信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

史蘭亭

摘 要 近年來(lái)，信息技術(shù)在高校檔案管理工作中開始發(fā)揮出越來(lái)越重要的作用，信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)高校檔案的大容量?jī)?chǔ)存，為檔案管理人員提供工作上的便利。當(dāng)前高校檔案管理中的信息技術(shù)應(yīng)用還不夠科學(xué)合理，還應(yīng)通過學(xué)校和檔案管理人員的共同努力，才能充分實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在高校檔案管理中的作用。

關(guān)鍵詞 信息技術(shù)；高校；檔案管理

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1671-489X（2014）10-0056-02

Application of Information Technology in Management of University Archives//SHI Lanting

Abstract In recent years， in the archive management of information technology began to play a more and more important role， information technology can achieve high capacity of university archives storage， work to provide convenience for the archives management. The application of information technology in university archives management is not scientific and reasonable， but also through the joint efforts of school and archives management， it can realize the information technology in the management of University Archives function.

Key words information technology； university； archives management

1 信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理的意義

信息技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)高校檔案的大容量?jī)?chǔ)存 將信息技術(shù)應(yīng)用在高校檔案管理工作中可以實(shí)現(xiàn)信息的大容量?jī)?chǔ)存，便于工作人員對(duì)不同類型檔案信息進(jìn)行針對(duì)性的管理。在以往階段下，檔案管理人員開展檔案管理工作主要使用手工整理的方式，效率低下，工作繁重，成效也不理想。信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中即可實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與自動(dòng)化，并有效的提升檔案人員的工作效率，他們只需要將數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)中就可以實(shí)現(xiàn)多次利用。此外，在數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)之后，不僅可以自動(dòng)生成報(bào)表，也對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，這就為學(xué)校的其他行政工作均提供了一定的便利。

信息技術(shù)的應(yīng)用可以為檔案管理人員提供工作上的便利 將信息技術(shù)應(yīng)用在高校檔案管理工作中之后，就能夠?qū)n案管理人員從傳統(tǒng)復(fù)雜、繁瑣的手工作業(yè)中解放開來(lái)，并將他們的工作轉(zhuǎn)移到資料的編制與收集中，這樣即可有效提升檔案資源的豐富性與全面性，有效的發(fā)揮出高校檔案的作用，使其更好的為高校的其他行政工作服務(wù)。

此外，檔案的分類、收集以及開發(fā)也是復(fù)雜的工作，如果檔案管理平臺(tái)不完善，那么以上幾項(xiàng)工作的效率必然不高。而將信息技術(shù)應(yīng)用在高校檔案管理工作之中后，檔案資源即可實(shí)現(xiàn)共享。一方面，教學(xué)人員可以根據(jù)自己的權(quán)限下載到相關(guān)的資料；另一方面，其他工作人員也能夠利用網(wǎng)絡(luò)在線移交檔案資料，這樣即可有效提升高校整個(gè)行政工作的效率。

2 信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

高校檔案管理的方式還比較滯后 近年來(lái)，各個(gè)高校的招生規(guī)模都逐年擴(kuò)大，與此同時(shí)，高校方案管檔案數(shù)量也呈現(xiàn)出一種驚人的增長(zhǎng)趨勢(shì)，為了適應(yīng)這一情況，很多高校都開始將信息技術(shù)應(yīng)用在高校檔案管理工作中，也取得了一定的成效。但是，其功能僅僅局限在資料的查詢與檢索兩個(gè)方面，尚未實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化管理，管理方式相對(duì)滯后。此外，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與OA系統(tǒng)在高校行政管理工作中的普及之下，高校辦理、儲(chǔ)存與傳輸?shù)膱D像、音頻、文字、圖表、視頻等信息的記錄量也越來(lái)越大，產(chǎn)生了大量的文檔，這就在一定程度上增加了檔案管理人員的工作壓力以及工作難度。

高校檔案管理還未完全實(shí)現(xiàn)電子化管理 就目前來(lái)看，高校早期階段的一些電子檔案依然未實(shí)現(xiàn)電子化管理，這就很容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失與破損的情況，同時(shí)，檔案管理人員由于工作繁忙，也不注重對(duì)早期檔案的修復(fù)，一些檔案在丟失與破損之后就無(wú)法補(bǔ)救了，這不僅給高校帶來(lái)了一定的損失，對(duì)于社會(huì)而言也是如此。考慮到這一因素，檔案管理人員必須要采取科學(xué)合理的措施加強(qiáng)早期檔案的整理與修復(fù)工作，防止資料丟失。

檔案本身信息過于簡(jiǎn)單 目前，很多高校的檔案信息過于簡(jiǎn)單，尤其學(xué)生檔案，其內(nèi)容僅僅局限在學(xué)生姓名、年齡、性別、愛好、成績(jī)、個(gè)人經(jīng)歷、家庭成員、考試成績(jī)、獎(jiǎng)評(píng)情況等。目前，高校輔導(dǎo)員與教師的工作任務(wù)十分的繁重，他們沒有足夠的精力來(lái)記錄學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的相關(guān)信息，僅僅是在期末考試時(shí)進(jìn)行總評(píng)，這是難以記錄學(xué)生成長(zhǎng)歷程的，也不利于教學(xué)水平的提升。

