對如何做好高職院校檔案收集工作的幾點思考

姚小菊

（惠州經濟職業技術學院，廣東惠州 516057）

高校檔案管理工作是學校管理工作的重要內容之一。做好檔案收集工作是檔案管理的基礎，是體現一所學校辦學質量的重要依據。檔案收集是按照收集、歸檔制度，將各種有保存價值的圖片、文字資料匯總在一起，實行科學統一管理的一項工作。檔案收集是否及時、準確，檔案是否齊全、完整，直接反映出學校的歷史面貌和影響學校檔案資源的開發利用。

一、做好高校檔案收集的必要性和重要性

（一）做好檔案收集保證了檔案館 （室）藏的完整性

高校檔案館 （室）藏是否齊全、完整，質量是否優劣，直接反映了學校的發展規模和管理水平。做好檔案收集工作，保證了學校檔案館 （室）藏的完整性。

（二）做好檔案收集是為學校各項事業發展提供服務的基礎

檔案收集不齊全、不完整，檔案管理就將成為無源之水、無本之木，所以要積極收集各種有保存價值的檔案，把各種信息匯集到一起，實行科學統一管理，為學校各項事業發展提供服務保障。

（三）做好檔案收集工作是豐富檔案資源，提供開發利用的前提

檔案要想得到充分利用，體現檔案本身的價值，就必須要有豐富的檔案資源，齊全、完整、豐富的檔案資源，才能為學校管理工作提供開發利用。

二、高校檔案收集工作中存在的問題

（一）領導重視不夠，檔案意識不強

學校檔案收集工作不是檔案部門就能完成的，需要各教學、行政部門的配合，各教學、行政部門領導的重視程度直接影響檔案收集的效果。他們認為檔案工作是檔案館 （室）的事，跟他們沒多大關系，導致各部門兼職檔案員對檔案工作熱情不高、積極性不夠，忽視了對平時文件資料的收集，使一部分重要資料流失。《高等學校檔案管理辦法》規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有”。但有些檔案工作人員缺乏意識，為了方便自己使用，把一些重要的檔案材料留在個人手中，不肯移交，時間長了，便造成檔案材料的嚴重污染和破損，影響了檔案的質量，也增加了檔案收集的難度。

（二）檔案隊伍建設不穩定，流動性大

由于學校檔案工作不像教學和科研工作能直接為社會培養人才服務，其社會效益和經濟效益得不到直接的反映［1］。檔案工作始終得不到人們的重視，容易被忽視。檔案人員默默無聞的工作得不到應有的肯定，這就挫傷了其積極性，也是導致檔案工作隊伍不穩定的原因。高校各教學、行政部門的檔案員都是由文職人員 （干事）兼職，其本身工作就比較繁瑣，自然就顧不上檔案的工作了，再加上檔案專業水平不高，又常出現人員更換的現象，導致檔案工作沒有交接手續，工作缺乏連續性，責任不明確，加大了檔案收集的難度。

（三）檔案工作人員責任心不強，收集不及時

由于部分檔案人員缺乏必備的檔案知識，對檔案工作缺乏責任心，特別是兼職檔案員，對收集檔案工作不積極、不及時，往往等到檔案部門催交檔案時，才匆匆忙忙地找材料移交，有些甚至臨時補做材料，很多材料應該在平時工作中收集，沒及時收集，給檔案收集工作帶了諸多困難，也破壞了其真實性。

（四）歸檔制度不健全、執行不嚴格

很多高校都制定了檔案歸檔制度，但這些制度不健全，責任不明確，檔案部門執行制度時不嚴格。對有些部門不按規定時間移交檔案的，檔案部門沒有采取強制的措施，只是口頭上說說而已，時間長了也就不了了之。

