加強科技檔案管理工作的有效途徑

向世英

引言：檔案管理工作是單位管理中的重要部分，它在科研與創新活動中起到了極其重要的作用。檔案既為領導決策提供了必備的依據與參考，也記錄了科研活動中的詳細過程與研發結果。因此如何加強科技檔案工作，進一步規范單位的科技檔案管理是檔案工作者當下要解決的課題。

一、我國事業單位科技檔案管理工作的發展概況及現狀

自建國后，我國的科技檔案管理工作從抓科研檔案，到逐步擴大延伸至各類科技檔案。科研檔案工作伴隨著國家科學技術事業的發展，逐步建立起來的。50年代初期，由中國科學院及所屬研究所、中央各部所屬研究機構率先建立了資料室，負責管理科研檔案及相關資料，開始了科技事業檔案的早期嘗試。1956年各科研單位，以及相關高等院校開始建立檔案管理部門，對科研檔案開始實行集中管理制度。1978年黨的十一屆三中全會后，我國科學技術事業蓬勃發展，科技檔案工作進入了發展的新時期，以科研單位為龍頭，各類科技事業單位開始把檔案工作納入組織管理、各項科技管理及科研工作程序，并開始實行“四同步管理”，使檔案工作進一步程序化、制度化。1991年以后，從各種類型的科技檔案管理著手，逐漸發展到各類型事業單位進行科技檔案綜合管理，以及對檔案管理部門進行整體建設。1995年3月國家檔案局召開了事業單位科技檔案管理工作座談會，對工作做出了新的部署，將科技檔案管理工作的發展推向了一個新高潮。

二、加強單位科技檔案管理工作的一些有效措施

1.提高單位科技檔案管理人員的工作能力與責任感

單位的科技檔案工作是單位工作中的重要組成部分，加強單位的科技檔案管理，對本單位開展各項工作、保護知識產權和著作權、維護合法權益等具有十分重要意義。因此，應定期組織管理人員培訓以及法律相關講座，提高在職人員的職業素養和業務能力。對于剛剛入職的新晉管理人員，也應設置崗前培訓。在日常的檔案管理中，制定合理的規程和制度，用以約束科研檔案人員的日常工作行為規范。文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔應建立工作制度，納入崗位職責范圍。檔案部門應參加科研項目成果的評審、鑒定和驗收工作，對歸檔文件材料的完整、準確、系統有切實可行的控制措施。

2.歸納各類檔案，加強檔案文件材料的收集

對于科技檔案管理工作而言，檔案種類多，類型雜。應加強整合、統計、分析，檔案管理人員應當統一設立歸納方法，將零碎檔案分門別類，逐一進行收集與處理，按時認真填制檔案資料并及時上交。結合實際問題，根據文件材料歸檔的規定，加大收集力度，使應歸檔的文件材料及時歸檔，并達到完整、準確、系統。如此通過樹立正確檔案觀念，促使檔案整理，收集各個環節的相關人員，都能積極配合，做好檔案的收集工作。

3.深化科技檔案管理信息化建設

做好單位的科技檔案信息化建設，要以檔案管理現代化為基礎，以檔案信息數字化、檔案利用網絡化為目標，實現檔案信息系統與單位信息系統有效銜接，要對新錄入的科研檔案進行及時的增添，修改，刪補的檔案也應該在數據庫中及時體現，實現同步，同時做好電子文件的歸檔。還要做好非電子檔案的數字化，根據本單位檔案保管和利用的實際要求，逐步對紙質檔案實施數字化。此外，檔案庫資源搜索引擎過于老舊，應及時更新搜索引擎。更新期間，可以引進相應產品，力求達到搜索方便快捷的目的。此外，與專利庫的連接，都可以提高科技事業管理中的科研檔案庫資料詳實程度，方便查閱和使用。

4.加強領導重視，建立激勵機制

檔案良好管理模式的形成，需要相應完善制度以及有關部門的配合，更需要領導重視關注。要想提高單位的科技檔案管理工作，就要重視管理人員，提高管理人員的考核與待遇。重視檔案管理者，讓他們得到相應尊重和關注，獲得成就感實現自我價值。因此單位在開展工作檢查、考核、評比等活動時，應把檔案工作納入評比范圍，保證單位科技檔案工作的順利進行。對檔案工作有突出貢獻的領導和檔案工作人員，按照有關規定，應給予表彰獎勵。單位的主管部門要按照檔案工作的有關規定和標準，對所屬單位的檔案工作進行年度檢查指導；組織檔案工作人員參加檔案專業培訓，提高檔案工作人員的專業水平；積極配合檔案行政管理部門，推動檔案工作規范有序地開展。此外，領導關注也能有效促進整個團隊良性發展，促進檔案管理團隊積極進取，達到鞭策管理團隊的效果。

5.進一步開發檔案信息，充分發揮檔案的應有作用

檔案部門收集保管了本單位全部檔案和有關資料，已成為本單位檔案信息中心。檔案部門提供信息服務應積極主動，形式多樣，有效地滿足各項工作的需要。開發檔案信息應有計劃、有安排，所編研的二次文獻和三次文獻應有較高的實用價值。

結束語

根據當前我國科技檔案管理工作中的一些情況，筆者本著為現實服務、替未來著想的態度，做好檔案工作的責任感和使命感，提出了一些個人意見以及解決方法，希望能夠為科技檔案管理工作提供一些思考和幫助。

參考文獻

[1]宋琳.做好事業單位檔案管理工作的思考[J].山東檔案，2009（03）.

[2]林幼鳳.淺論行政事業單位檔案管理創新思路[J].現代經濟信息，2009（08）.

（作者單位：四川省華地建設工程有限責任公司）