高校檔案管理信息化建設問題探究

路長蘭

[摘 要] 本文針對高校檔案管理工作，首先概述了高校檔案管理信息化建設對于高校發展的作用，然后總結分析了高校檔案管理信息化工作的主要內容，并系統地提出了完善高校檔案管理信息化體系建設的措施，可以為高校檔案管理部門開展檔案管理工作提供合理的參考。

[關鍵詞] 高校； 檔案管理； 信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01

0 引 言

隨著信息化技術在現代辦公管理中應用的不斷普及，在檔案管理工作中借助于信息化的手段進行管理，已經成為當前檔案管理工作的主要技術手段。通過檔案管理信息化，不僅可以大幅度地提高高校檔案管理工作效率，同時也可以提高檔案管理工作質量。但是現階段，由于部分高校檔案管理工作部門的管理理念較為落后，在檔案管理模式上還存在一些問題，導致高校檔案管理工作的整體信息化水平較低。因此，創新高校檔案管理工作，實現高校檔案管理工作的數據化、網絡化、智能化以及信息化，已經成為當前高校檔案管理工作改革的重點，這對于提升高校檔案管理整體水平也具有非常重要的意義。

1 高校檔案管理工作信息化建設的意義研究

（1） 高校檔案管理信息化有利于實現檔案資料的深度開發利用。檔案作為高校教學科研活動的重要記錄，具有較高的信息價值，傳統的人工檔案管理模式在檔案整理完成后，借閱使用效率較低，因而各種有價值的資料得不到開發利用。通過信息化的檔案管理手段，實現了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，能夠隨時隨地地為有需求的用戶提供相應的資料查詢服務，因而有助于提高檔案資料的利用價值，對于高校教學科研活動的順利開展也非常有益。

（2） 高校檔案管理工作信息化是高校教學改革發展的基本要求。在現代化的管理理念下，高校的管理工作早已經步入了信息化、自動化與數字化管理的階段。對于檔案管理工作而言，同樣也應該結合時代發展的需要，將信息化的檔案管理作為數字化校園建設的重要內容，實現高校信息資源網絡體系的健全，并實現高校檔案管理工作的標準與規范。

（3） 高校檔案管理工作信息化能夠推動文化科技的傳播利用。高校檔案資料作為一個高校教學以及科研活動為主體的資料集，最突出的特點是具有較高的文化科技含量，通過高校檔案管理信息化建設，能夠將這些寶貴的資源與社會相聯通，因而能夠實現文化科技資源的廣泛傳播與利用，這對于推動社會文化科技的進步具有重要的意義。

2 高校檔案管理工作信息化建設的基本內容

（1） 軟硬件設施的建設。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設施的支持，對于硬件設施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計算機以及存儲設備，工作主要內容是做好計算機以及電子文件存儲設備的安全維護與數據備份管理。對于軟件設施，則主要是選擇操作容易、維護簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。

（2） 高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規范、標準以及統一的數據格式對各種電子文件資源進行整理，可以在檔案管理信息部門設置中心系統，作為收發、存儲以及整理電子文件的中轉站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3） 檔案管理系統的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級的資料，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實、可靠、完整，同時也要確保電子檔案數據庫處于安全可靠的狀態，對這些電子檔案進行訪問使用必須經過相應的授權后方可執行。

3 高校檔案管理信息化完善策略研究

（1） 實現高校檔案管理信息體系的標準化。提高高校檔案管理信息化建設水平，應該注重對高校檔案管理信息化體系的建設制定相應的標準。高校檔案管理部門可以結合國家制定的《電子文件歸檔與管理規范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規范性的文件，并結合高校管理部門的實際情況，制定標準的工作流程，指導高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現高校檔案管理的標準化與規范化，促進高校檔案管理工作的順利開展。

（2） 結合高校的實際情況建立檔案數據庫以及網絡平臺開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應該根據自身的檔案類型將其分為教學科研檔案、黨政管理檔案、教學設備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數據庫。其次，應該根據高校檔案管理的數據庫，建立檔案資源共享網絡平臺，通過網絡平臺，高校內部或者是社會機構可以通過相應的權限，對高校檔案資料進行查詢，進而提高高校檔案資料的使用效率。

（3） 提高高校檔案管理部門的工作隊伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關系到高校檔案管理工作質量，因此對于高校檔案管理工作的改進應該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點針對檔案管理軟件的使用、資料數據庫的維護以及檔案管理理論對工作人員進行教育培訓，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。

4 結 語

高校檔案管理工作信息化不僅可以確保高校日常教學以及科研活動的順利開展，同時也可以推動高校自身的建設發展，對于提高高校的教學科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校檔案管理部門應該充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，并積極地完善信息化的檔案管理體系的建設，推動高校檔案資源的共享以及文化交流的深入開展，實現高校辦學水平的不斷提高。

主要參考文獻

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