管好會計檔案用好會計信息

劉明 許騫

引言：檔案是人類歷史活動的產(chǎn)物，它記錄著過去，服務(wù)于未來。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。筆者就在會計檔案管理中存在的問題提出幾點建議，希望有助于提高檔案管理的水平和利用的價值，使之可以更好的為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供真實、完整、客觀、科學(xué)的第一手資料。

檔案是人類歷史活動的產(chǎn)物，它記錄著過去，服務(wù)于未來。會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和財務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。加強(qiáng)會計檔案管理可以更好的為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)科學(xué)研究提供真實、完整、客觀、科學(xué)的第一手資料。

一、隨著近年來社會的不斷發(fā)展，檔案的價值越來越引起人們的重視。但在實際工作中會計檔案管理還存在一些亟須解決的問題：

1對會計檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，意識淡薄。（1）有些單位既無檔案管理機(jī)構(gòu)也無專職檔案管理人員，都是由會計人員兼管或經(jīng)辦會計自行保管，由于缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。（2）對檔案硬件設(shè)施缺乏維護(hù)升級和更新。有些單位無專門的檔案室或檔案柜不足，將檔案裝入紙箱隨意堆放。起不到防火、防盜、防霉、防蛀等作用，無法確保檔案的安全。存放也沒有順序、查找不方便。（3）會計檔案管理及銷毀不及時、不規(guī)范。許多單位多年來只歸檔不鑒定，也不銷毀。即使銷毀也不按有關(guān)法律法規(guī)的要求嚴(yán)格執(zhí)行。（4）借閱登記制度不健全或不嚴(yán)格，許多單位借閱檔案無相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批環(huán)節(jié)，閱后歸檔存在審驗不細(xì)致、不嚴(yán)格的現(xiàn)象等。

2會計檔案資料不全。單位的全部經(jīng)濟(jì)活動和經(jīng)營成果都儲存在會計檔案中，會計檔案除了對會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計專業(yè)資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，還不能忽視對會計文件資料的匯集，如：經(jīng)濟(jì)合同、籌資、投資文件、管理組織經(jīng)營生產(chǎn)活動的資料等。它們共同反映在社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)活動更加多樣化和復(fù)雜化的環(huán)境下，單位全部經(jīng)濟(jì)活動的痕跡，為日后分析、預(yù)測經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，決策發(fā)展規(guī)劃提供完整的依據(jù)。

3會計檔案信息失真。“不做假賬”是朱镕基總理在國家會計學(xué)院成立時所題寫的校訓(xùn)。一國的總理將會計行業(yè)最基本的職業(yè)操守作為要求，顯見其中的無奈。目前許多單位為了撈取政治資本或經(jīng)濟(jì)利益，違反國家相關(guān)的法律法規(guī)蓄意改建、偽造會計賬簿、報表等，制造虛假財會信息，嚴(yán)重擾亂了社會穩(wěn)定和市場經(jīng)濟(jì)秩序，如“銀廣夏”案、“鄭百文”案、美國“安然”案都暴露出會計信息失真的嚴(yán)重性和危害性。

4 檔案管理觀念落后，管理與利用存在脫節(jié)現(xiàn)象。一是管理手段陳舊。當(dāng)前部分單位的檔案管理工作以手工管理為主，較少運用現(xiàn)代化科技手段，不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)下對信息數(shù)據(jù)要求及時、準(zhǔn)確、有效、完整進(jìn)行提煉、分析的能力，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢， 使用效率低。二是重保管輕利用。會計檔案一方面是反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的歷史記錄，也是開展會計分析，預(yù)測本地區(qū)本行業(yè)、本單位的發(fā)展情況和趨勢的重要依據(jù)，許多單位只注重了檔案的保管工作，忽視了它的服務(wù)功能。

二、針對目前會計檔案管理工作中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)在以下幾個方面予以改進(jìn)，來提升會計檔案管理水平，挖掘會計檔案為管理控制、決策規(guī)劃提供信息依據(jù)的價值。

1.統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識。不管是《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》還是財政部《會計檔案管理辦法》都對會計檔案管理的必要性和重要性予以了充分的說明，各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門一定要提高依法加強(qiáng)會計檔案管理的意識，確保會計檔案的安全和完整，并加以充分利用。使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2.結(jié)合實際情況，規(guī)范會計檔案管理。財政部的《會計檔案管理辦法》明確了會計檔案管理的基本要求和辦法，各單位應(yīng)根據(jù)實際情況加以細(xì)化，明確責(zé)任人的法律責(zé)任，完善收集、整理、立卷、歸檔、保管、移交、借閱、銷毀的標(biāo)準(zhǔn)和流程。在各項會計業(yè)務(wù)檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)制度化、常態(tài)化。

3.加強(qiáng)會計檔案管理人員的崗位培訓(xùn)、提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)中，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與會計檔案的科學(xué)分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。同時加強(qiáng)系統(tǒng)的后續(xù)教育，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理知識，吸收先進(jìn)的檔案管理理念。在保持傳統(tǒng)的同時也要發(fā)揚創(chuàng)新，使檔案資料能夠更全面、準(zhǔn)確、高效地為管理層的會計控制、預(yù)測、決策提供依據(jù)。

4. 提高會計檔案的真實性。（1）強(qiáng)化單位法定代表人、總經(jīng)理對會計檔案的法律責(zé)任?！稌嫹ā分忻鞔_提出了“單位負(fù)責(zé)人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)”。要求單位負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)誠信觀念、道德觀念和法律觀念，使之不敢造假。（2）加強(qiáng)政府財政、審計、稅務(wù)、證券監(jiān)管、銀行、檔案等部門和社會監(jiān)督部門的依法監(jiān)督審計檢查力度。建立考核評價預(yù)警體系，貫穿各單位經(jīng)濟(jì)活動始終，使之不能造假。（3）努力提高會計從業(yè)人員的整體素質(zhì)即職業(yè)道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平素質(zhì)。一方面加強(qiáng)宣傳教育，樹立“誠性為本，操守為重，堅持準(zhǔn)則，不做假賬” 的工作理念。另一方面重視會計基礎(chǔ)知識和現(xiàn)代會計知識的再教育，建立與現(xiàn)代管理制度相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度。使之從思想上不愿造假，從業(yè)務(wù)能力上不會造假。

5.強(qiáng)化服務(wù)意識，積極推進(jìn)會計電算化和檔案信息化的融合。會計電算化作為一項先進(jìn)、高效的管理技術(shù)和手段已普遍應(yīng)用到會計工作中，會計電算化的數(shù)據(jù)和其他會計電子文件資料是會計檔案信息化的主要資源，要注意強(qiáng)化對會計電算化信息資源的數(shù)據(jù)選擇、編輯和分析能力的功能研發(fā)。為科學(xué)、高效利用會計信息打好基礎(chǔ)。

總的來說，會計檔案管理的意義和目的是健全單位檔案管理制度，促進(jìn)開發(fā)與運用?！肮堋笔鞘侄?，“用”是目的，“用”的目的達(dá)到了，“管”的水平自然就上來了。因此，扎扎實實管好會計檔案，利用檔案信息更好地服務(wù)于國家和單位， 是檔案工作得以生存和發(fā)展的重要條件，而檔案利用效果的問題也對單位檔案管理意識的提升和檔案工作的可持續(xù)發(fā)展起著不可低估的促進(jìn)作用。

（作者單位：1.山東省高級人民法院；2.山東省植物保護(hù)總站）