公共圖書館圖書資料政府采購存在問題及對策措施

陳燦玲

[摘 要] 圖書資料管理是公共圖書館的重要組成部分，對促進圖書館事業(yè)的健康發(fā)展有著重要的影響。本文結(jié)合筆者多年的實踐經(jīng)驗，重點探討了公共圖書館圖書資料實行政府采購中存在的問題，并有針對性地提出了一些切實有效的保障措施，為類似研究工作提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 公共圖書館； 圖書資料； 政府采購； 對策措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 051

[中圖分類號] G258.2 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）06- 0085- 02

隨著我國城市化進程的不斷加快，城市文化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到進一步的發(fā)展，政府對公共圖書館的財政投入也逐漸加大，這對城市公共圖書館的圖書資料管理工作提出了更高的要求。政府采購作為一種對公共采購管理的制度，是指各級國家機關(guān)、事業(yè)單位等使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為，其可以高效利用財政資金，提高社會資源的利用率，以促進公共圖書館的健康發(fā)展。但在這種采購模式下，圖書館圖書資料管理工作發(fā)生了巨大的變化，也出現(xiàn)了一些亟待解決的問題。因此，文化部門應(yīng)重視政府采購對圖書館圖書資料管理的影響，采取必要的對策措施，切實保障公共圖書館的發(fā)展。

1 圖書館采編業(yè)務(wù)面對的新挑戰(zhàn)

1.1 訂購方式的轉(zhuǎn)變

政府采購模式實行之前，圖書館采編業(yè)務(wù)相對而言具有極高的自主性，能夠根據(jù)圖書館實際需要自行規(guī)劃和訂購，所以在這種傳統(tǒng)模式下，大多數(shù)圖書館的采編業(yè)務(wù)采用的均是長期訂購的方式。而在政府采購模式下，相關(guān)部門需要首先對供應(yīng)業(yè)的信譽和供應(yīng)時間進行一些規(guī)定，然后圖書館才能夠從合格的供應(yīng)商中選擇一個作為主要供應(yīng)商。而且，政府模式下，每一個供應(yīng)商的供貨時間都有一定的限制，大多數(shù)均是短期形式，相對于傳統(tǒng)模式下的長期模式而言有較大差異。在這種模式下，圖書館的采編業(yè)務(wù)也逐漸面臨極大的挑戰(zhàn)。所以，為了能夠在這種模式下更好地發(fā)展，圖書館必須要改變其訂購模式，用短期訂購方式代替長期訂購方式。

1.2 采購模式運行時間久

政府采購模式相對于傳統(tǒng)采購模式而言具有極大的規(guī)范性，也就是整個采購模式都需要嚴(yán)格按照規(guī)定步驟一步一步走，從最開始的制訂計劃到最終結(jié)算一般需要經(jīng)過較長一段時間，直接使整個采購的周期變長。這種按照規(guī)范步驟進行的模式雖然能夠在很大程度上保障采購的質(zhì)量。但是，由于圖書館市場并不是固定不變的，所以，在將近半年的采購進行時間里，圖書館就會非常容易出現(xiàn)庫存不足或者庫存訂購率不足，無法滿足客戶要求的問題。

1.3 增大文獻信息資源合理配置的難度

圖書館是人們涉獵不同領(lǐng)域知識的一個重要場所，每一個公共圖書館內(nèi)均收納有大量不同學(xué)科、不同領(lǐng)域的藏書。且全國幾百家出版社中，每一家對其圖書資源的配置都有側(cè)重點，有些是比較注重教學(xué)類文章，有些是比較注重資源類文章。但是，這些出版社的圖書資源均有可能會成為圖書館的重要藏書。然而盡管政府采購模式下，圖書館的藏書資源提供上來源都是采用招投標(biāo)的方式，且這種方式較為符合現(xiàn)代交易市場的公平競爭原則。但是，在這種模式下也比較容易出現(xiàn)供應(yīng)商為投標(biāo)成功而肆意降低圖書資源價格的惡劣行徑。

