詳解U8中如何對保質期即將到期的存貨進行預警

王新玲 汪剛

[摘 要] 存貨保質期管理對于食品、醫藥、化工等關系國計民生的行業至關重要。本文以用友U8為管理平臺，整體闡述了存貨保質期管理的解決方案，并結合實際案例從相關設置到業務處理詳解了U8中如何對保質期即將到期的存貨進行預警，為廣大實務工作者做好存貨管理和控制提供可借鑒的解決方案。

[關鍵詞] U8；保質期；預警；設置

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 020

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）21- 0028- 02

1 存貨保質期管理需求闡釋

保質期是指產品在正常條件下的質量保證期限。在保質期內，產品的生產企業對該產品質量符合有關標準或明示擔保的質量條件負責，消費者可以安全使用。

在人們的日常生活中，食品、藥品、化妝品等都存在保質期。如果誤用了超過保質期的商品，不僅不能達成預期的使用效果，嚴重的話還會對我們的健康產生重大危害。因此，對于存貨保質期有嚴格要求的這些行業，迫切希望能夠及時、準確地掌握企業各類存貨保質期的信息，如哪些存貨已經過期，哪些存貨即將到期。采用保質期管理可以管理存貨的有效期、失效期等，可以提前預知近效、失效的存貨，在銷售時可以先出庫近效產品，失效產品也不會流入市場，從而最大限度地避免企業損失，維護企業信譽，使企業在激烈的市場競爭中保持競爭優勢。

2 存貨保質期管理解決方案

由于企業的存貨眾多，手工管理方式下只能實現粗放管理，無法滿足企業對保質期管理的精細需求。信息技術的進步為實現存貨保質期的精細管理提供了契機，利用信息化手段可以減少人工管理出現的差錯，通過批次保質期管理自動推算存貨的有效期，精準定位即將到期或已經過期的存貨，按照預警設置提前向管理人員進行提示，由此減少因過期造成的損失。

本文以用友U8為例，探討了U8中存貨保質期管理的完整解決方案，如圖1所示。

（1）首先進行與保質期管理相關的基礎設置，包括：庫存管理系統保質期管理標志啟用、存貨檔案保質期相關參數設置、與存貨收發存相關的單據中增加保質期相關的欄目、在系統平臺中設置預警通知等。

（2）銷售人員辦理到貨、倉儲人員辦理存貨入庫時需要標注存貨批次及保質期等相關信息。

（3）在日常管理活動中可以統計并查找存貨的保質期剩余天數。對于保質期即將到期的存貨，系統設置的保質期預警將會自動通知相關人員，以作出優先銷售的選擇；對于保質期過期的存貨，由庫管員上報財務，財務上報領導批復并進行相應財務處理。

（4）銷售出庫時，銷售人員開具發貨單，倉儲人員審核出庫單，保質期內的存貨需要填寫相關信息，對于保質期過期的存貨不予放行。

3 存貨保質期預警案例分享

華泰電池有限公司是一家專業生產、銷售電池的公司，主要生產普通電池和堿性電池。其中普通電池的保質期是1年，堿性電池的保質期是3年。華泰公司希望通過U8的保質期管理功能設定提前30天對普通電池進行保質期預警，并發送給庫管員和賬套主管。本公司賬套主管為宋淼。

3.1 存貨保質期管理相關設置

3.1.1 庫存管理系統相關設置

在U8企業應用平臺業務工作中，執行“供應鏈”|“庫存管理”|“初始設置”|“選項”命令，在“通用設置”選項卡中，選中“有無批次管理”和“有無保質期管理”復選框，如圖2所示。在“專用設置”選項卡中，選中“保質期存貨報警”復選框。

3.1.2 存貨檔案相關設置

在U8企業應用平臺基礎設置中，執行“基礎檔案”|“存貨”|“存貨檔案”命令，在“控制”選項卡中，先選中“批次管理”復選框，然后選中“保質期管理”（提醒：U8中保質期管理的存貨必須進行批次管理）。

3.1.3 預警設置

在U8企業應用平臺系統服務中，執行“工具”|“預警和定時任務”命令。選擇“預警源”|“庫存管理”|“庫存保質期預警”，進入“預警定時任務”對話框。單擊“增加”按鈕，在“任務源”選項卡中設置任務源名稱為“電池保質期預警”。在“計劃”選項卡中，設置預警任務的執行頻率及執行時間。在“通知”選項卡中設置要通知的對象及以何種方式進行通知，如圖3所示。

3.1.4 單據格式設置

為采購入庫單、發貨單和銷售出庫單增加“批號”“生產日期”“失效日期”“保質期”欄目。

在U8企業應用平臺基礎設置中，執行“單據設置”|“單據格式設置”命令，為采購入庫單增加“批號”“生產日期”“失效日期”以及“保質期”表體欄目。

3.2 日常業務管理

假設現在庫房中有一批批號為20140101的電池，其失效日期為2014-02-10，預警期提前30天。現在讓我們來看一看，2014-01-05日客戶訂購800個如何發貨？2014-01-15日宋淼進入系統是否能查看到保質期預警提示信息？2014-02-15日宋淼進入系統是否能收到保質期過期的報警信息？

3.2.1 發貨

2014-01-05，在銷售管理系統中，執行“銷售發貨”|“發貨單”命令，填制發貨單。發貨單中的存貨如果設置了保質期管理、需要寫入批號、保質期等相關信息，如圖4所示，否則系統會給出相應提示。

3.2.2 保質期預警

宋淼以2014-01-15進入庫存系統，在企業應用平臺的消息中心，會收到預警通知，如圖5所示。

如果宋淼以2014-02-15進入庫存系統，在企業應用平臺的消息中心，會收到主題為“已有1個存貨已過保質期”的預警通知。

主要參考文獻

[1]王新玲.財務業務一體化實戰演練[M].北京：清華大學出版社，2013.

[2]龔中華，何平.用友ERP-U8深入應用[M].北京：人民郵電出版社，2008.