本科高校院系教學檔案建設淺探

文慧

摘 要： 本文通過對高校二級學院教學檔案管理作用、存在問題和教學評估關系的分析，提出規范二級學院教學檔案管理工作的對策。

關鍵詞： 高校二級學院 教學檔案管理 教學評估

二級學院教學檔案是高校一線教學管理機構和師生在教學管理活動和教學實踐活動中，直接形成的、保存備查的文字、圖表、音像及電子載體等各種不同載體的歷史記錄。二級學院教學檔案管理主要包括檔案的收集、整理、保護、管理及利用等工作。在教學評估活動中，二級學院教學檔案發揮著重要作用。結合幾年來的教學管理工作和我院教學檔案管理現狀，有以下體會。

一、教學檔案的內涵和作用

我國《高等學校檔案實體分類法》明確規定，教學檔案主要內容包括：學校學科、專業、實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、畢業生工作、教材建設與管理，還包括教育評估和教學評價等教學活動或教學管理過程中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像載體等材料。這些材料是教學內容、教學方法、教學途徑和教學效果的真實記錄，是教學管理和教研活動不可缺少的參考依據，而教學檔案管理工作則是教學管理的重要組成部分，是進行教學研究、教學改革、教學經驗交流和課程建設的重要平臺。完整的教學檔案反映學校教學管理、教學過程和教學質量的流程、歷程。對推動高校教育改革、提高教學質量、開展教學研究、加強教學評估等都起到重要作用，是科學化教學管理的重要保證。其作用主要體現在以下幾方面：

1.為教學工作和教學計劃提供依據和借鑒。

教學工作是在繼承中發展的，因此，教學計劃、大綱等依據性文件可沿用多年。即使要改進，也是在原基礎上修改。學院新申辦專業可以查用同類培養目標的教學檔案。它既為現行教學工作提供執行性文件和工作依據，又為以后教學文件等提供借鑒。院系黨政領導及教學管理者通過了解和掌握過去和現存的教學資料，有的放矢地制定決策、措施、計劃，便于教學改革和教學秩序在原有制度和現實情況上穩步推進，切實保證教學管理的連續性、穩定性，保證教學質量穩步提高。

2.為教學實踐和教學研究提供信息平臺。

教學檔案凝結著廣大教師從事教學實踐和研究活動成功的經驗和失敗的教訓，記載著學生求知和探索的成果，對教師從事教學實踐活動具有廣泛的參考和借鑒作用。如在課堂教學、專業實習、畢業實習、社會實踐等活動中形成的各種形式、各種載體的教學文件材料，不僅可以反映出教學和管理中的成功和不足，而且能為改進教學工作提供依據。廣大教師的教學實踐中不斷產生新教學文件、材料，這些文件和材料隨時進入教學檔案，源源積累而形成數量浩大、內容豐富的信息庫，這既是教學管理、教學實踐和教學評估的信息源，又是師生傳遞信息的重要工具。依托這一教學檔案的信息庫可以組成一個教育教學信息網絡，供廣大師生查詢和進行信息交流，為教學、科研服務，為進一步擴大校級與院系的交流提供信息平臺。

3.為教學評估提供有力支撐。

教學檔案是反映院系教學活動最富有特色的方面。它保存的資料是院系辦學特點和辦學水平的真實體現。根據教育部教學評估的指標體系，評估主要從辦學指導思想、師資隊伍、教學條件、專業建設和教學管理、學風和教學效果等方面對教學質量進行分析。教學檔案作為基礎和依據性材料可以靜態再現教學流程和過程，充分展示教學效果。評估專家組可以通過查閱原始教學文檔的真實性對院系的教學管理和質量做出可靠的定性結論。

二、目前二級學院教學檔案管理中存在的主要問題

1.對教學檔案的重要性認識不足，歸檔制度不完善。

目前，在我國教育行政管理部門對各高校實行五年一周期的教學評估的背景下，從學院領導到教職員工始終把教學工作放在首位。但大部分二級學院缺乏對教學檔案管理重要性的認識度，沒有認識到二級學院教學檔案管理工作對學院及學校知識積累和開發利用的作用。在評估檢查時臨時“抱佛腳”，突擊應付差事、草率整理的情況仍有存在。

2.材料收集不及時，收集整理不規范。

二級學院教學檔案管理不到位、不及時。檔案收集工作規范程度低，師生員工的檔案意識不強。甚至有人認為檔案放在自己手中是最放心的，導致教學檔案散存于部門或個人手中，造成檔案材料不齊全、不完整、質量不高。同時，這種不規范的行為缺乏有力人員進行及時的監督檢查，沒有及時更正錯誤，最終使教學檔案缺失。

3.學校檔案與二級學院檔案所保存的教學檔案的界線不清。

在教學檔案管理中，檔案種類繁多，每一種檔案都是一個點，將多個點連成片才構成完整的教學檔案管理，才能使每種檔案發揮自身作用。但是由于學校檔案和二級學院檔案間銜接不當，沒有很明確的界限，導致有的檔案該保存的沒有保存，或重復收集、保存。另外，由于大多數高校采取高度集中的管理體制，各二級學院在教學檔案管理方面的主動性和積極性難以發揮，統一管理、分級管理的力度缺少適當的銜接點。

4.二級學院教學檔案信息化管理不夠完善、缺少創新。

信息化早已被應用到二級學院教學管理的各個方面，但是檔案管理信息化進展緩慢，主要有以下幾點因素制約：學校缺少教學檔案管理信息化的共享平臺，如很多職能部門重復收集、統計二級學院的教學資料、教學文件等，降低工作效率：高校教學檔案管理仍然以傳統的封閉式管理為主，很多教學檔案信息停留在傳統紙質檔案管理方式。這些都制約了二級學院檔案信息的傳播和交流，從而使二級學院教學檔案信息化得不到充分利用。

