高校圖書館如何應對灰色文獻的收集和管理

關鍵詞：灰色文獻；收集；高校圖書館

摘 要：文章論述了灰色文獻的特點、重要性，探討了高校圖書館收集灰色文獻的方法與途徑以及如何管理、開發與利用灰色文獻，使它們更完整，更方便讀者檢索使用。

中圖分類號：G253 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2014）01-0073-02

作者簡介：馬青（1969-），泰山學院圖書館館員。

“灰色文獻”這一術語在20世紀70年代開始出現，指的是非正常出版的一類文獻信息。包括各種各樣的技術文件、內部刊物、專利、論文、文章預印本、政府出版物以及會議報告等。盡管這些文件包含了大量有用的數據，是研究人員和學者所關注的，但往往很難獲得，因為它們沒有正規的ISBN和ISSN號，不易從正規渠道購買到。學術出版物的出版周期往往過長，相比之下不太正規的報告公布更快，能夠獲得這種類型的數據享有時間上的優勢。“灰色文獻”對許多學科領域的研究和開發具有重要意義，所以它對高校的科研、教學和學習是具有影響的。高校圖書館獲得這些資源是非常必要的，應當重視和加強對灰色文獻的收集和管理。

1 灰色文獻的特點

灰色文獻出版形式多種多樣，包括學術著作預印本、委員會報告、技術報告、政府報告、研究報告、出差報告、會議論文、技術標準、學生論文、非商業翻譯、市場調查、新聞公告、公司文件、工作文件、網站信息、虛擬討論、數據集、電子郵件、其他備忘錄、書目和地圖等。灰色文獻是研究人員的重要信息來源，因其專業性強、內容豐富，具有很高的參考價值，是大學圖書館為支持學術研究必須掌握的重要材料。由于其缺乏國際標準刊號，不通過傳統的圖書貿易渠道發行，出版周期不固定，有的只限內部流通，所以流通范圍有限，很難獲取。

2 灰色文獻的重要性

在目前這個世界自由貿易和信息的時代，灰色文獻是獲得信息的更重要的來源。它提供的信息，往往是無法在正常圖書貿易渠道獲得的，它比傳統文獻更及時，更具時效性和靈活性[1]。灰色文獻內容豐富、信息量大，它正成為一個共同的信息交流手段，它提供給學者和普通讀者的研究總結、事實報告、統計和其他數據信息，具有更全面的觀點和更高的參考使用價值。一般來說，灰色文獻是地方文獻信息的主要來源，因此，在開展地方文化研究時，它是非常重要的第一手資料。文件、項目和會議論文等文獻資料在很大程度上也是大學教師、研究員所依賴的。由于灰色文獻是原始數據，是最新的研究成果，是對一個特定的主題進行最完整的理解必不可少的參考，所以有些學科倚重灰色文獻。灰色文獻不受空間和出版商的限制，因此它可能比公開發表的文獻包含更多的細節和內容。灰色文獻還可以幫助抵消兩個常見的問題：①出版滯后。研究結果中產生的灰色文獻或會議記錄，可能要一年或更長時間才出現在同行評審的出版物上。②陽性結果偏差。研究結果發表在學術期刊上，往往表現出積極的結果。而那些消極的結果，通過審查灰色文獻才可能發現。

3 灰色文獻的收集途徑

灰色文獻的來源可以是個人、公司、政府機構、研究機構。因為人力和體制的原因，灰色文獻大多流通受限，甚至在它們的生產機構內這種情況也比較嚴重，許多科研院所中產生的灰色文獻沒有被共知共享。只有與相關研究人員、項目人員協調，才可以獲取灰色文獻。互聯網對高校圖書館灰色文獻的收集，影響是巨大的，它作為一個灰色文獻來源，具有巨大的潛力。通過檢索引擎和網站，提高了可視性的灰色文獻數量。在大學圖書館，很多學科門類可自主地進行灰色文獻收集，例如：學生的學位論文以及各學科領域的學術會議論文集。

3.1 制定灰色文獻的收藏政策

由于不易獲取，收集灰色文獻便成為高校圖書館面臨的一個挑戰。統一共識，建立判別標準是必要的，所以圖書館在如何收集管理灰色文獻方面應該制定一定的館藏發展政策。如：關于經費使用和收集鑒別標準、收集渠道、相關主題和學術用戶的需求等。只有制定了以上各方面的相關政策，才能為灰色文獻的收集和整理提供更為廣闊的平臺。

3.2 收集灰色文獻的方法

灰色文獻的收集，需要圖書館員有專業的學科知識、敏銳的視角和探索精神。在收集過程中，找到灰色文獻是重要的第一步。館員可以通過瀏覽日報、尋找報告、會議、研討會和講習班等方式獲得灰色文獻。從傳統上講，新聞媒體是信息的重要來源，期刊、通訊也是可供監測的來源。圖書館主要通過以下途徑收集灰色文獻。

3.2.1 采購。通過供應商提供所需會議論文、簡報及其他研究的灰色文獻材料。至于機構和組織產生的灰色文獻，圖書館員可以與出版商進行協調，通過電話、傳真、電子郵件、信函及認購獲得。

