簡議怎樣加強社會保險業務檔案管理

吳新麗等

摘要：在信息化時代，當今我國的社會保險業檔案管理存在很多問題。為此，本文通過對社會保險業務檔案管理系統中存在的問題進行分析，同時提出相應的政策建議，進而在一定程度上為加強社會保險業務檔案管理提供參考依據。

關鍵詞：檔案管理 社會保險 政策建議

現代社會保險業務檔案通常情況下是指在辦理社會保險業務過程中，社會保險經辦機構直接形成的具有保存和利用價值的、專業性的歷史記錄，這些歷史記錄的載體主要包括：文字材料、電子文檔、圖表、聲像等，由于數據化載體的方便快捷性，已經在檔案總量中占有了越來越多的比重。如今的檔案一方面是在辦理各項業務的過程中參保主體形成的原始憑證，另一方面為確保參保主體享受社會保險福利的參考依據。因此，在進行社會保險工作過程中，必須給予檔案管理工作高度的重視。

那么，在信息化時代，如何更好的建立檔案管理系統，來實現檔案的系統化管理呢？

目前，我國的社會保險業務檔案管理工作中存在的問題：

當前，在我國很多社會保險機構社會保險檔案保管仍以手工操作為主，檢索速度慢，這樣就增大了勞動強度，造成工作效率很低。而且，傳統紙質檔案資料的分類存儲且經常的翻動也容易造成檔案的磨損，也造成了大量空間的被占用。綜上，都給社會保險業務檔案管理工作中形成了很大的困難。

同時，新技術的應用在社會保險業務檔案中應用也不夠。具體在應用上，尤其是在社會保險業務檔案管理中的應用仍然不夠。對于各地的社保經辦機構來說，其業務軟件系統雖然在一定程度上部分地實現了全程數據化管理。但是，業務操作和管理信息化依然存在不匹配的現象，主要表現為在傳統空間中保存著各類紙質材料，而且這些實體紙質檔案在一定程度上依然處于不斷更替的過程中，這些檔案都有隨時被查閱、使用的可能。在這種情況下，如果對檔案依然采用傳統的方式進行管理，那么在一定程度上會降低檔案查詢調閱的效率，同時還會導致原件無法及時歸還，甚至檔案被遺失、損害的問題。實現系統化操作，將是這些問題最好的解決方案。

所以，我們從社會保險業務檔案管理的系統的角度來討論。

1 加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質和技能

基礎的知識、技能、政治素養、道德素養、管理能力，以及分析處理問題的能力等，通常情況下是從事檔案工作必須具備的能力。檔案業務工作的效率、水平和質量在一定程度上受到檔案人員綜合素質的高低的影響和制約，同時對檔案工作整體效能發揮重要的作用。但是，目前很多保險部門的檔案管理者的水平比較低下，服務意識差，主觀能動性不強。因此，一方面，檔案工作者必須加強業務培訓，掌握相關的專業知識，找到工作中的不足之處，并且提高自己的創新意識。另一方面，加強自身學習，因為信息化的現代，檔案管理也由簡單的手工操作，轉為現代化的管理密集知識型的工作。也只有具備高素質的，掌握現代科技的管理人員才能勝任。

2 領導重視，把社會保險業務檔案管理擺在重要位置

社會保險機構，要高度重視，增強對參保群眾、對歷史負責的使命感，切實把社會保險業務檔案管理工作納入社會保險工作的重要議事日程。只有領導思想上重視了才能改善我們現在管理水平低下，以及軟件投入力度不夠的現狀。根據權威機構調查顯示，目前，電子信息化管理在大多數的社會保險業務檔案中依然沒有被采用，進而在一定程度上增加了業務檔案歸納、總結以及分類的難度。進而在查閱檔案的過程中遇到一系列的問題或困難。只有領導意思增強了，才可能加大軟件投入。安裝檔案管理軟件，建立起準確完整的數據庫，運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確，為檔案信息利用提供方便。提高檔案信息查詢效率，并對重要的業務檔案進行掃描，實現電子化管理，有條件的還要設立信息服務平臺，為參保繳費、養老金查詢提供便捷服務。

3 加強對檔案業務一體化管理

通常情況下，檔案業務一體化的需求，主要體現為：在嵌入業務經辦及業務管理中的應用數字檔案，社會保險業務檔案是一種特殊資源，在信息現代化的今天，我們更是要加強檔案的計算機錄入工作。數字化加工可分為登記、掃描、掛接、質檢、特殊處理、復核、封裝、管理8個工作崗位。在建設系統過程中，不斷滿足業務管理的需要，進而在一定程度上更好的為公眾提供全方位的服務。

4 社會保險業務檔案管理的統一與標準化

參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇等，通過社保業務檔案進行全面系統的記錄。通常情況下，檔案工作的規范化、標準化是現代化檔案管理的重要環節。通過規范化對社保業務檔案進行管理，進而在一定程度上確保社保業務檔案的完整性、安全性和有效性，社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。

因此，我們從思想上要意識到社會保險檔案管理的重要性，加大硬件軟件投入，建立比較完善的社保業務檔案管理制度，系統化管理是未來檔案管理的必然達成的新階段，所以就給檔案工作者提出了更高的要求！

參考文獻：

[1]劉秀紅.做好社會保險檔案管理工作之我見[J].勞動保障世界（理論版），2010（04）.

[2]賈丹.做好社會保險檔案管理的實踐探索[J].辦公室業務，2012（24）.

[3]吳靜華.淺談我國社會保險檔案的數字化管理[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2013（03）.endprint