檔案缺失情況嚴(yán)重 由于缺乏專人的管理，高校電子檔案的可用性、可靠性、真實(shí)性、完整性不不理想，雖然管理部門也進(jìn)行了相應(yīng)的探索，但是由于各種因素的影響，并未建立起完善的信息檔案管理系統(tǒng)，一些電子文件多是由管理機(jī)構(gòu)自行進(jìn)行保管與處治，檔案缺失情況嚴(yán)重。

3 做好高校檔案管理信息化工作的措施

把握好檔案信息的質(zhì)量關(guān) 為了提升高校電子檔案的管理質(zhì)量，在高校內(nèi)部需要實(shí)施電子文檔與紙質(zhì)文檔歸檔的雙軌制制度，這種制度的存在要求在注意保存好電子檔案的元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，同時(shí)將與電子文檔一致的紙質(zhì)文檔保管好。從檔案管理的細(xì)節(jié)來(lái)看，為了更好地保證紙質(zhì)文檔的整潔，需要使用同統(tǒng)一的簽字筆進(jìn)行書寫。對(duì)于行政類、教學(xué)類以及黨群類檔案，需要使用統(tǒng)一紙張將其裝訂成冊(cè)，并真實(shí)的反映出學(xué)校管理、教學(xué)以及科研等內(nèi)容，這樣可以有效地保障高校檔案資料的真實(shí)性與完善性。

實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息的數(shù)字化管理 在信息化社會(huì)的發(fā)展之下，人們的生活和工作方式都在正在發(fā)生著翻天覆地的變化，信息化的普及又可以為其帶來(lái)更多快捷、便利。同樣的，檔案信息的數(shù)字化管理已經(jīng)成為一個(gè)大勢(shì)所趨，考慮到這一因素，這也是體現(xiàn)高校檔案管理步入現(xiàn)代化的重要途徑。因此，高校檔案管理人員一是需要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤儲(chǔ)存以及寬帶數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的數(shù)字化管理；二是要實(shí)現(xiàn)電子檔案在不同服務(wù)器之間的查詢、下載等功能，便于高校各個(gè)部門之間工作的協(xié)調(diào)發(fā)展；三是要提高檔案管理信息化水平，摒棄那些低效落后的管理方式，從管理理念、管理設(shè)施都要逐漸與國(guó)內(nèi)外先進(jìn)水平接軌。

增加檔案管理設(shè)施的資金投入 高校檔案管理數(shù)字化的發(fā)展不僅需要檔案管理工作人員的努力，也離不開其它硬件與軟件系統(tǒng)的支持，很多高校的檔案管理設(shè)施都遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息化的要求，因此導(dǎo)致了高校檔案管理工作的低效，而導(dǎo)致這一現(xiàn)象發(fā)生的最主要原因在于，很多高校將資金投入到改善教學(xué)或進(jìn)行科研等領(lǐng)域，忽視了檔案管理的重要性，因此，只有極少的資金能夠用于檔案管理設(shè)施的更新?lián)Q代。基于這一因素，高校管理人員需要適當(dāng)增加對(duì)檔案管理設(shè)施的資金投入，包括購(gòu)置信息處理、網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)設(shè)備，并完善校園內(nèi)部的局域網(wǎng)等基礎(chǔ)建設(shè)工作，只有硬件軟件設(shè)施都得到了改善，高校檔案管理才能夠有質(zhì)的提升，才能利用這些先進(jìn)的設(shè)施做好信息安全維護(hù)工作，保障信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用。

提升檔案工作人員的綜合水平 要保障信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用成效，必須要采取科學(xué)有效的措施提升檔案工作人員的綜合水平，他們不僅需要熟悉相關(guān)軟件的操作以及系統(tǒng)的維護(hù)，還要具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)與高尚的責(zé)任意識(shí)。從客觀角度而言，我國(guó)高校檔案工作人員的專業(yè)技能水平與責(zé)任意識(shí)還存在著參差不齊的情況，他們的綜合水平并不高，這是難以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的。部分高校雖然在高校檔案管理數(shù)字化工作中取得了一定的成效，但是卻缺乏既精通檔案專業(yè)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的高水平復(fù)合型人才。

考慮到這一因素，高校方面必須要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，為了強(qiáng)化培訓(xùn)的效果，需要改變現(xiàn)階段單一的培訓(xùn)方式，采取多元化的培訓(xùn)方法來(lái)激發(fā)出檔案工作人員工作的積極性與主動(dòng)性，在培訓(xùn)形式上，可以與其他高校開展交流工作，邀請(qǐng)專家到現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)等，這樣不僅可以激發(fā)出檔案工作人員的參與興趣，也能夠很好地提升培訓(xùn)成效；在培訓(xùn)計(jì)劃的制定上，適宜采取自下而上的方式確定，按需選定培訓(xùn)人員，不是單純的上級(jí)下達(dá)任務(wù)，下級(jí)濫竽充數(shù)，并且要將重心下移，偏向?qū)鶎庸ぷ魅藛T的培訓(xùn)，提升他們的認(rèn)識(shí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，將信息技術(shù)應(yīng)用高校檔案管理工作中不僅能夠有效檔案工作人員的工作效率，對(duì)于檔案管理工作的發(fā)展也有著十分積極的效用。為了提升信息技術(shù)的應(yīng)用效果，高校管理人員必須要合理地利用信息技術(shù)，完善服務(wù)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)技能水平與責(zé)任意識(shí)，這樣才能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的信息化與現(xiàn)代化發(fā)展。

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