淺議醫院內部審計檔案資源的開發利用

●康云鳳

淺議醫院內部審計檔案資源的開發利用

●康云鳳

醫院的審計檔案是醫院審計監督活動的全記錄，由于歷史的原因，這些蘊藏著較大的利用價值的檔案多數還處于管理低級的“保管”階段。我們正處在信息化時代，信息成為重要的資源，檔案是有待開發和利用的信息資源。如何將“死檔案”變為有利用價值的信息資源，成為擺在我們醫院領導和檔案從業人員面前的重要課題。

醫院 審計檔案 開發利用

醫院內部審計檔案是指醫院內部審計機構在醫院內進行審計監督或審計調查活動中直接形成的，依照有關法律法規和規章、規定應當保存或者具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫院內部審計檔案是醫院檔案的組成部分，也是國家檔案的組成部分。醫院審計檔案能夠全程記錄醫院審計監督活動，是醫院財務收支管理、工程審計的可靠憑證，為醫院財產物資安全提供保障。審計檔案記載和反映了審計工作的全過程，是審計成果的直接體現形式。審計檔案部門應從目前的審計檔案整理、保管、加工，逐步向開發、利用審計檔案轉變，將“死檔案“變成有價值的信息資源，不斷積累和創新審計檔案開發利用的成功經驗，使審計檔案發揮出更大的社會效益和經濟價值。

一、提升醫院審計檔案管理檔次，為審計檔案的開發利用打好基礎

首先要加強醫院審計檔案工作的制度建設。醫院內部審計檔案作為醫院檔案的重要組成部分，工作性質要求嚴謹、嚴肅，制度化要求高。醫院要認真依照國家審計署頒布的《審計機關審計檔案工作準則》，結合醫院行業的特點和內部審計工作的實際情況，制定出既嚴格符合準則的要求又適合醫院特點的醫院內部審計部門的檔案管理制度和具體操作標準，并制定出審計檔案管理工作目標考核細則，把審計檔案管理工作納入單位考核工作之中，實現目標考核。其次要全面提升審計檔案工作者的綜合素質和能力。審計檔案管理對從業人員的德、才、能都有較高的要求，需要從業人員在崗位上不僅要認真負責、兢兢業業、勇挑重擔敬業精神，還要有較強的業務能力和保密素質。為了培養一支合格的審計檔案管理隊伍，醫院要有計劃有安排的組織審計檔案工作人員參加政治、業務培訓，幫助他們制定切實可行的職業發展規劃，努力為他們創造學習理論和業務技能的條件，培養審計檔案從業人員的綜合素質和專業能力，以適應審計檔案工作的創新和發展。再次要加快審計檔案的軟硬件的升級。隨著辦公自動化和互聯網技術的普及，信息化技術日新月異，審計檔案管理的軟硬件升級顯得尤為迫切。醫院在加強審計信息化建設過程中，要加大審計檔案軟硬件的投入力度，使審計檔案管理與醫院辦公現代化和互聯網技術相互銜接，使審計檔案從載體形式到管理手段和信息技術同步發展。最后單位領導和相關從業人員要提高審計檔案開發利用意識，充分挖掘審計檔案的潛在價值。醫院內部審計檔案是內審工作的重要組成部分，是內部審計活動的真實記錄，是研究內部審計工作歷史、考查內部審計工作質量的重要資料，它不僅詳細記錄審計過程，而且還把審計活動中所形成的大量文件、資料進行匯集、整理、加工，然后立卷、歸檔。利用審計檔案資料，可以給領導提供從宏觀層面和角度的審計綜合分析，提出具有前瞻性、針對性、建設性及不可替代的建議和意見，保障各項任務的貫徹執行；被審計單位可以據此總結經驗教訓，制定和健全有關制度，不斷完善工作程序，提高內部管理水平；審計部門可以進一步總結探索審計工作的規律，提高審計工作效率，提升審計檔案管理水平，為審計檔案的開發利用夯實基礎。

