軟件與硬件視頻會議系統(tǒng)在集團(tuán)型企業(yè)應(yīng)用中的經(jīng)濟(jì)效益分析

王振寧

[摘 要] 本文從硬件視頻會議系統(tǒng)和軟件視頻會議系統(tǒng)的原理及優(yōu)缺點(diǎn)出發(fā)，分析了集團(tuán)型企業(yè)在不同條件下最適用的視頻會議系統(tǒng)以及由此帶來的經(jīng)濟(jì)效益的提升，可為集團(tuán)型企業(yè)視頻會議建設(shè)提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 視頻會議；企業(yè)應(yīng)用；效益分析

[中圖分類號] F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）19- 0055- 02

在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，企業(yè)管理者越來越多地采用視頻會議方式召開會議，特別是對于那些規(guī)模超大的、子公司眾多的集團(tuán)型企業(yè)。采用視頻會議方式最直觀的優(yōu)點(diǎn)就是節(jié)約了差旅費(fèi)和通訊費(fèi)，但同時(shí)帶來的企業(yè)溝通效率提高和經(jīng)濟(jì)效益增長才是更重要的。

1 應(yīng)用實(shí)例

A企業(yè)是一家集資產(chǎn)管理、資本運(yùn)營和生產(chǎn)經(jīng)營于一體的集團(tuán)型公司，下轄二、三級企業(yè)100多戶，分布于國內(nèi)30個(gè)省（區(qū)、市）。近年來，集團(tuán)總部采用了“戰(zhàn)略管控+財(cái)務(wù)管控”的管控模式，實(shí)行三級法人體制。由于集團(tuán)的管控力度逐漸增強(qiáng)，所屬企業(yè)不斷增加，所以急需構(gòu)建高效、穩(wěn)定的視頻會議系統(tǒng)。

1.1 A企業(yè)視頻會議系統(tǒng)建設(shè)方案

在明確了需求之后，A企業(yè)對軟件、硬件視頻會議系統(tǒng)從音視頻效果、網(wǎng)絡(luò)帶寬要求、靈活性、功能性、安全和穩(wěn)定性等方面進(jìn)行了分析。總體來說，硬件視頻會議在音視頻效果、安全性和穩(wěn)定性方面占優(yōu)，軟件視頻會議系統(tǒng)在其他方面有自己的優(yōu)勢[1]。通過全面的需求分析及性能對比分析，A企業(yè)采用了以下視頻會議方案：

（1）與上級主管單位構(gòu)建硬件視頻會議系統(tǒng)。主要是基于以下原因：首先是滿足了領(lǐng)導(dǎo)對于安全性和穩(wěn)定性的需求，因?yàn)樯霞墕挝徽匍_的會議大多具有重要性和保密性；其次是A企業(yè)與上級單位在同一城市，適合采用專線的方式。基于以上兩點(diǎn)，A企業(yè)采用了華為的硬件視頻會議解決方案，租用了聯(lián)通的4M視頻專線網(wǎng)絡(luò)，并添加了加密機(jī)來保證數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

（2）與所屬企業(yè)構(gòu)建軟件視頻會議系統(tǒng)。主要是基于以下幾個(gè)限制條件：一是A企業(yè)的分公司分布在全國各地且數(shù)量仍在不斷增加，所以需要能夠快速擴(kuò)展、方便部署的系統(tǒng)。二是所屬企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況不一，不能有過高的費(fèi)用投入。三是所屬企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)條件和硬件設(shè)施差別很大，以專線接入不具備條件。四是領(lǐng)導(dǎo)或管理人員出差較多，要求在外地也能參加視頻會議。

在這種情況下，軟件視頻會議系統(tǒng)可以更好地滿足需求。A企業(yè)采用了視高視頻會議系統(tǒng)，通過在總部部署一臺視頻會議服務(wù)器，外地各分會場通過網(wǎng)絡(luò)訪問該服務(wù)器即可參加會議。一家企業(yè)只需購買軟件賬號、攝像頭、話筒、采集卡、PC機(jī)就可以很快完成部署，出差的員工可以在有網(wǎng)絡(luò)的條件下使用筆記本登錄視頻會議室。

