ERP環境下企業采購業務內部控制探析

●張玲玲

ERP環境下企業采購業務內部控制探析

●張玲玲

ERP系統的廣泛使用對采購業務內部控制提出了新的要求。文章從ERP對內部控制產生的影響入手，對ERP環境下的采購業務流程進行了梳理，并針對采購業務各環節的主要風險設計了相應的的內部控制制度。

ERP 采購業務 內部控制

企業開展生產經營活動首先要進行物料采購，而采購業務流程包括多個業務環節，很容易發生舞弊現象和管理上的疏漏，因此采購業務是內部控制的重點領域。ERP系統將信息技術和現代管理思想集于一身，通過資源整合實現業務流程的動態監控，為內部控制的建立和實施創造了有利條件，同時也提出了新的挑戰。采購管理系統是ERP系統的重要組成部分。在ERP環境下，對采購業務進行內部控制的目標主要是保證采購活動合法合規，確保企業實物資產和信息系統的安全。

一、ERP對內部控制的影響

ERP（Enterprise Resource Planning）是信息技術與管理思想創造性融合的產物，它一方面增強了企業管理的有效性、靈活性，提高工作效率，避免人為因素干擾，為企業帶來了巨大的經濟效益，另一方面也增加了企業內部控制的復雜性與風險。在ERP環境下，內部控制不再是只針對“人”的控制，而是針對“人—機”的共同控制，這意味著內部控制需要格外關注企業信息資產的安全。

1.內部控制內容的擴展。在ERP環境下，企業不再圍繞單一的業務部門或業務功能或者運行，它的集成管理方式改變了傳統的會計核算方式和數據處理流程，將企業的業務與信息流程進行融合，能夠自動生成會計賬表，全面共享財務數據，企業內部信息溝通呈現出及時、雙向的特點，內部控制關注的范圍也隨之大大擴充。例如，在系統中至少加入了系統身份識別、操作權限、系統安全、數據編碼等方面的控制。

2.內部控制重點的轉移。傳統環境下的內部控制重點是以相互牽制為核心的“一般控制”，而在ERP環境下，數據處理方式復雜，控制難度增加，系統軟件成為影響業務處理的重要因素，系統本身的安全性至關重要，一旦系統中的重要數據被復制或篡改，或數據庫的處理權限被非法取得，將會造成極為嚴重的后果。因此，內部控制在保證原始數據的輸入準確無誤的條件下，特別是信息的輸入輸出控制、管理和操作方面的權限劃分等方面，由單純對人的控制轉變為對人、機的共同控制。

3.內部控制風險的增加。ERP環境下內部控制面臨著新的風險。首先，內部控制活動高度依賴ERP系統，一旦設備出現故障，容易導致數據丟失，以非授權訪問為代表的網絡安全因素也會使企業的信息泄漏或遭到篡改；其次，ERP系統具有開放性的特點，系統信息在較大范圍內能夠共享，這無疑擴大了內部控制的風險；最后，ERP對業務、會計等流程進行了優化與重構，這個過程中一些有利于內部控制的線索趨于消失，這使內部控制面臨著新的風險。

二、ERP環境下采購業務處理流程

傳統的采購業務基本流程為：先由生產部門等物料需求部門提供請購單，采購部門據此編制采購計劃，與供應商簽訂采購合同，待物料到達后組織驗收，最后由財務部門付款。在ERP環境下，采購業務的基本處理流程和傳統方式相似，但它能夠在各項管理全部信息化的基礎上，將請購到核準付款的所有職務完全分離，并實現關鍵環節的隨時監管和追溯，保證內控制度的有效執行。具體業務流程描述如下：

1.請購。采購申請通常由企業生產經營部門根據合理的采購計劃或實際生產需求提出。在ERP環境下，系統會設置一般物料的最低存貨量，一旦達到再訂貨點，請購單即可自動生成。請購單生效前必須經過審批，且請購與審批不能為同一人。嚴格的請購流程能夠保證物料采購從源頭得到控制。

2.供應商管理。供應商管理包括的內容較多，其中供應商的選擇與考核是最重要的兩個方面。詢價與供應商的確定不能為同一人。系統應設置訂購單審核程序，以保證訂購單內容的完整有效。

3.采購過程管理。對已訂立的合同、已發送的訂單進行全程追蹤是采購過程管理的關鍵控制點。為督促供應商準時足額交貨，合同開始履行后需要全程跟蹤，隨時了解合同履行進度、供應商的生產情況，掌握物料供應情況，一旦出現供應商無法按期交貨等意外情況，應當及時采取恰當的應對措施，避免給企業帶來損失。

4.驗收入庫。為保證所購物料符合合同規定或產品質量要求，企業應認真組織物料的檢驗接收，包括仔細核對收到的物料名稱、到貨量、收貨時間等，然后檢驗物料質量，以確定是否與訂購單的要求相符。物料驗收入庫后，系統還會根據預先設定的差異臨界點自動檢查相關采購單，如差異超過臨界點則會拒絕收貨。在驗收環節中，收貨員、驗貨員與記賬員不能為同一人。

