛速發展，視頻會議在辦公自動化中應用越來越廣。通過開展視頻會議，可增強員工與領導互動，員工能夠將自己的想法表達出來，并且領導可細致觀察會議人員的一舉一動，進而實現有效溝通。此外，無線視頻技術也逐漸得到推廣，在日后的發展中必將成為辦公自動化的潮流。當前，無線視頻技術已在交通中得到廣泛應用，工作人員僅僅需要坐在交警值班室就能夠全方位觀察道路交通行駛情況，進而減少交通事故的發生。對于企業或事業單位的辦公更應使用無線視頻技術，進而減少由于交流而造成的資源浪費，打破傳統交流模式，提高辦公效率。

3.4 Ajax與RIA技術的應用

Ajax（Asynchronous JavaScript and XML）是采用 CSS和XHTML來表示，依靠DOM模型顯示內容，利用XMLHttpRequest實現異步通信，采用javascript實現綁定及調用。最為明顯的特征：實現加載動態化、瀏覽自動化。其應用與傳統的網絡應用模型有所不同。而RIA（Rich Internet Application）即豐富因特網應用程序，可結合傳統應用程序部署靈活性及用戶交互便捷的優點，具有開發速度便捷、部署成本低、個性化配置好、用戶界面友好且多次調用的特點，是新型網絡應用程序。主要分系統登錄與注冊模塊、公文處理模塊、公文審批模塊、公文反饋模塊及權限用戶管理模塊。（1）系統登錄與注冊模塊：當用戶使用該系統時，需要進行注冊方可登錄到界面中，當用戶完成注冊后就變成“來賓”身份，并根據模塊上的操作步驟進行操作。（2）公文處理模塊：任何辦公系統都設置有公文處理模塊，單獨的公文包括許多的文件，這些文件允許同時提交，但也需要在審批的過程中進行補充。因而，完成每一個文件審批后，應添加到相應的審批部門進行審批，審批欄則主要包括批復者的落款及批語等。（3）公文審批模塊：用戶完成公文的填寫后，根據公文的標準流程進行流轉，并在審批人登錄到該系統后，其服務端就會根據審批者的權限，對數據庫中的公文進行批閱，并將其發送到客戶端，由用戶對其進行操作。（4）公文反饋模塊：在公文批示過程中，不僅需要審批人，而且還需要申請人，應實現其合作交流。在每一輪的批復過程中，都會在批復欄中顯示“反饋文件”欄。若公文模板并未在列表欄中出現，審批人則需要通過“追加文件”的方式將其發布在系統中，并將其記錄在“附件文件”表中。（5）權限及用戶管理模塊：該模塊是系統的重要因素之一，包括創建公文、修改公文、打開公文、追加公文、創建用戶及刪除用戶等等。根據實際需求，可自由選擇，有利于提高辦事效率。

4 結語

信息技術的蓬勃發展，給各行各業的辦公帶來新的挑戰。實現辦公自動化已是當前企業或事業單位的必然趨勢，而信息處理技術的應用更是重點任務。應適應時代發展要求，應用計算機信息處理技術提升管理業務水平，改善辦公環境，優化組織結構，進而提高辦公效率，使辦公自動化得到更好的發展。

［1］遲金巖.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用［J］.黑龍江科技信息，2013（20）：159-159.

［2］張元風.計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用［J］.企業技術開發：中旬刊，2012（2）：71-72.