高校院部辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)及對策

【內(nèi)容提要】 院部辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和工作效率的高低直接影響著教學(xué)、科研、管理工作的開展與成效，關(guān)系著學(xué)校決策的貫徹與落實。本文擬針對院部辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)，提出了強(qiáng)化一個意識、處理好兩個關(guān)系、完善三種制度等應(yīng)對措施。

【關(guān)鍵詞】 高校院部 辦公室工作 挑戰(zhàn) 對策

【作者簡介】 鄢英，貴州師范大學(xué)馬克思主義學(xué)院辦公室主任，副教授。主要研究方向：思想政治教育和馬克思主義中國化。

【中圖分類號】 G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 2095-5103（2014）06-0054-02

院部辦公室作為一個綜合性的辦事中心，擔(dān)負(fù)著教學(xué)、科研、管理以及其他各項具體事務(wù)， 是溝通上下、協(xié)調(diào)左右的樞紐，是對外形象的窗口，也是院部工作正常運轉(zhuǎn)的保障。

一、高校院部辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

1. 辦公室工作人員經(jīng)驗不足，缺乏學(xué)習(xí)交流

在高校，教師、科研人員開展的學(xué)術(shù)交流活動相對較多，領(lǐng)導(dǎo)外出交流和學(xué)習(xí)的機(jī)會也很多，而辦公室工作人員則幾乎沒有學(xué)習(xí)交流的機(jī)會。其實，辦公室工作也是一門“學(xué)問”，要做好這門“學(xué)問”，學(xué)習(xí)交流必不可少。沒有交流就看不到自身存在的問題以及與他人的差距，就不可能取得更大的進(jìn)步，業(yè)務(wù)能力和工作效率自然難以提高。

2. 辦公室工作人員分工明確，合作意識不強(qiáng)

服務(wù)和協(xié)調(diào)是院部辦公室工作的特點，也是院部辦公室的職能之一，在一定程度上決定著院部辦公室工作的質(zhì)量和整體效率。作為院部辦公室的工作人員，做好服務(wù)和協(xié)調(diào)工作，既是自己的本職工作，也是適應(yīng)工作要求必須掌握的技能之一。然而，在實際工作中往往因為不同工作的性質(zhì)、工作量、復(fù)雜性各異而難以考核，加上學(xué)校的剛性工資，導(dǎo)致干多干少一樣的局面，這樣極易催生部分工作人員的抱怨，出現(xiàn)內(nèi)部不團(tuán)結(jié)、工作間的不配合現(xiàn)象。

3. 辦公室工作人員流動性大，隊伍不穩(wěn)定

隨著我國教育改革的發(fā)展變化、人才素質(zhì)的提高，院部辦公室工作人員不但年輕化、專業(yè)化，而且學(xué)歷較高（除特殊崗位一般都是研究生）。這些人員步入辦公室工作崗位后，很快就會發(fā)現(xiàn)其所從事的是繁雜而瑣碎的工作，幾乎用不上自己所學(xué)的專業(yè)知識，沒有成就感。同時又因得不到應(yīng)有的重視，在學(xué)業(yè)進(jìn)修、職稱晉升、評優(yōu)評先等方面幾乎沒有機(jī)會，這些都易使他們對工作失去信心，甚至產(chǎn)生自卑心理，不能安心本職工作，而是被動應(yīng)付，其主要精力則用在考慮如何脫離該崗位、跳槽等問題。這樣一來，辦公室工作就經(jīng)常出現(xiàn)缺位、臨時找人頂替的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響辦公室工作的有序開展。

二、高校院部做好辦公室工作的對策思考

1. 強(qiáng)化一種意識

服務(wù)意識，就是指辦公室工作人員在與領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的交往中所體現(xiàn)出的為其提供熱情、周到、主動服務(wù)的欲望，即來自工作人員內(nèi)心的自覺主動做好服務(wù)工作的一種意愿，它存在于每個人的思想認(rèn)識中。提高辦公室工作人員對服務(wù)的認(rèn)識，增強(qiáng)其服務(wù)意識，激發(fā)其在服務(wù)過程中的主觀能動性，是搞好服務(wù)的思想基礎(chǔ)。具體來說，就是要為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研以及學(xué)生的學(xué)習(xí)生活提供好服務(wù)。不但要服務(wù)好“上門來”的師生和其他來訪人員，真心誠意地為他們排憂解難，還要經(jīng)?！吧祥T去”服務(wù)，進(jìn)行調(diào)查研究，及時發(fā)現(xiàn)師生間存在的問題和困難，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和參考。

2. 處理好兩個關(guān)系

（1）主動與被動的關(guān)系。辦公室工作有著明顯的一個關(guān)系，就是工作的主動性與被動性。工作的主動性是指辦公室工作人員在自覺地完成自己分管的工作并直覺主動地配合完成其它工作的同時，積極思考、關(guān)注事情發(fā)展的狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出，盡力為領(lǐng)導(dǎo)分憂，起著參謀助手的作用。所謂工作的被動性，則是指辦公室工作人員不能自覺主動地完成份內(nèi)的工作，或是抱著應(yīng)付的心理完成自己份內(nèi)工作而不管質(zhì)量如何，對其它工作則不聞不問，出現(xiàn)問題就把責(zé)任推給別人。對此，要通過采取一定的懲罰制度和激勵機(jī)制來激發(fā)辦公室工作人員的積極性和主動性，以便處理好工作的主動與被動關(guān)系。

