實施文檔一體化管理推進呼倫貝爾學院檔案信息化建設

許 鑫

（呼倫貝爾學院 內蒙古呼倫貝爾 022150）

實施文檔一體化管理推進呼倫貝爾學院檔案信息化建設

許 鑫

（呼倫貝爾學院 內蒙古呼倫貝爾 022150）

隨著經濟的發展以及時代的進步，實施高校檔案一體化已經成為順應技術發展的必然趨勢，使用文檔一體化，可以推動高校檔案信息化的建設。隨著計算機在日常生活中的廣泛應用，它為實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設提供了技術支持，使得檔案的利用率得到了極大的提升，本文對文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設的重要意義做出討論，并提出有利于推進呼倫貝爾學院檔案信息化建設的建議。

文檔一體化；管理；呼倫貝爾學院；檔案信息化；建設

隨著時代的發展，信息技術在生活和工作中的運用已經越來越廣泛，而檔案發展的重要標志就是互聯網在檔案信息化中的運用。網絡的應用為檔案信息化提供了便利的條件，從而促進了檔案信息化的發展。實施檔案一體化管理，是高校檔案信息化管理的必然結果，我校亦然。

一、文檔一體化管理及高校檔案信息化的相關概念

1.文檔一體化的相關概念

文檔一體化是將檔案與文書有機結合，管理文件歸入檔案的過程，以用來保障文檔的完整性。

文檔一體化的運用，能夠保證手機的道的信息完整而準確，并對從信息的收集到歸檔進行系統化的管理，實現資源共享，并使得材料的使用更為快捷方便，在減少成本的基礎上提升了檔案管理的工作效率。文檔一體化能夠規范檔案管理工作。

2.高校檔案信息化的相關概念

用最新的信息技術來保護檔案，這是高校檔案信息化的顯著特征之一。高校檔案信息化一方面要求應用信息技術，另一方面也要求相關檔案管理人員能夠滿足檔案管理工作的要求。為了實現信息的公開，高校檔案的信息化是檔案管理推進的必然趨勢，其對于檔案的信息管理有這非同尋常的進步意義。高校檔案信息化滿足利用者的需要，形成了一個完整的服務體系，相關部門為利用者提供了信息平臺，使得利用者對于信息檔案的使用更為便捷。因此，檔案管理人員應轉變觀念，明確對于檔案信息化的概念，完善自身素質。

二、文檔一體化管理對我校檔案信息化建設的意義

1.適應社會生產發展的需要

隨著時代的發展，社會競爭日益激烈，與此同時，學生的就業情況也十分緊張，“畢業等于失業”的情況已經越來越多。運用文檔一體化推進我校檔案信息化建設，就是利用現代信息技術，創建在一個在線的信息平臺，將學生的信息放置在平臺上，使得企業招聘人員能夠更好的瀏覽學生的情況，擴大了在校學生的就業率。此外，文檔一體化的運用，使得學生查閱資料更為便捷，大大提高了學生的學習能力

2.優化檔案管理模式，提高檔案管理能力

傳統的檔案管理模式并不利于檔案管理，也不能適應時代的發展。文檔一體化管理運用最新科技，使得管理人員能夠利用計算機信息技術，對收集得到的文檔和信息進行歸檔，真正的實現規?；芾?。

3.實現資源共享

從前，我校檔案管理一直是封閉的狀態，在信息化日益完善的今天，在檔案一體化管理使用信息化技術，能夠科學管理各類資源，為各界人士查閱學校檔案形成良好的途徑，打破以往封閉的管理路線，真正的實施資源共享。

三、呼倫貝爾學院文檔一體化管理的檔案信息化建設的途徑

1.建立呼倫貝爾學院檔案信息化一體管理的機構

文檔一體化管理是對從文件收集到歸檔的管理。因此，應建設相應的檔案管理機構，進行對文件的專門收集以及應用計算機進行歸檔。弱沒有相關機構，則會使整個活動處于分散的狀態，對于檔案的完整性不能夠形成保障。因此，相關人員應成立管理機構，對呼倫貝爾學院檔案進行一體化管理。

2.提供相應的技術和設備支持

我校檔案的管理需要相關專業人員進行操作，要實現我校檔案新華一體化管理，就需要學校提供相應的技術條件。因此，我校應引進先進設備，聘請專業人士，對我校檔案進行一體化管理，在技術和設備上保障我校檔案的一體化。

