裝備機關業務檔案數字化管理研究

傅鈺 汪正西

[摘 要] 數字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。本文分析了軍隊裝備機關業務檔案資料管理現狀，提出建設裝備機關數字化業務檔案管理信息系統，對系統的目標、功能及建設中的關鍵環節進行了分析。

[關鍵詞] 裝備機關； 檔案數字化； 信息系統

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中圖分類號] G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 檔案數字化及其發展現狀

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數字成像技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要內容。

近年來，隨著我國基層檔案工作規范化的推進和社會信息化整體進程的加快，數字檔案室已成為城鎮、社區和機關單位檔案信息化建設的重要目標。2000年起，國家檔案局、中央檔案館開始機關單位電子文件歸檔管理的試點工作[1]。在此基礎上，2011年初制定的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》要求“在試點基礎上推動機關電子文件管理工作，加強對在辦公區域相對集中機關事業單位建立‘文件（檔案）管理中心的指導”。一批國家部級單位以及北京、上海、杭州等地市級機關數字檔案室試點工作的開展，在標準制定、數字檔案管理系統推廣、制度規范等方面取得了一定成績，為機關數字檔案室建設積累了寶貴經驗。

要實現機關數字檔案室的順利運行，對傳統檔案進行數字化并對數字化檔案進行高效管理，最重要的解決方案即是構建數字化檔案管理系統。這種系統將開發先進的管理模塊、軟件和檔案信息資源庫，并強化檔案行政管理職能，可以更加規范、高效地管理檔案工作。數字化檔案管理系統能夠實現檔案收集、管理、提供利用、上報移交、年檢、業務指導及監督指導等功能，最大限度地滿足檔案部門管理、監督和指導的需求，使檔案管理現代化邁上新的臺階。

2 軍隊裝備機關業務檔案數字化管理的內涵

軍隊裝備機關業務檔案數字化管理，就是在部隊主管裝備工作的各級機關，改變以紙質資料形式存儲保管業務檔案資料的傳統方式，采用先進的信息技術，借鑒和運用檔案數字化管理理論及先進方法，開發建設裝備機關數字化業務檔案管理信息系統，將部隊各級裝備機關日常業務工作及各專項活動中形成和積累的各種計劃、方案、批示、報告、規章制度、法規標準、會議材料等文檔資料及圖片、視音頻多媒體資料進行采集、歸類、整理、維護，實現裝備機關各種業務檔案資料數字化存儲與管理，并提供檢索查詢服務。通過數字化業務檔案管理系統，可解決裝備保障業務工作檔案資料的積累、儲存、管理、查詢等難題，對裝備工作的開展具有重要的輔助支撐作用。

3 裝備機關業務資料管理現狀及問題

軍隊各級裝備機關負責本級部隊軍事裝備建設與發展、使用管理、維修保障、器材籌供等裝備工作，每年都會形成和保留種類復雜、數量龐大的工作資料。從內容上講，包括年度業務工作文件、專項活動工作文件資料；從形式上講，包括各類報表、文本文件以及圖片、視頻等多媒體資料。這些資料記載和反映了裝備工作的發展，是裝備保障業務工作的成果積累，對裝備保障的建設發展具有重要作用，應給予安全存儲和有效利用。

目前，裝備機關文檔資料的存儲管理方式有兩種：一是傳統的以實物形式保存，手工立卷加紙質目錄的檔案管理方式在裝備保障系統普遍存在。實物化的方式占用空間大、不利于儲存管理和及時收集整理，容易造成文件失存，查詢檢索困難，已經不能滿足文檔資料儲存管理需要。二是部分能夠電子化的資料在各業務信息系統中分別生成和保存。部分業務信息系統生成的電子化文檔分散存儲于不同業務信息系統中，存檔文件不能集中存放，查詢不便，不利于對車輛裝備保障工作文檔的整體掌控和運用。

應用數據庫技術，實現數字化檔案資料管理是當前條件下文檔資料管理的必然趨勢。將裝備文檔資料全面電子化，并集中存放管理，有利于形成裝備保障工作的歷史積累，有利于文檔資料的科學管理，能夠顯著提高資料信息查詢使用效率。

4 裝備機關數字化業務檔案管理系統建設目標

裝備機關數字化業務檔案管理系統的建設目標，是采用先進的計算機技術建設基于數據庫的數字化檔案管理系統，將裝備保障系統工作檔案資料進行集中管理，實現電子檔案接收、檔案資料整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定等功能。系統應具有高可靠性和安全性，適應海量存儲需求，易于管理和維護，并具備較高的開放性，即能夠提供各種接口及服務，以利于其他業務系統的調用，與相關業務系統緊密耦合，使得業務數據能自動歸檔到系統中，提高工作效率。