（2）分工與合作的關(guān)系。辦公室經(jīng)常要牽頭完成各類綜合性的工作，如重要會議、重大活動、迎接上級的檢查等，這些工作涉及人員多，組織時要綜合考慮各種情況和制約因素。一般而言，辦公室工作人員從事的是比較單一的工作，如教學(xué)、科研等。但有時這種單一工作與綜合性工作會有交叉，甚至沖突，這時就要求盡可能先配合完成綜合性工作，其它工作則通過采取加班或別的方式來完成。另外，辦公室工作人員分管的工作，往往是有時間性的，也是有規(guī)律可循的。不同的工作人員分管的工作不一樣，忙的時間段也不一樣，工作人員之間可以相互配合、支持與合作，這樣的話，辦公室就可以營造一種輕松和諧的工作氛圍。

3. 完善三種制度

（1）學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度。辦公室工作人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低決定著辦公室工作的成效。學(xué)校和院部應(yīng)根據(jù)辦公室工作人員崗位分工、崗位要求及其個人情況對其進(jìn)行崗位培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)知識和技能。第一，對新進(jìn)人員設(shè)置崗前培訓(xùn)。崗前培訓(xùn)不只是進(jìn)行教師專業(yè)技術(shù)崗培訓(xùn)，而應(yīng)分門別類。即具體針對教學(xué)秘書、黨務(wù)秘書、科研秘書等不同崗位，教務(wù)處、組織部、社科處等部門都應(yīng)搭建平臺，組織他們進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流和培訓(xùn)。第二，對在崗人員設(shè)置在崗培訓(xùn)。為了適應(yīng)日新月異的發(fā)展形勢，在崗人員需要不斷更新業(yè)務(wù)知識和技能，接受新的理念，掌握新的技能。學(xué)校和院部應(yīng)組織各院相應(yīng)工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，同時鼓勵其走出去，向相關(guān)兄弟學(xué)校的工作人員學(xué)習(xí)交流。第三，對轉(zhuǎn)崗人員設(shè)置轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)。當(dāng)前院部辦公室人員變數(shù)非常大，可能在甲院是教學(xué)秘書，到乙院就是科研秘書。因此，學(xué)校和院部應(yīng)對這些人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)或安排專人指導(dǎo)，著重培養(yǎng)“一專多能”的工作人員。

（2）激勵競爭制度。針對辦公室工作人員流動性大、隊伍很不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，必須建立和完善激勵和競爭機(jī)制。一方面，要合理運用激勵因素，激發(fā)和維持辦公室工作人員的內(nèi)在動力及其對工作的熱情。學(xué)校和院部要在工作表現(xiàn)機(jī)會、工作本身的樂趣、工作的成就感及其對未來的發(fā)展期望等方面，給予正強(qiáng)化，讓其相信工作是實現(xiàn)自身價值的有效途徑。另一方面，要設(shè)置適當(dāng)?shù)母偁帣C(jī)制。這種競爭不是簡單意義上的比較、排名，而是對個人爭先創(chuàng)優(yōu)的精神態(tài)度的一種激發(fā)，以便調(diào)動其工作的積極性和主動性，也可達(dá)到穩(wěn)定辦公室工作人員隊伍的目的。如對工作表現(xiàn)比較突出的工作人員給予“優(yōu)秀工作者”“先進(jìn)工作者”稱號等榮譽(yù)激勵，或施以晉升激勵。

（3）管理制度。辦公室工作繁瑣復(fù)雜，在日常的工作中必須有一套行之有效的規(guī)章制度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公流程予以約束，以避免工作中出現(xiàn)無序混亂的狀況。辦公室管理制度不僅包括處事規(guī)范上的約束制度，還包括涉及辦公室工作人員的工作態(tài)度、工作表現(xiàn)和工作績效考核等方面的制度，如印章制度、接待制度、公文制度、會議制度、考勤制度、辦公室工作人員崗位職責(zé)制度、工作績效制度等。俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓。院部要根據(jù)本院的特點，制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，明確并細(xì)化辦公室工作人員的崗位職責(zé)，實行目標(biāo)管理責(zé)任制。具體說來，對辦公室各崗位要明確職責(zé)范圍，工作層層分解，化整為零，做到“人人有責(zé)任，事事有人管”；要規(guī)范工作程序，明確辦事流程制度。辦公室工作人員按章處事，有規(guī)可循，辦公室工作就能合理化、規(guī)范化和科學(xué)化。

總之，高校院部辦公室工作繁、雜、忙，要切實做好辦公室工作，必須了解辦公室工作的特點、性質(zhì)和作用，并及時發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題，采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，不斷改進(jìn)工作方法、完善工作制度、提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1] 雷學(xué)剛.做好辦公室工作的要義、核心、要求和方法[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2013（18）.

[2] 于廣云.如何體現(xiàn)辦公室工作的能力與水平[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2013（13）.

責(zé)任編輯：劉芳玲