三、做好高校檔案收集工作的措施

（一）加大宣傳力度，增強檔案意識

檔案工作是一項不容易引起重視的工作，要想檔案收集工作順利開展，就要通過各種形式進行宣傳，讓更多人知道檔案對學校發展有著重要意義。可通過以下形式宣傳：

1.通過舉行講座的形式宣傳，邀請專家來校舉行講座，宣傳檔案知識，增強廣大師生檔案意識，為專兼職檔案工作人員提供學習的機會。

2.通過提供檔案查閱利用時進行宣傳。在提供檔案查閱時，告之檔案的重要性，并要求查閱者將檔案利用的效果、為他們解決的實際問題和對檔案管理的意見建議填寫在“檔案利用效果表”中，這樣能讓他們對檔案有進一步的了解。

3.通過學校宣傳欄及校園網絡的形式宣傳，檔案人員要將檔案利用達到的效果，利用者提出的意見建議進行收集匯總，張貼在學校宣傳欄及掛在校園網進行宣傳，讓更多人知道檔案對社會、學校以及個人的重要作用，使他們能更好地理解和支持檔案工作，并積極主動移交檔案資料，為開展檔案收集工作奠定基礎。

（二）建立穩定的檔案隊伍，重視培養

建立一支穩定的檔案干部隊伍，是做好檔案收集的首要條件。檔案工作繁瑣、枯燥、不容易引起重視，因此檔案工作人員更換頻繁。想要建立一支穩定的、政治素質、業務水平高的檔案隊伍，就要重視對檔案人員的培養，讓檔案員有外出學習和培訓的機會，提高其專業水平。要關心檔案員的工作和生活，改善工作條件和工資待遇問題。要根據檔案工作的需要，給予一定的經費支持，配備相應的現代化管理設備，引進專業技術人才，提高檔案隊伍的綜合素質。

（三）要定期收集與不定期收集相結合

1.定期收集。由各教學、行政部門按規定時間將前一年度或學年度的檔案資料移交到檔案 （館）室，這種收集方法適用于按年度、學年度形成的文件資料。如黨政類檔案是按年度形成的，就按年度移交；學籍檔案和學生成績單及教師計劃總結等是按學年度形成的，這些檔案就每學年結束后移交。

2.不定期收集。專兼職檔案工作人員在平時工作中要做到隨時隨地收集。檔案工作人員要掌握學校的動態，對學校重要活動、重大項目的檔案要現場采集、及時收集。如舉行某活動 （會議）時，領導講話稿、現場照片及錄音資料等，這些資料錯過了就不容易找回，要及時收集，確保檔案的齊全、完整。

（四）健全制度，嚴格執行

高校檔案部門要根據 《檔案法》有關規定，結合本校實際情況，制定出較具體、針對性強的歸檔范圍和接收制度。高校文件檔案接收制度是指根據文件檔案歸檔管理的需要，科學合理地制定歸檔管理制度和工作規劃，形成統一規劃的管理體系，實行科學規范的管理［2］。學校各教學、行政部門檔案人員應嚴格按照要求做好本部門檔案的收集工作，確保本部門檔案收集齊全、移交及時、準確歸檔。

（五）檔案工作與文書工作相銜接

文件是檔案的前身，所有檔案都是從文件轉換而來，要做好檔案收集工作，必須與文書工作相互銜接。檔案人員應參與到文書工作中，即文件收發工作，這樣檔案人員可以掌握學校所有進出的文件資料，可直接將有保存價值的文件資料保存歸檔。如上級單位的來文，檔案人員掌握了辦文流程，對每一份文件的去向清清楚楚，可做到及時跟蹤、催辦，并提醒將辦理完畢的文件資料交檔案部門存檔，避免文件漏存，有利于檔案收集工作的開展。

檔案記載著一所學校的發展歷程，體現了一所學校的歷史面貌，在學校的日常管理工作中，有參考憑證的作用，這就決定了檔案收集工作的重要性。因此，高校應把檔案管理工作提上議事日程，注重檔案工作人員的培養，增強全員的檔案意識，使檔案收集工作順利地開展，把高校檔案建設事業推向新的臺階。

〔1〕王桂芬 .高校檔案收集工作的問題及對策 ［J］.紹興文理學院學報，2004，（04）.

〔2〕余慧玲.高校檔案接收工作中存在的問題及其對策 ［J］.韶關學院學報，2010，（04）.