5 裝備機關數字化業務檔案管理系統功能規劃

裝備機關數字化業務檔案管理系統包含兩大部分：檔案資料數據庫和檔案資料檢索維護系統。

5.1 檔案資料數據庫

裝備保障檔案資料數據庫是以特定方式組織起來的文檔資料數據集合。裝備保障檔案資料數據庫由目錄數據庫、業務資料數據庫、文檔資料數據庫、多媒體資料數據庫組成。

（1） 目錄數據庫：將各類檔案信息按照一定格式錄入到計算機中保存形成的數據集。即過去手工抄寫的案卷目錄、文件目錄等檢索工具的內容，錄入計算機，形成機檢目錄，以備查詢利用。

（2） 業務資料數據庫：是裝備保障業務數字資源的數據集合。具體地講就是借助數字設備及第三方軟件將以紙質等載體形式存在的、需要存檔的重要業務文件轉化為可用計算機等數字設備閱讀、處理的電子文件信息的數據集合。具體包括：裝備保障維修文檔資料、器材籌措供應文檔資料、訓練工作文檔資料、科研學術項目情況及文檔資料、經費管理文檔資料、專項重大活動文檔資料等。

（3） 文檔資料數據庫：具體包括已經頒布實施的裝備保障系統相關行政法規、規章制度、標準規范等的數字化文檔。

（4） 多媒體資料數據庫：業務工作或重大活動形成的需存檔的圖片、音像資料等多媒體數據集合。

5.2 裝備保障檔案資料檢索維護系統

（1） 裝備保障檔案資料分類管理功能。能夠進行裝備保障檔案資料數字資源分類管理，能夠完成類別的增加、刪除、修改和查詢。

（2） 數字檔案錄入功能。系統能對文檔、圖片、音頻和視頻等內容進行錄入、上傳。在錄入時可設立多級目錄，分類存放各部門文件。用戶端可上傳、瀏覽文件，并可設定共享單位，指定共享、不共享或有限共享，顯示上傳時間及用戶名。

（3） 數字檔案檢索功能。可以基于資料文件名、創建者、編號、屬性、創建時間、更新時間、目錄和關鍵字（主題）等屬性組合搜索，從海量文檔中快速準確定位所需文檔。支持聯網遠程訪問，使資料得以多人共享，方便協同查看，工作人員需要訪問調閱某些文件時，只需登錄系統即可查看，再也不用重復傳輸及復印，節約了成本。

（4） 統計功能。主要根據發文時間、資源上傳時間、資料類別等進行統計。

（5） 用戶級權限管理功能。系統應能夠創建用戶，并根據用戶的不同等級，實現對訪問各類檔案數據的授權和管理，并確保用戶不能越權訪問數據。

（6） 系統管理功能。主要功能包括：系統數據的備份、查詢用戶登錄系統情況等。系統管理功能的使用者是系統管理人員。

（7） 系統幫助功能。一是系統操作使用的電子教程，二是系統版本說明。

6 系統建設中的難點與關鍵問題

6.1 檔案文件的系統分類

工作文件資料涉及裝備工作的方方面面，既有業務資料，也有首長重要批示和講話、上級機關下發的各類文件及法規標準、行政規范；既有手寫文檔資料，也有油印和打印資料，還有照片、音頻視頻等多種資料。總體數量龐大，種類復雜，需要按照檔案電子化需求重新進行梳理分類，構建裝備保障檔案資料分類框架體系，為下一步方案管理和查詢奠定良好的基礎。

6.2 檔案存儲與檢索技術

一是要科學設計各類檔案資料的存儲方式和存儲結構，做到低冗余、全覆蓋、安全高效；二是對于文檔、資料進行存儲時，是將其轉換成圖片進行存儲，并沒有直接存儲該文件資料的全部文字性內容，同時音視頻文件在存儲時，存儲的只是具體二進制文件，為了進行檢索，還需要在保存文檔時，對文檔的主要內容進行描述，比如采用關鍵字方式對該資料（文檔圖片、音視頻）進行描述，如何根據用戶輸入的查詢關鍵字進行文檔匹配，保證查全率和查準率，對查詢結果進行排序，保證系統的檢索速度等都是建設系統時需要研究的內容。

6.3 檔案資料數字化過程控制

將大量的檔案數字化，是一個龐大的系統工程。首先要做好收藏文件情況的調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、數量、檔案信息利用等基本情況。其次要制訂檔案數字化的科學規劃，包括服務器、電腦、掃描設備等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。檔案數字化是一項費時較長的工程，在大規模、流程化的數字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現損毀和遺失的現象。檔案數字化過程要實施全程控制，要對文檔資料做全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面內容：一是數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。二是數字化中的人員業務培訓。數字化工作是需要人來完成的，人員業務培訓不過關，直接導致返工，間接導致成本的增加，時間段的延長。三是數字化后的數據質量、圖像質量檢查。錄入后的檔案信息要有非常高的正確率，掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描。

主要參考文獻

[1] 楊智勇，何宏甲. 基于“集成”內涵的機關數字檔案室建設研究[J]. 檔案學通訊，2012（6）.