二、充分開發醫院審計檔案使用價值，提高審計檔案資源利用率

檔案的價值存在是因為使用者的需要。同樣，醫院建立審計檔案的目的也是因為檔案的使用價值。為了充分利用審計檔案的使用價值，我們審計檔案工作者有義務和責任通過技術手段把審計“死檔案“變成活的信息資源，為社會服務，為醫院服務，為利用者服務。醫院審計檔案部門應端正思想，樹立強烈的服務理念，積極主動地為利用者提供優良的服務，以充分發揮審計檔案作為資源的作用。這就需要檔案管理人員根據對審計檔案使用者的調查研究，分析預測出使用者的需要，有針對性地開發檔案信息資源，為使用者提供合適有效的編研材料。

隨著衛生事業的快速發展，醫院也不斷地進行改擴建工程，醫院審計檔案詳細記載和保存了基建修繕工程的全過程：建設項目的調研、論證、手續報批、批準的項目立項報告、項目合同或協議；工程招投標文件；預算、竣工結算、效益評估報告。所存審計檔案能較客觀的反映出所套用定額、取費標準是否符合規定，工程量計算是否準確，結算編制是否規范，主材單價是否符合市場價，材料消耗及差價計算是否準確，項目竣工結算所報送的資料是否真實、全面、合法，報審工程項目是否履行院內立項審批手續等。這些審計監督資料，保證了工程造價真實、準確，為醫院基建修繕工程提供可靠依據和信息，利用審計檔案有效地、科學地保證了醫院基建工程和修繕工程的順利進行。

目前各單位通行審計項目實施審前調查，而審前調查的方法之一就是查閱審計檔案，通過查閱審計檔案，做到心中有數，可以使審計項目實施事半功倍。各單位在年終審計項目質量及評比檢查時，也以審計檔案作為依據之一，把審計檔案管理規定和醫院質量管理規定有機結合，確定原則，細化標準，為各項評比檢查提供依據，并將檢查結果及時反饋到審計人員手中，對其中的不足要求他們認真整改，從而促進審計人員進一步增強審計質量意識，使審計工作質量更上新臺階。由此可見，審計檔案的這些價值和作用，會促使醫院領導進一步重視審計檔案利用工作，改變審計檔案單純保管的落后現狀，制定合理的政策和機制，調動醫院審計檔案從業人員的積極性，充分有效地開發、利用醫院審計檔案的使用價值，提高審計檔案資源的利用率。

三、加強醫院審計檔案信息交流，推進審計檔案信息資源開發利用

互聯網時代帶來信息化社會的建立，信息大爆炸使各類信息資源可能變為“財富”。審計檔案資源在信息資源中因其來源特殊，所以在信息資源中具有獨特的地位。審計檔案資源具有權威性、真實性和可信性，從這個方面來看，審計檔案的資料和信息，就是所有使用部門的寶貴財富。信息應該交流和共享，但審計檔案信息資源開發利用是個系統工程，必須要在統一的規劃和組織下，才能形成合力，使審計檔案信息體現出價值。首先要堅持自上而下的原則，搞好頂層設計。頂層設計最為重要的是要有信息資源開發的規劃和安排，保證審計檔案信息有序地交流，保證審計檔案作為信息資源開發的安全。醫院要在上級的統一規劃下，確定自己的信息資源開發利用框架。其次，要制定審計檔案信息資源開發利用的具體辦法和路徑，明確各部門、各單位在信息資源開發利用中的責任，明確協調共享機制，確定數據格式和接口規范，為信息系統的綜合集成，打下堅實的基礎。

總之，醫院審計檔案開發、利用工作是一個系統工程，需要培養觀念意識、加強審計檔案管理、提高從業人員的綜合素質和能力以及確保信息資源的安全。要改善醫院審計檔案開發利用的環境條件，加大審計檔案軟硬件地投入。實踐證明，檔案資源開發利用工作有市場需求、有發展空間，蘊藏著巨大社會效益和經濟價值。在實踐中，只要我們持之以恒，認真研究和探索，不斷開發和創新，審計檔案利用工作的開發和利用工作一定會躍上一個新的臺階，為醫院的發展和創新作出應有的貢獻。

[1] 郭立.淺議分序列審計專題檔案庫的管理.云南檔案，2012（07）

[2] 譚素新.淺議如何加強檔案資源的開發利用.黑龍江史志，2012（06）

[3] 郭曙.關于高校內部審計機構檔案管理的思考.現代審計與經濟，2013（04）

（作者單位：青島大學附屬醫院 山東青島 266003）

（責編：紀毅）

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1004-4914（2014）03-143-02