5.核準付款。核準付款前必須先認真審核采購預算、采購合同、訂貨單、審批程序等內容，只有各項環節均不存在疑點時，才能與供應商辦理款項結算。款項支付由財務部門負責，系統會自動生成付款單，但仍應認真核對合同中約定的付款條件，嚴格審核采購發票等相關單據，保證其真實、完整、合規。在核準付款環節，開具付款單、存款項的結算不能為同一人。

采購業務處理流程如圖1所示。

圖1 ERP環境下采購業務流程圖

三、ERP環境下企業采購業務內部控制制度設計

在ERP環境下，采購業務流程主要包括請購、供應商管理、采購過程管理、核準付款四項內部控制環節。

1.請購環節。請購意味著一項采購業務的開始，在ERP環境下，請購單由系統自動生成，避免了人為因素造成的失誤，因此這一環節的主要風險是基礎數據不準確或市場信息不對稱造成的不合理請購。請購單是否經過嚴格審核，采購方案是否與請購單的內容相符合、訂單異常情況的處理等構成請購環節的關鍵控制點。

首先，系統應對生成的訂單設置安全級別和訪問權限，以保證訂單數據安全，避免采購訂單被惡意修改；其次，應當對采購合同設置嚴格的審批制度，由指定人員對合同進行認真審核；最后，系統應規定請購單的審核流程，防止未經審核的請購單生效。

2.供應商管理環節。物料質量的優劣常常取決于于供應商的選擇，進而使產品質量受到影響。這一環節的主要風險是供應商的不當選擇，這通常是因為供應商評估系統不夠科學，或者是取得的基礎資料不夠準確。供應商管理的關鍵控制點是選擇優質供應商。為加強與供應商之間的合作，達到互利共贏的目的，應對供應商在交貨期、交貨量、合作態度等各方面進行考核，對考核不達標又不積極改進的供應商可以考慮停止合作。

首先，為選好供應商，應當設置嚴密的供應商批準流程。在ERP環境下，系統中可以構建一個供應商評估模型，將所有潛在供應商按照模型進行評定，盡量選擇排名靠前的供應商，保證物料的綜合采購成本最小化；其次，應當建立詳細的供應商檔案，并保證及時更新，同時系統能夠提供在線查詢功能；最后，系統應當設置供應商和產品之間的對應關系流程，使一種物料與多家供應商對應，以滿足采購過程價格競爭的需要。為此，用戶需要在系統中設置“當前供應商”，在默認情況下，該供應商會被優先選擇。

3.采購過程管理環節。采購過程的順利進行關系到物料能否按時到達，這一環節的主要風險點是缺乏對訂單及合同的有效跟蹤、采購訂單處理周期過長等。關鍵控制點主要包括加強合同履行及存檔狀態監控、訂單跟蹤催促、訂單異常處理等。

首先，系統應當設置訂單安全級別與訪問權限、合同與訂單的審批授權，明確責任，防止篡改；其次，應當依照合同條款核查合同履行情況，敦促供應商積極履行合同；最后，對重要物料建立巡視、監造制度，落實監造責任人，防止出現交貨延誤。

對于訂單無法按期交貨等異常情況，采購員應及時反饋到上級及請購部門，以便盡快作出生產計劃等方面的調整。

4.驗收入庫環節。組織驗收的目的在于確保物料符合要求，在不相容職務嚴格分離的前提下，這一環節產生的風險較小。驗收入庫環節的關鍵控制點包括制定詳細的驗收程序與標準、及時處理收到的物料與訂單不符等異常情況。

驗收環節需要控制采購價格的確定程序，保證進貨單的安全完整，保證驗收人員和驗收程序符合不相容制度的要求。

首先，為避免進貨單的惡意篡改，系統應當設置進貨單審批程序。其次，應設置采購接收選項，以控制收貨時的意外情況，如物料能否用替代品代替、能否接收未訂購的物料、收貨日期與地點能否變動等。

5.核準付款環節?？铐椀闹Ц稓v來是企業內部控制的重點。顯而易見，供應商總是希望早日收到款項，這就導致他們在付款過程中與企業相關人員共同舞弊，由此引發舞弊風險。因此，這一環節的主要風險在于審批手續不健全導致的不合理付款，關鍵控制點主要包括嚴格的付款審批制度、敏感字段授權控制和付款審核追查制度。付款前的審批手續擔負著采購業務的最終把關任務，稍有不慎就會給企業帶來經濟損失，應當嚴格按照企業的審核規定執行。而付款審核追查則對已經付款的可疑業務展開調查，能夠及時發現不合規支出，以便采取有效措施進行補救。在這一環節中，還要注意檢查付款方式與折扣情況是否經過嚴格授權。

首先，系統應設置授權權限，經過授權的財務人員才可以根據有關單據（采購單、驗收單、發票等）生成貸項憑證，并據此由出納人員支付款項；其次，應設置采購審批權限，有權人員才能確定折扣情況、付款時間等，以降低采購折扣風險。

四、結論

采購業務是內部控制的重點領域，ERP系統的應用改變了傳統的采購業務流程，對內部控制內容、重點和控制風險產生了重大影響，只有充分考慮這些影響，才能建立ERP環境下采購業務的內部控制制度。

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（作者單位：泰山職業技術學院 山東泰安 271000）

（責編：若佳）

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1004-4914（2014）03-267-02