1.4 編目中心責(zé)任重，壓力大

由于在政府采購模式下，圖書館采編工作必須要堅持專款專用以及折扣被返還費用也要用于采購圖書館藏書的原則。所以，相對于傳統(tǒng)采用模式而言這種模式有助于提高圖書館藏書量。但是，由于這種模式的采購時間比較長，編目中心的編目工作需要提前半年就制定，所以就非常容易出現(xiàn)編目進程與新藏書進館進程沖突的現(xiàn)象。且在這種背景下，編目人員除了要進行編目工作外還需要加班加點地完成新書上架工作，直接增大了編目人員的任務(wù)量和壓力，影響編目工作效率。

1.5 中標(biāo)商附贈的自行編訂數(shù)據(jù)有問題

一般情況下，中標(biāo)的供應(yīng)商在與圖書館定好購書協(xié)議后均會同時附送一個比較具體的數(shù)目數(shù)據(jù)，盡管這一舉措看起來可減輕圖書館編目人員工作量。但是，由于供應(yīng)商制作的書目數(shù)據(jù)都是依照在版編目數(shù)據(jù)進行編制的，而圖書館實際的書目數(shù)據(jù)還需要根據(jù)實際概況進行不同程度的更改。所以，供應(yīng)商參考的編目數(shù)據(jù)就非常容易出現(xiàn)失誤，造成附送的書目數(shù)據(jù)存在較大問題，影響正常使用。

2 針對公共圖書館資料政府采購模式存在問題采取的應(yīng)對措施

2.1 健全圖書館政府采購的法律、法規(guī)，制定與遵守相關(guān)規(guī)章制度

盡管針對圖書館政府采購規(guī)范化的多項法律法規(guī)已經(jīng)實施了很多年，但是我國的圖書館采購工作仍然沒有較好地按照這些規(guī)范要求進行，仍然存在很多與法律法規(guī)相互沖突的問題，以至于直接造成我國圖書館的政府采購模式出現(xiàn)很多影響采購效率的問題。所以，對相關(guān)法律法規(guī)進行進一步的改造和完善應(yīng)該是解決這些問題的重要方法。努力通過健全法律法規(guī)的方式提高我國圖書館政府采購效率。具體要求是：① 圖書館政府采購工作必須要嚴(yán)格按照規(guī)律法規(guī)規(guī)定有序進行。需要根據(jù)實際概況和法律要求制定有針對性和合理性的規(guī)章制度。② 嚴(yán)格規(guī)定中標(biāo)供應(yīng)商的采購方式。即中標(biāo)商的采購方式一般主要有訂單采購和現(xiàn)場采購兩種方式。這兩種方式的到貨率分別大于95%和92%。兩種采購方式中，中標(biāo)商均要嚴(yán)格按照招標(biāo)單位制作的書目進行采購工作，而不能按照自己制定的書目進行采購。若有中標(biāo)商沒有按照招標(biāo)單位要求直接以自己指定的書目為采購書目，或者招標(biāo)單位允許中標(biāo)商按照自己的書目進行采購，那么都需要取消中標(biāo)商的投標(biāo)和采購資格。③ 除了要計劃好招投標(biāo)工作之外，圖書館還需要對中標(biāo)上相關(guān)技術(shù)和服務(wù)做一些必要的規(guī)定。比如中標(biāo)商應(yīng)該有在與招標(biāo)單位合作下可以一個月制作3萬圖冊的能力。制作內(nèi)容包括檢查重量、圖書索書號制作和審核等；中標(biāo)商在確定采購計劃后首先需要交與圖書館必須要的采訪信息，且提供方式為電子表格的形式。采訪信息具體有采購的書本和副本數(shù)量、書本出版情況、價格以及標(biāo)準(zhǔn)書號等。總而言之，在開展圖書館采編工作過程中，只有嚴(yán)格按照規(guī)定要求和實際進行不斷的摸索，才能夠真正使政府采購模式發(fā)揮其應(yīng)有作用，推動圖書館采編工作的進行。

