鄉鎮檔案如何進行規范管理與利用

劉淑艷

通過對鄉鎮檔案工作的實際考察發現鄉鎮檔案工作原來基礎較為薄弱，從不重視檔案工作，忽視檔案的收集與整理，發展到今天檔案整理美觀、規范，文書檔案收集齊全、完整，庫房管理整潔、安全，傾注了各級領導和檔案工作者的辛勤汗水，是他們心血和智慧的結晶，大部分鄉鎮建立起了檔案室，對檔案進行規范管理，有效利用，并把檔案工作向縱深拓展，不斷提高檔案工作水平，有的鄉鎮檔案室達到了省級先進水平，鄉鎮檔案工作取得了可喜的成績。但是從其他方面來看當前鄉鎮檔案工作存在以下三個問題：

一、檔案資料收集難以齊全完整

有些部門的領導、經辦人員認為部門的文件資料收集歸檔進入檔案室保管后，自已要利用相關資料去檔案室查找麻煩，于是圖方便，將部門的文件資料占為個人所有，以期利用方便，但同時也造成了這些資料流失的可能。有的部門強調工作特殊性，部門的文件資料要自行保管，如鄉鎮財務檔案，按照《檔案法》規定，這些檔案只能在財務部門保存一年，一年過后，就應移交檔案室，但事實上，許多單位財務檔案長期在財務部門使用，未按規定送交檔案室保管。還有一些組織、人事，紀檢部門形成的文件材料，歸檔不齊全，不完整，有的甚至不歸檔，一則這些文件有一定的機密性，業務人員對移交保管不放心，二則這些部門對這些文件使用的時間較長，認為歸檔了不方便隨時使用。

二、檔案管理隊伍素質不高

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性、技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。有的單位檔案管理人員缺乏專業訓練、業務不精，加之人員變換過于頻繁，以致沒有一支穩定的專業隊伍。因工作需要，鄉鎮檔案人員經常調換，直接影響檔案管理工作的持續性、穩定性，同時也影響了檔案人員工作的主動性，影響了檔案管理工作水平的提高，檔案人員的頻繁變動，新上崗的同志業務不熟練，不知如何妥善保管利用檔案，調閱檔案速度慢，有的甚至找不到需要查找的案卷，不能有效地為檔案利用者服務，造成檔案工作相當被動。有的鄉鎮檔案管理人員兼職多，他們疲于應付日常事務，沒有精力和時間從事檔案管理工作，鑒于鄉鎮工作實際，干部常下鄉，干部群眾需要調檔利用時，往往找不到檔案人員，造成檔案使用不方便，檔案資源得不到有效利用。另外，檔案人員素質不高也影響了檔案工作的正常有效開展，有的檔案人員年齡偏大，文化素質較低，業務水平欠缺，不能勝任檔案工作。

三、對檔案工作的重視程度不夠

一些單位在檔案管理定級時，具體明確了檔案工作的分管領導，定級以后，鑒于班子成員的調整變動，新的班子成員重新分工時，遺漏了檔案工作該由哪位領導分管。檔案工作無分管領導，顯然就擺不上黨委、政府的議事日程，對檔案工作的重要性就逐漸淡化，檔案的管理也日益弱化。

鄉鎮檔案工作存在的這些問題，不同程度地影響著鄉鎮檔案工作的順利、健康開展，影響了檔案工作為經濟和社會服務，檔案工作的現實生命力得不到充分體現，檔案與檔案工作的基礎作用也得不到充分發揮，如何使鄉鎮檔案工作與新形勢的發展要求相適應，轉變不利因素為積極因素，開創鄉鎮檔案工作新局面，筆者認為對策有四：

1、加強宣傳，不斷增強檔案社會意識。

利用各種形式，有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，讓大家更多地了解黨和國家關于檔案管理的方針、政策和各項管理規定，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，認識到檔案工作不是可有可無，檔案和檔案工作是國家現代化建設重要管理基礎，肩負著維護黨和國家歷史真實面貌的歷史使命。從而增強他們的檔案意識，使形成檔案材料的部門和人員能嚴格按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律、法規的規定，依法治檔，積極參與和做好檔案工作，促進檔案工作健康發展。

2、健全制度，保證檔案工作穩定發展。

檔案管理工作是一項專業性、連續性很強的工作。檔案管理工作能否持續、穩定地發展，直接影響檔案管理工作水平，要保證檔案工作持續、穩定發展，應切實執行檔案工作制度。檔案管理制度一經制定，就要嚴格執行，各項工作要按規范、標準嚴格要求，落到實處。檔案的收集工作是整個檔案工作的基礎，鑒于鄉鎮檔案收集難的狀況，要建立健全收集歸檔制度，應歸檔的材料要嚴格按照歸檔范圍收集歸檔，要采取定期收集和不定期收集相結合的方式，將形成的應歸檔材料全部收集歸檔。檔案人員要深入各部門，把散失在個人手中的文件資料及時收集起來，對不愿交出文件資料的同志要耐心細致做好說服動員工作，使他們自覺地把手中的檔案資料移交出來。形成檔案材料的部門也要建立歸檔制度，同樣要認真貫徹執行，將形成的應歸檔材料主動送交檔案室歸檔。

3、增強素質，塑造檔案隊伍良好形象。

檔案管理工作是一項政治性、專業性、知識性很強的工作，要求檔案人員具有較高的整體素質，即要具有高度的政治觀念，廣博的知識層面，精深的業務素質，能適應現代社會對檔案管理的需求，在鄉鎮檔案隊伍建設方面，首先要建立健全檔案管理網絡。建立一支由單位分管領導、部門主管負責人、檔案室專職檔案員、部門兼職檔案員組成的檔案管理隊伍，是單位檔案管理工作正常開展的基礎，其次要配備高素質的檔案員。目前檔案人員兼職過多，沒有時間和精力從本職工作，影響檔案工作的正常開展，必須加強政治素質，專業意識，業務素質和創新能力的教育，努力建設一支學習型、創新型、實干型的檔案工作隊伍。檔案人員要認真學習鄧小平理論和江總書記“三個代表”重要思想，加強理論學習，增強政治上的堅定性、敏銳性和鑒別力；要努力學習檔案專業知識技能，能熟練掌握檔案工作的原理和方法，熟練運用檔案工作的業務知識和法規知識，掌握檔案業務的操作程序，提高管理檔案的技巧，對本單位檔案的數量、內容、種類價值等做到心中有數，檔案人員在掌握檔案專門知識的同時，為了得心應手做好新世紀檔案工作，還要了解學習經濟、法律、歷史、外語等相關知識，才能做好綜合性的檔案工作。同時要定期接受繼續教育，學習新理論、新知識、新技術，不斷補充、拓展和更新科學技術知識，進一步完善知識結構，提高創新能力和專業技術水平。