1.2 A企業(yè)視頻會議系統(tǒng)建設(shè)方案經(jīng)濟(jì)效益分析

通過分析A企業(yè)的建設(shè)方案，可以發(fā)現(xiàn)A企業(yè)通過合理選擇軟件、硬件視頻會議系統(tǒng)，帶來了以下經(jīng)濟(jì)效益。

首先，與所屬企業(yè)的視頻會議系統(tǒng)由于采用了符合實(shí)際情況的軟件視頻會議方案，極大地節(jié)約了軟硬件與網(wǎng)絡(luò)投資。集團(tuán)總部在滿足需求的最低配置條件下，硬件視頻會議前期需要一次性投入247 600元，其中網(wǎng)絡(luò)專線費(fèi)用99 600元，硬件費(fèi)用120 000元，系統(tǒng)集成費(fèi)28 000元，后期還需要每個(gè)月投入8 300元來支付視頻會議專線費(fèi)用。軟件視頻會議前期需要一次性投入142 600元，其中一主一備的兩個(gè)軟件賬號使用費(fèi)2 600元，硬件費(fèi)用120 000元，集成費(fèi)用20 000元，網(wǎng)絡(luò)直接利用現(xiàn)有辦公網(wǎng)絡(luò)接口，后期不需要再支付其他費(fèi)用。如果把所屬企業(yè)支付的費(fèi)用算上，那軟件視頻會議系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益就更加明顯了：采用軟件視頻會議系統(tǒng)在充分利用已有設(shè)備的條件下，前期最低只需投入5 000元左右，而硬件視頻會議系統(tǒng)最低也需要10萬元左右。正是因?yàn)椴捎昧诉@種經(jīng)濟(jì)、便捷的視頻會議方案，A企業(yè)才能迅速在全國各地100多家所屬企業(yè)完成了系統(tǒng)的部署。

其次，視頻會議最大的優(yōu)勢就是節(jié)省了差旅費(fèi)。根據(jù)A企業(yè)信息管理部對每次視頻會議的詳細(xì)記錄，上線一年以來，共召開視頻會議376次，其中與上級單位召開的視頻會議24次，與所屬企業(yè)會議的大型會議24次，小型會議318次，海外會議10次，視頻分會場130個(gè)，參會人數(shù)在8萬人左右。若將視頻會議折算成現(xiàn)場會議，按照上級單位的會議參會2人，所有的所屬企業(yè)派2人參加1/2的（即是24/2=12）大型會議，派1人參加1/3的（即318/3=106）小型會議，2家企業(yè)派1人回國參會5次；同城市的差旅費(fèi)按照150元算，國內(nèi)差旅費(fèi)平均按照3 000元算，國外差旅費(fèi)按10 000元算，那么上線一年節(jié)約差旅費(fèi)約5 000萬元。

最后，由于溝通效率的提高而帶來的經(jīng)濟(jì)效益也十分可觀，只是無法用數(shù)字來衡量。例如，A企業(yè)每年開工的重大項(xiàng)目數(shù)量有幾十個(gè)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)可以通過視頻會議召開項(xiàng)目調(diào)度會，使項(xiàng)目順利完成，產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

2 結(jié) 論

軟件與硬件視頻會議系統(tǒng)各有特點(diǎn)，集團(tuán)型企業(yè)的管控模式也不盡相同，所以集團(tuán)型企業(yè)在構(gòu)建自己的視頻會議系統(tǒng)時(shí)需要根據(jù)企業(yè)的管控模式、企業(yè)分布地區(qū)和經(jīng)濟(jì)狀況等因素來進(jìn)行具體分析，選擇最優(yōu)的、最經(jīng)濟(jì)的建設(shè)方案。A企業(yè)的建設(shè)方案是經(jīng)過詳細(xì)的調(diào)查分析后制訂實(shí)施的，具有一定的代表性，并取得了十分可觀的經(jīng)濟(jì)效益，可為同類的企業(yè)提供參考和借鑒。

主要參考文獻(xiàn)

[1]艾迪.硬件視頻會議系統(tǒng)和軟件視頻會議的比較[J].有線電視技術(shù)，2009（2）.