2.2 增強圖書館采購工作的監(jiān)管力度

目前，圖書館政府采購招投標(biāo)工作中仍然存在供應(yīng)商壓低價格來實現(xiàn)中標(biāo)目的的現(xiàn)象，而這種現(xiàn)象之所以一直無法根除的原因就是政府采購模式的招投標(biāo)制度仍然存在缺陷。所以，為了杜絕這類事件的再次出現(xiàn)，必須要加強圖書館招投標(biāo)的監(jiān)督和管理力度。具體要求是：招投標(biāo)管理人員首先應(yīng)該將目光放長遠，認(rèn)識到招標(biāo)工作對整個圖書館采購效率和質(zhì)量的重要性。其次，選擇供應(yīng)商時除了要看投標(biāo)價格之外，還需要對供應(yīng)商的信譽進行深入了解。比如堅持在分析多項因素后才能夠選擇合格供應(yīng)商的原則。

2.3 加強圖書館采編工作的計劃性

政府采購模式不同于傳統(tǒng)采購模式，其需要的采購周期相對比較長，若沒能夠制訂有序可行的采編計劃，那么將非常容易造成采購工作與新書入館工作相沖突的現(xiàn)象。所以，為了解決當(dāng)下政府采購存在的這些諸多問題，必須要增強文獻采編的計劃性。比如在開展招投標(biāo)工作之前，圖書館采編人員就應(yīng)該首先預(yù)算好圖書館采購的具體費用后和計劃好招投標(biāo)的具體工作事項；對于編目中心的工作要提前估量出一個比較接近實際任務(wù)量，然后根據(jù)這個任務(wù)量去合理安排編目人員的工作量，使編目工作有序進行；對于采購的經(jīng)費，必須要根據(jù)采購計劃進行合理分配，采購經(jīng)費中必須預(yù)留出一部分作為特殊情況的處理經(jīng)費（如中標(biāo)供應(yīng)商無法提供的圖書資源）；另外，在開展圖書資源采購時還要學(xué)會多加分析和總結(jié)經(jīng)驗，努力做到越來越好。

2.4 推動圖書館采編工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代化社會不斷深入發(fā)展的必然結(jié)果，在政府采購模式下對圖書館采編業(yè)務(wù)進行信息化管理，除了能夠有助于圖書館采購信息的及時性和高效性，同時還能夠有助于提高圖書館采購工作的公正性。當(dāng)前，在現(xiàn)代先進信息技術(shù)的作用下，圖書館的專家數(shù)據(jù)庫已經(jīng)形成，基本已經(jīng)形成專家掌控圖書館采購的模式。但是筆者認(rèn)為，僅有各學(xué)科的專家是不夠的，全國還應(yīng)該建立由圖書館學(xué)專業(yè)的專家組成的專家?guī)欤@樣才能從圖書館學(xué)的專業(yè)角度對采購提出有針對性的指導(dǎo)建議。除專家?guī)焱猓€應(yīng)考慮建設(shè)全國統(tǒng)一的文獻資源政府采購平臺，通過這個網(wǎng)絡(luò)平臺，將出版商、圖書供應(yīng)商、各地圖書館緊密地聯(lián)系在一起。這樣，文獻資源可以高效快速地在這三者中得到傳遞，準(zhǔn)確地收集供需信息，提高圖書館采編的效率，也有利于圖書市場的健康發(fā)展。

3 結(jié) 語

綜上所述，公共圖書館實行政府采購后，圖書資料更多地出現(xiàn)在各地區(qū)的政府采購目錄當(dāng)中。因此，為提高圖書館圖書資料管理的效率，文化部門應(yīng)結(jié)合圖書館的實際情況，準(zhǔn)確收集圖書館的供需信息，并制訂出合理的采購計劃，以提高圖書館圖書資料的管理水平，從而進一步促進公共圖書館的健康發(fā)展。

主要參考文獻

[1] 黃小玲. 圖書資料政府采購對圖書館業(yè)務(wù)的影響[J]. 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008（25）.

[2] 吳俊峰. 公共圖書館圖書資料政府采購現(xiàn)狀調(diào)查分析[J]. 圖書館論壇，2005（3）.