5.教學檔案管理人員素質不高。

目前，由于受人事編制的限制，二級學院的教學檔案管理人員基本由教學秘書兼任，他們有的身兼數職，對待教學檔案管理工作只能應付，很難真正履行職責，有些二級學院的教學檔案管理人員屬于臨時指派，誰有空誰干，缺乏責任感。由于二級學院教學檔案管理工作起步晚，學校教學檔案長期集中管理，導致二級學院的兼職檔案員檔案意識薄弱，不知道什么是檔案，對教學檔案及教學檔案管理工作在整個教學管理中的重要性認識不足，對二級學院檔案工作的職責、要求、范圍不清楚，像過去一樣依賴學校教學職能部門，缺乏教學檔案收集、整理的積極性和主動性。很少有機會接受檔案專業培訓，從事教學檔案管理的專業水平匱乏，不懂得如何歸類整理，不善于挖掘和利用教學檔案信息資源。客觀上對二級學院教學檔案管理工作造成很大影響。

6.教學檔案管理工作崗位職責范圍狹窄。

教學檔案管理是一種容易不被人們重視的無形勞動。不是職能部門，只是為教學、科研、學生服務的管理部門，他們的勞動難以用固定形式加以評估，人們認為教學檔案管理很輕松，誰做都可以，導致用人的隨意性，不利于學院今后教學、科研、體制改革及其他各項管理工作查閱利用，進而影響教學檔案管理水平和效率的提高。對教學檔案管理如何進行研究沒有明確規定及具體要求，沒有教學檔案管理工作方面的“通則”及“條例”規章，沒有明確的職責范圍和要求等。

三、完善院系檔案管理工作的建議

1.增強檔案意識，提高管理水平。

增強廣大教職員工的檔案意識，是教學檔案材料收集完整、標準化管理的有力保證。教學評估中暴露出來的檔案問題，主要癥結在于思想上不重視、觀念落后。因此，高校領導必須高度重視檔案工作，借評估之東風，加大檔案工作的宣傳力度，使廣大教職工樹立正確的檔案觀念，充分認識檔案和檔案工作的重要性。在日常教學中重視檔案的收集和管理，以免評估時浪費大量人力、物力、財力“做材料”。

2.做好基礎工作，有序推進檔案建設。

檔案收集是檔案工作的起點，是檔案管理的基礎性環節。檔案收集是否完整、齊全，直接影響其他各個環節工作能否開展，影響檔案工作質量高低。因此，規范檔案管理首先要規范檔案的收集，保證檔案收集齊全完整，這是提升檔案管理水平的基礎。如果歸檔的文件材料不完整、不齊全，也就失去了檔案收藏的基本價值，這樣的檔案無異于一堆廢紙，很難在工作中發揮應有作用。如“教學日歷”、“教案”、“聽課記錄”、“學生對教師的教學評價”、“同行聽課評教的反饋材料”、“教研論文”、“教學改革研究成果”、“各級教改立項和科研立項”等，這些材料都是圍繞教學產生的，有的材料是結果性的，有的材料則是進行中的、使用著的，但都是教師在業務活動中每一個環節的真實記錄。只有完整收集教學工作和其他活動中的材料，才能反映教師業務能力的全貌。所以，檔案工作人員要時刻注意各種文件及材料乃至實物的收集、積累、保管，為最后的歸檔工作打下良好基礎。

3.將檔案進行網絡化管理。

網絡環境下，采用計算機管理是實現檔案管理現代化的必由之路，我們要將計算機技術、信息技術、數字技術和網絡技術與檔案工作理論和方法相結合，實現檔案信息的數字化、網絡化。具體設想是利用學校辦公系統，建立院系檔案管理系統，采用目錄樹的方式展現不同材料的內在聯系。并建立搜索功能，可根據主題、關鍵字和資料性質等組合查找，方便定位資料，提高查閱效率。最終，將全院及各教研室檔案和學校檔案館聯網，達到資源共享的目的。

4.提高對教學檔案的利用效率。

檔案本身具有潛在價值，檔案信息資源只有被合理開發應用，滿足人們和社會的需求，它的價值才會實現。只收藏不利用，檔案就會失去其應有價值。學院教學檔案真實地記錄了教學工作內容、方法、途徑和效果，是衡量一所學院工作水平和質量的標志。因此，我們可以把教師的教學大綱、教學計劃、教學進度表等教學文件放到教學交流平臺上，供教師們互相借鑒，以促進教學水平的提高。同時可以把學院教師的科研成果發布到學院辦公網上，供科研機構、企業參考、聯系，使科研成果盡快轉化成直接生產力；可以把各種教學課件、學習資源放到課程建設網上，供教師和學生查閱，等等。

四、結語

教學檔案是高校檔案的主體和重心，其最終目的是服務于學校的教育教學工作。院系教學檔案管理體現了學院的整體管理和教育水平，在改革不斷深入的新形勢下，學院的檔案管理不僅需要領導的高度重視，而且需要各辦公室緊密配合，更需要檔案管理人員的努力。

高等教育評估對高校檔案管理工作是一個嚴格的考察，學院的檔案管理人員責無旁貸。以本科教學評估為契機，在今后日常工作中，我們要堅持重視檔案的持續性收集、整理、歸檔和借閱等各個環節，使院系教學檔案管理再上新臺階，變得更規范、更有序，以適應高等教育體制改革和教育創新的辦學發展需要。

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