3.2.2 捐贈。企業機構及社會個人贈送給圖書館的出版物。這有助于擴大圖書館灰色文獻的收集。圖書館員可以與學界多溝通多聯絡，建立協調機制，以便獲取最新的免費的情報信息資料。還可以在網站、刊物上發布歡迎社會各界人士對大學圖書館進行捐贈的倡議，擴大獲取灰色文獻的渠道。

3.2.3 自主文獻。在大學圖書館，學生、研究人員的論文屬于很好的灰色文獻。因為學位論文尤其是碩士、博士論文，由于研究生、博士生所具有的學術活動的獨特性，具有以下特點：①內容新穎、專業性強、學術價值高。②篇幅較長、信息量大、情報價值高。③保密的多、公開的少、尤其是理科論文[2]。因此，學位論文是有價值的、不容忽視的灰色文獻。此外，部門研討會提交的論文，公開講座的報告，在各院系舉行會議的會議程序都可以收集。

3.2.4 訂閱。圖書館采訪人員認購代理收集灰色文獻，無論是數字格式或打印的文件都在收集范圍之內。這也可以通過互聯網免費獲得或溢價認購。

3.2.5 資源共享。這是指大學圖書館通過圖書館聯盟進行資源共享。在這里，圖書館聯盟成員之間可就灰色文獻共享以交換為目的訂立協議、互通有無。此外，因為國外灰色文獻相關機構業務比較規范，可與國外機構建立聯系，咨詢學習，相互交流，共同受益。

3.2.6 在線檢索。互聯網檢索是另一種重要的收集灰色文獻方式。這是因為網絡上短暫和無形的信息資源是海量的、免費的。許多灰色文獻不包含在數據庫內，因此對檢索是具有挑戰性的。檢索灰色文獻的策略是：先確定可能的利益相關者，比如：什么類型的組織可能研究相關問題，一旦確定就可以檢索該組織的網站，鏈接到其內部刊物。用谷歌檢索灰色文獻一個有用的方法，就是使用PDF文件格式，因為大量的灰色文獻是PDF文件的形式。因為互聯網上的信息都不是孤立存在的，其學科內部連接緊密，從某個信息源出發對其相關鏈接跟蹤發掘，是網絡信息資源開發的有效手段。[3]開放存取，也是獲取灰色文獻非常有益的途徑，這是一種新的學術信息交流的方法，作者提交作品不期望得到直接的金錢回報，而是提供這些作品使公眾可以在公共網絡上利用[4]。因此，圖書館員可以檢索相關文獻，滿足用戶的需求，使其發揮最大的價值。

4 灰色文獻管理與利用

圖書館要考慮的一個核心問題，是如何維護和管理灰色文獻。要按常規程序處理，這意味著對灰色文獻必須蓋章、編目和分類。通過數字化，使讀者方便檢索利用這些文獻。因為灰色文獻是非標準格式，其作者、標題、地點、日期和發行商等重要的信息往往缺失，給檢索編目增加了難度。圖書館員必須仔細地做好加工整理工作，揭示其有價值的信息，以方便用戶檢索使用，為教學和科研服務。此外，工作人員識別和定位灰色文獻需要大量時間和精力，而且需要高水平的學科知識和專業技能，但并非所有的圖書館都擁有具備相關能力的工作人員，所以圖書館要加強員工隊伍建設。

保存灰色文獻也是圖書館面臨的一個問題。圖書館對灰色文獻往往采取活頁或是簡單裝訂本的形式保存，所以容易破損和散失，不利長期保存。對于數字灰色文獻的收集、管理、儲存和傳播，許多圖書館沒有相關的政策和規劃。對于網絡灰色文獻的檢索、選取比較困難且不便于管理。網絡信息資源數量龐大、分布廣泛，從無數網站不斷增加的大量信息中篩選有價值的一小部分，是很大的工作量。互聯網的數據，時效性更強，但并不是無障礙灰色文獻，電子信息更新變化很快，還會有死鏈接、網站關閉等問題，不是可以永久訪問的信息資源。此外，網上保存數字媒體和存檔還存在信息來源是否可靠的問題，而文獻的儲存格式不統一，也為收集、加工和管理增加了難度。對于互聯網的信息資源，師生的需求很大，高校圖書館有責任選取有價值的網絡信息進行保存整理，建立灰色文獻專題數據庫，方便用戶檢索訪問。

5 結語

高校圖書館正處在電子數據和紙質媒體混合的環境中，灰色文獻的識別、收集和編目并沒有得到很好解決。圖書館員要對灰色文獻進行編目分類、深入加工和有序管理，使它們更完整，更方便用戶使用。此外，大學圖書館灰色文獻的館際互借、資源共享還有待進一步開展，這需要圖書館界的共同努力。

參考文獻：

[1] http：//www.webpages.uidaho.edu/mbolin/lppissueindex.htm.

[2] 韋衣昶.特種文獻機讀書目數據[M].北京：北京圖書館出版社，2002.

[3] 王新.因特網上灰色文獻的開發與利用[J].情報理論與實踐，2005（2）：209-212.

[4] http：//baike.baidu.com/view/798036.htm.

（編校：嚴真）