3.開設相應的信息平臺

要實現高效檔案信息一體化，需要學校創設網絡平臺，方便使用。學?？梢栽诰W站上開設連接，方便學生瀏覽，組織相關技術人員進行保護，防止不法分子對高校檔案信息的惡意運用，造成不必要的麻煩。

4.加強管理人員的素質

在實施文檔一體化管理推薦我校檔案的信息化建設當中，管理人員至關重要，其素質的高低影響著實施文檔一體化管理推薦我校檔案信息化建設的水平。因此，學校應用自行培養的方式，保障相關檔案管理人員的素質。或者利用聘請高素質人才的方式對我校檔案進行管理。

5.加強文件管理的標準化

實施文檔一體化管理推進我校檔案信息化建設，能夠在文件管理和檔案管理之間形成密切的關系，將二者放在同一個系統之中，做為連接子系統的過程。由于這種前后相承的關系，文件管理影響著檔案管理的發展。因此，我校應加強文件管理的標準化，為文檔一體化管理服務。

6.建立統一的管理業務規范

檔案管理系統需要投入巨大的人力物力，系統建設是一個密集的工作，相關部門應建立信息系統。因此，在設計過程中，應確保字段的標準化，這是文檔一體化的基礎，也是網絡數據交換的保證。除此之外，從紙張到文件以及各種裝具，應采用國家統一規格編號。文書處理部門在對文件進行分類時，要嚴格執行國家相關法案以及規定，同時應考慮到部門歸檔的一致性。要嚴格崗位培訓，讓相關工作人員認識實施文檔一體化的必要性以及重要意義，增強相關人員對于推行文檔一體化的自覺性，掌握相關知識。除了要對相關工作人員進行培訓，還應對領導這進行文檔一體化的培訓，使得管理者加深對文檔一體化的重視程度。

7.加強文檔一體化軟件的統籌規劃

當前，一些檔案處理部門的軟件不能相互應用，缺乏通用型，阻礙了文檔一體化的實施。因此，對于文檔一體化軟件的開發，應樹立前段控制思想。前段控制就是將管理放在文件設計極端進行考慮。在文檔一體化的設計中，應推廣兼容性強、只能程度高的系統，使得文檔的運轉更加快捷，形成滿足現代環境的技術保障。除此之外，各部門應根絕各自的只能，按照標準的要求，制定文檔一體化的保管方案，對各種信息進行統一。

8.加快辦公自動化進程

如今，計算機網絡應用已涉及到多個領域，伴隨著電子文件的涌現，工作效率大大提升，也改變了以往單一的紙質文件為主的情況。檔案數量增長，利用量和范圍不斷擴大，需求量也不斷增加，面對不同用戶的不同要求，工作者應采取新的管理方法來解決問題，在實現資源共享的過程中，利用計算機技術來滿足檔案信息化建設的需要。辦公自動化軟件的應用，減輕了檔案的磨損，滿足了各部門對檔案的需求，提高了檔案的利用效率，由于其諸多優越性能，為高校檔案管理提供了有利的條件。

四、結語

社會的發展決定了我校檔案已經不再適應如今的節奏。而文檔一體化管理我校檔案信息化建設也是為了滿足時代需求而建立的，這種管理模式適應時代的發展，同時減輕了檔案管理人員的工作壓力，節約成本，使得檔案管理更加系統。

[1]武曉莉.對檔案信息化問題的思考[J].中共山西省直機關黨校學報,2008(04).

[2]王洪濤,趙鴻博.強化檔案管理 提升服務水平[J].檔案與建設,2009(12).

[3]孫雪梅,吳春娥.淺析電子文件對檔案工作的影響和管理措施[J].世紀橋,2009(15).

The implementation of integrated archives management of archives informatization construction Hulunbeier University

Xu Xin

(Hulunbeier University, Hulunbeier Inner Mongolia, 022150, China)

With the development of economy and the progress of the times, the implementation of college archives integration has become an inevitable trend of technological development, the use of document integration, to promote the building of College Archives informatization. With the wide application of computer in daily life, it is the implementation of document integration management informatization construction of University Archives provides technical support, the rate has been greatly improved the use of archives, this paper advances the important significance of information construction of University Archives of document integration management is discussed, and put forward to promote the informatization construction of Hulunbeier University archives advice.

integrated archives; management; Hulunbeier University; archives informatization; construction

G271

A

1000-9795（2014）05-0452-01

［責任編輯：陳懷民］

2014-03-13

許 鑫（1975-），女，內蒙古呼倫貝爾人，從事檔案信息化建設方向的研究。